タスク管理を成功に導くツール10選!〜ツールのメリットや選び方も解説〜

 2020.05.12  ワークマネジメント オンライン

仕事において、さまざまなタスクを無駄なくこなすには、「タスク管理」が大切です。そこでこの記事では、タスク管理で役立つ「タスク管理ツール」について、そのメリットと選び方を解説します。さらに人気のツールごとにその特徴もあわせてご紹介します。

タスク管理を成功に導くツール10選!〜ツールのメリットや選び方も解説〜

タスク管理にツールを活用するメリット

複数の仕事をうまくこなすには、「タスク管理」が大切です。タスク管理の方法は人それぞれで、カレンダーに書き出している人もいれば、ふせんを使っている人もいることでしょう。しかし近年、多くの企業では「タスク管理ツール」というものが導入されています。ここでは、タスク管理ツールとはいったいどんなものなのか、導入することによるメリットを解説していきます。

タスクを整理できる

タスク管理ツールは、その名の通り、タスクをスマホアプリやパソコン上で管理するものです。「何を」・「いつまでに」行わなければならないのかを登録し、日付ごとに並べたり、とくに重要なものに色付けしたりして、現在自分が今抱えている仕事を整理することができます。また個人だけでなく、チームや部門、プロジェクトごとなど、カテゴリーに分けてタスクを整理することも可能です。

進捗を可視化できる

タスク管理ツールは、登録したタスクの進み具合を「進行中」「完了済」などで分けて表示することができます。進捗状況が可視化でき、いつでもアップデートできるので、仕事を効率よく進めることが可能です。

情報を共有できる

タスク管理ツールによっては、チーム内でタスク情報を共有できるものもあります。これにより、誰がどのくらい仕事が進んでいて、逆に誰があまり進められていないのかを確認できます。情報共有が簡単なので、チーム内で助け合って仕事を進められるほか、社員ひとりひとりのモチベーションにもつながることでしょう。

タスク管理ツールの選び方

いろいろなメリットがあるタスク管理ツールですが、近年多くのツールが登場しており、どれを選べばよいかわからないという方も多いかもしれません。そこで、どのような基準でタスク管理ツールを選ぶとよいのかをご紹介します。

使いやすさで選ぶ

企業でタスク管理ツールを導入する際は、従業員にとって使いやすいツールを選ぶことが大切です。操作性やUIがよく、誰にとっても使いやすいものを選びましょう。煩雑なものよりも、シンプルでわかりやすいものがおすすめです。

機能で選ぶ

タスク管理ツールにおける主な機能は、やるべき作業、つまりto doリストを作ることですが、ほかにも複数人でタスクを共有できるものや、複数デバイスからアクセスできるもの、仕事の効率をグラフ化して見せてくれるものなど、さまざまな機能を兼ね備えているものもあります。自社においてどんな機能が必要なのかを洗い出し、それに沿ったものを選びましょう。

費用で選ぶ

タスク管理ツールは無料で利用できるものもあれば、有料のものもあります。タスク管理にどれくらいお金をかけられるのかを把握し、適したコストのものを探しましょう。商品によって、ある程度の機能までは無料のものや、そもそも無料プランがないもの、課金の方法(買い切りなのか月額なのか)などが異なります。

タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説」もご参考にしてください。

タスク管理を成功に導くツール10選

実際にユーザーからの評価も高いタスク管理ツールを紹介します。どれにしようか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

Asana

Asanaは、チームメンバー全員と共有しながらタスク管理を行いたい場合に最適なツールです。プロジェクトごとにメンバーのタスクが全員から確認でき、チャットで情報共有もできます。またGoogle Driveをはじめとした100種類以上のアプリと連携が取れるのもうれしいポイントです。

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人は職場でどのように時間を使っているのか

プランは「Basic」「Premium」「Business」「Enterprise」の4つに分かれており、それぞれの費用はBasicが無料、Premiumが年間契約で月額1,200円、Businessが年間契約で月額2,700円、Enterpriseが要問い合わせとなっています。Basicでも15人まで利用できるので、チームの人数が少なければ無料でタスク管理が十分に行えることでしょう。Premium以降は人数制限がないほか、さらに便利な機能が増えるので、機能を重視するならこちらがおすすめです。

Trello

Trelloは、ふせん感覚で予定を貼り付けてタスク管理を行えるツールです。プライベートボードとチームボードに分かれており、個人的なタスクとチームでのタスクを1つのツールで管理することができます。Googleアカウントを持っていれば、すぐにログインできるのがメリットの1つで、さらに日本語にも対応しています。

プランは「無料」「Business Class」「Enterprise」の3つで、Business Classは年間契約で月額9.99$、Enterpriseは月額20.83$となっています。無料版の場合、プライベートボードの使用は無制限であるものの、添付ファイルは10MBまで、チームボードは10件までといった制限があります。Business Classになるとこれらの制限が緩和され、Enterpriseになるとさらに便利な機能も追加されます。企業で使用するなら、Business Class以上がおすすめです。

Wrike

「チームでの仕事を時間まで管理したい」「機能性に優れたタスク管理ツールを使いたい」という場合におすすめなのが、Wrikeです。こちらのツールは、ダッシュボード式でタスク管理を行います。細かい時間の管理ができるほか、Google、box、Microsoftなどいろいろなサービスと連携が取れる点がうれしいポイントです。

