リモートワーク・在宅勤務を成功に導くツール12選

 2020.04.06  ワークマネジメント オンライン

人手不足の中、多くの企業で人材確保のための働きやすい環境づくりが求められています。仕事と家庭を両立しやすいリモートワーク・在宅勤務は、子育て世代や介護を行っている人からのニーズも高く、導入が増えています。

本記事では、リモートワークを上手に行うために活用したいツールを紹介します。

リモートワーク・在宅勤務を成功に導くツール12選

リモートワーク・在宅勤務にツールを活用するメリット

「リモートワーク」とは、Remote(遠隔の)+Work(働く)という意味の言葉で、IT(情報技術)を活用して、オフィスへ出勤せずに自宅やカフェ、コワーキングスペースなど自分の好きな場所で仕事をする勤務形態を指します。

似たような言葉に「テレワーク」があり、総務省などではこちらの言葉を使っています。Teleは「遠い」という意味の接頭辞で、テレビやテレフォンの「テレ」と同じです。

Tele(遠い)+Work(働く)でリモートワークと同様にオフィスから離れた場所で仕事をすることを意味します。

また、「在宅勤務」は、言葉の通り自宅で仕事をする勤務形態を指します。

リモートワーク・在宅勤務で働く側のメリットとしては、オフィスへ出勤せずに働けるので、介護や育児を行っていて家を空けにくい人、また外国や地方で仕事をしたい方などにとって働きやすいことです。また、通勤時間が無くなる分、時間を有効に使える点も魅力です。

企業側のメリットとしては、柔軟な働き方を提供することによって有能な人材を確保できることです。近年は深刻な人手不足が問題になっており、いかに働きやすい環境を提供するかが重要になっています。

リモートワーク環境を提供することで、フルタイムでは働きにくい人や、地方在住で通勤は難しい人でも働き手として確保することが可能です。

リモートワーク・在宅勤務をスムーズに行うためには、ITの活用が欠かせません。クラウドサービスや各種ツールを利用することで、離れた場所でも便利で効率的に仕事ができるようになります。

目的に合わせて様々なツールが存在しますが、それらを使いこなすことでより一層生産性を高めることができるでしょう。

もっと見る:リモートワークとは?そのメリットと注意点について解説

コミュニケーションや共有が円滑になる

コミュニケーションツールを導入することで、情報・ファイルなどの共有を安全かつ円滑に行うことが可能です。

オフィス以外の場所で働くにあたり、他のスタッフと情報をやりとりするためには、オンラインでコミュニケーションがとれるビジネスチャットや動画共有サービスが役立ちます。

タスクや勤怠などの管理がしやすくなる

また、タスクの割り当てや進捗チェック、勤怠の管理がしやすくなるメリットもあります。

管理者・企業の側ではリモートで働いているスタッフの作業状況が見えないため、進捗管理や評価を行うためのタスク管理ツールが役立ちます。

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カテゴリ別!リモートワーク・在宅勤務を成功に導くツール12選

ここでは、リモートワーク・在宅勤務で便利に使えるツールをカテゴリ別に12個紹介します。

今回紹介するツールの大半は、無料版でもリリースされています。自社の特性に合っている、気になる、というサービスが見つかったら、まずは無料版を利用してみると使い勝手が把握できるのでおすすめです。

プロジェクト・タスク管理ツール

タスク内容や進捗状況を共有できるタスク管理ツールは、出社せずに現在の状況をチームで共有するのに役立ちます。基本的には管理者がプロジェクトやスペースを作成し、参加スタッフを招待・管理する運用になります。

Asana (https://asana.com/ja)

米サンフランシスコ発のプロジェクトやタスク管理目的のツールです。プロジェクト単位で管理することができます。 Outlook、Gmail、Slack、Evernoteなどの外部サービスと連携可能なのが特長です。

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人は職場でどのように時間を使っているのか

また日本語化されており、無料で利用できるテンプレートも充実しているので、あまりタスク管理ツールに慣れていない方でも取り組みやすいサービスです。

2019年には東京オフィスも開設され、より日本語環境で利用しやすくなることが期待されています。

国内では、リコーやサイバーエージェント、SmartNewsなどの企業が導入しています。

Trello (https://trello.com/)

ふせんを貼る感覚でタスク管理できるのが特長のタスク管理サービスです。世界中でおよそ2,000万人近いユーザーに利用されています。

進捗状況もドラッグ&ドロップで移動できるなどわかりやすい操作性です。シンプルに利用したい方におすすめですが、作業を自動化する Butlerなどの機能もあり、使い方次第でさまざまなことができます。

海外発のサービスですが、その基本原則は日本の自動車メーカーであるトヨタのカンバン方式が模範となっています。Googleやユニセフなどの世界的有名企業・機関にも利用されています。

Jotoo (https://www.jooto.com/)

JotooもTrelloと同様ふせん(カンバン)型のタスク・プロジェクト管理ツールで、ドラッグ&ドロップで直観的に操作できるのが特長です。

ガントチャート機能や参加している全てのプロジェクトのタスクを一覧で確認できる機能などを備えており、プロジェクトの進捗を把握するのに便利です。

無料版は4人までのライセンスとなり、小規模チーム向けです。月額500円~980円の有料版であれば人数制限がなく、データ容量も1ライセンスあたり5GB~10GBまで利用できます。IT企業や会計事務所など、幅広い業種で利用されているサービスです。

Backlog(https://backlog.com/ja/)

福岡に本社を置く日本企業のヌーラボが開発したプロジェクト管理ツールです。進捗を可視化するガントチャート機能が備わっており、遠隔でプロジェクトを進行する際に役立ちます。

30日間の無料試用期間があるほか、1プロジェクト・10人まで利用できる無料プランもあります。安心な国産サービスを利用したいと考える方におすすめです。

オンラインコミュニケーションツール

メールや電話よりも心理的な負担が少ないコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットの利用が増えています。

リアルタイムでやり取りできる、定型的なあいさつ文が不要、スタンプでライトなやりとりができる、といったメリットがあります。

また、音声やビデオによるコミュニケーションツールも増えてきており、それぞれのシーンで使い分けることもできます。

Chatwork
(https://go.chatwork.com/ja/)

国産ビジネスチャットサービスとして、高い認知度があります。他のチャットツールと違うユニークな点は、送信側にも受信側にも負担が少ないよう、あえて既読通知機能を用意していないことです。

無料版でも14グループで利用できるようになっており、大日本印刷やグリーのような大企業から、数人単位の小規模チームにまで広く利用されています。

また自分用として使えるマイチャットが実装されており、メモやファイル保存場所として、またはタスク管理ツールとしても利用できるのが特長です。

Slack(https://slack.com/intl/ja-jp/)

2013年にアメリカでリリースされてから海外だけでなく国内でも多くのユーザーを獲得しているビジネスチャットサービスです。他サービスとの連携がしやすく拡張性が高いのでIT系企業でよく利用されています。

カテゴリごとにチャンネルを作成できる点も便利です。オリジナルのスタンプ機能も備わっているため、コミュニケーションを円滑にする効果も望めます。

また2019年には定型的なアクションやコミュニケーションを自動化するワークフロービルダーが実装されました。選択できるトリガーから動作を設定することができます。テンプレートも用意されているので、比較的容易に自動化機能を導入することができます。

Zoom(https://zoom.us/jp-jp/meetings.html)

2020年に人気が急上昇しているビデオ会議サービスです。一般的なビデオ会議サービスは参加人数が増えると不安定になるのに対し、Zoomは多人数で参加しても安定して利用できるメリットがあります。

ゲスト側はユーザー登録が不要でできるほか、録画ボタンで簡単に会議を録画できる機能など、初心者でも使いやすい設計になっています。

Skype(https://www.skype.com/ja/)

2004年に正式リリース、2011年にはマイクロソフトが買収し現在に至る、チャットツールの草分けとして多くの人に利用されているオンラインコミュニティサービスです。

基本機能を無料で利用できるほか、マイクロソフトのアカウントでログインできるのも便利です。個別の打ち合せに強く、テキストチャットやテレビ電話などが利用できます。

また他のコミュニケーションサービスと異なる最大の特長として、有料で電話番号のようなSkype番号を持つことができ、国際電話なども安価にかけられる点が挙げられます。

オンラインストレージツール・クラウドサービス

クラウドサーバー上にファイルを保存しておきたい、必要な時に検索して取り出したい、チーム内で共有したい、といったニーズに対応するのがオンラインストレージツール・クラウドサービスです。

Google Drive (https://www.google.com/
intl/ja_ALL/drive/)

Googleが提供するオンラインストレージで、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できるのが特長です。無料の個人版でも保存容量が15GBまで利用できます。

またドライブ上での変更履歴が保存されるので、履歴管理をしたい、誰が作業したのかを確認したい、といった共同編集の利用におすすめです。

Dropbox(https://www.dropbox.com/ja/)

クラウド側とローカル側でファイルを同期できるのが特長のファイル共有サービスです。それぞれのパソコンに作った専用フォルダにファイルを保存すると、クラウド側のフォルダにも同じファイルが保存されます。

簡単にファイルをアップロードできるので頻繁に同期したい方におすすめです。無料のプランだと2GBの容量を利用できるほか、個人向け・チーム向けに複数のプランが用意されています。

個人による無料版の利用から、企業による大規模な導入にも対応しています。

Evernote(https://evernote.com/intl/jp/)

文字や画像、Webページ、動画などを保存して整理・検索などの管理ができるサービスです。世界中はもちろん、国内でも日経電子版と連携するなど、多くの人に利用されています。

月ごとに利用できる容量は、無料のベーシックプランで60MB、有料のプレミアムプランでは10GB、法人向けだと20GBに加えユーザーごとにプラス2GBとなっています。

kintone(https://kintone.cybozu.co.jp/)

国内企業のサイボウズが提供するチーム向けクラウドサービスです。顧客管理や交通費申請などの業務システムをアプリ単位で管理し、データの蓄積や検索、システム間の連携やチーム間の共有などを行うことができます。

まとめ

リモートワーク・在宅勤務は、人材確保や働き方改革といった流れもあり、これからは避けて通れない働き方です。

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