プランは「Free」「Professional」「Business」「Enterprise」の4つと、マーケティングやクリエイティブチームにおすすめの「Wrike for Marketers」、サービス提供チームにおすすめの「Wrike for Professional Services」「Wrike for Professional Services Performance」の合計7つがあります。無料プランでは5人が使用人数の上限となっており、Professionalは15人まで、Businessは200人まで、Enterpriseは無制限です。費用はProfessionalが月額9.80$、Businessが月額24.80$、Enterpriseとマーケティング、サービス用は要問い合わせとなります。

Backlog

Backlogも、機能性が高いと人気を集めているタスク管理ツールです。プロジェクトごとにチャット方式で進捗状況を伝えることができ、その隣にプロジェクト進行の理想と計画、実績をグラフにして表示してくれます。

プランは「スタータープラン」「スタンダードプラン」「プレミアムプラン」「プラチナプラン」「オンプレミス型エンタープライズ」の5つで、それぞれストレージ数やプロジェクト数、人数などで違いがあります。企業規模やプロジェクト規模に合わせ、最適なものを選びましょう。Backlogでは無料プランの用意はありませんが、すべてのプランで30日間の無料トライアルが利用できます。また、プロジェクトの規模の増減に伴ってプランを変更したい場合も、即座に変更可能です。

Jooto

Jootoは、日本製のタスク管理ツールです。to doリストや進行中、完了済など、いくつかのボードを用意し、そこにふせん感覚でタスクを貼り付けて管理します。また、複数のプロジェクトを1つのダッシュボードで管理できます。Jootoを使用すれば、チーム内で情報を共有して認識のズレを減らせるので、仕事を円滑に進めることができるでしょう。

プランは「フリー」「スタンダード」「エンタープライズ」の3つで、スタンダードは月額500円(税抜)、エンタープライズが月額980円(税抜)となっています。フリーは4人までで、スタンダード、エンタープライズとなるにつれて、利用できる機能が増えます。タスク管理・進捗管理・コミュニケーション機能といった基本機能はすべてのプランで利用可能なので、はじめはフリーで使い心地を試してみるのもよいでしょう。

Todoist

Todoistは、Appleでも採用されているタスク管理ツールです。パソコンだけでなくアプリをインストールすればスマートフォンからも利用でき、Googleアカウントでログインできます。Todoistの大きな特徴は、メインのタスクを達成するために必要な作業をサブタスクとして登録できる点です。タスクを細かく設定できるため、手順に沿ってタスクを消化していくことができます。またタスクの達成度を自動でグラフ化して見せてくれるのでモチベーションも維持できます。

プランは「無料」「プレミアム」「ビジネス」の3つで、個人的な利用なら無料、チームでの利用を考えているならビジネスがおすすめです。費用はプレミアムが年間契約で月額338円、ビジネスが年間契約で月額558円です。

Redmine

Redmineは、エンジニア向けのタスク管理ツールです。ツール自体がオープンソースとなっているので、自社内にサーバーと運用や保守管理を行う人がいれば、無料で利用することができます。自社の仕事内容に合わせ、管理画面をカスタマイズすることも可能です。自社内にサーバーがない場合や、運用・保守管理を行えない場合は、クラウドサービスを行っている「My Redmine」や「Planio」に管理を任せることもできます。ただし、この場合は管理費が必要になるため注意が必要です。自社内にエンジニアがいるWeb系企業などは、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Taskworld

Taskworldは、機能性が高いと人気のタスク管理ツールです。タスクをふせんのように貼り付けて管理をするのはもちろん、ガントチャートで管理したり、アナリティクス機能を使って進捗状況を確認したりできます。またタイム計測もできるため、タスクをこなすのにどれだけの時間がかかったかを記録しておくことも可能です。いろいろな機能が詰め込まれているため、仕事内容に沿っていればTaskworldだけで十分管理を行っていけることでしょう。

しかし無料プランがなく、年間契約で月額10.99$の「プロフェッショナル」と、要問い合わせの「エンタープライズ」のみの提供となっています。30日間のトライアル期間があるので、トライアルを利用してみてから判断するのがおすすめです。

Chatwork

Chatworkは、タスク管理も行えるコミュニケーションツールです。1対1、またはグループでのチャットができ、無料のビデオ/音声通話も行えるなど、コミュニケーションに特化しています。タスク管理では、自分自身でタスクを設定するのはもちろん、指定した相手へタスクを設定することもできるのが特徴です。相手がタスクを完了させると通知がくるので、チームでのタスク管理がスムーズです。

プランは「フリー」「パーソナル」「ビジネス」「エンタープライズ」の4つで、パーソナルは月額400円、ビジネスは年間契約で月額500円、エンタープライズは年間契約で月額800円となっています。フリープランはグループチャットが累計14個、ビデオ/音声通話は1対1などの制限があるため、注意してください。

Brabio!

Brabio!はガントチャートやスケジュール表など、図表形式でタスク管理を行うのに特化したタスク管理ツールです。とくにガントチャートが作成しやすく、誰でもすぐにわかりやすいガントチャートを作ることができます。作成したチャートや表は、エクセル・CSVなどと共有することも可能です。また、チームの中で誰の仕事量が多いかがグラフでわかるので、仕事の割り振りにも活用できます。

プランはユーザー数によって異なり、5人までは無料、そのほか10人・20人・30人・40人・50人・100人・200人・300人と細かい区分けがされています。費用もそれぞれ異なり、10~50人までは3,300円から3,300円ずつの加算、100~300人まで33,000円から33,000円ずつの加算です。

まとめ

タスク管理ツールをうまく使いこなせば、個人でもチームでも仕事が円滑に進められます。どのツールを導入しようか迷っている場合、まずは無料プランを試してみるのもおすすめです。いくつかの製品を試してから自社にあったものを選び、ぜひ仕事の効率を高めましょう。

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