タスクとToDoの違いとは?管理の手段についても紹介

 2021.05.27  ワークマネジメント オンライン

ビジネスシーンで業務を進めるにあたって、「タスク」と「ToDo」という用語を使うことがよくあります。これらが本来意味するものを知らずに、なんとなく同じように使用してはいないでしょうか。本記事では、これらの意味と、その違い、管理の手段についてわかりやすく解説します。

タスクとToDoの違いとは?管理の手段についても紹介

タスクとは

「タスク」とは、英語の「task」に由来するビジネス用語です。「task」を直訳すると、名詞では「任務」「仕事」「職務」「課題」「作業」など、動詞では「(仕事など)を割り当てる、課する」ことを意味します。またタスクには、「コンピュータ上で処理される最小単位」という意味もあります。例えば、PCやスマートフォンなどで「タスクマネージャー」「タスクバー」といった用語を目にする方も多いでしょう。

ビジネスの領域では、「遂行すべき仕事や職務、作業」という意味で使われます。例えば営業会議を開くと仮定した場合、会議の開催までに「日時・会議場所の決定」「会議場所の予約」「参加メンバーの決定」「参加メンバーへの通知」「出欠確認」「会議資料の用意」などの仕事(作業)が発生します。

このように、「営業会議の開催」という行事に対して付随する、やるべき仕事(作業)がタスクです。そして、必要なタスクを洗い出し、優先順位の設定やスケジュールの管理、担当者への割り当て、進捗状況の把握などを行うことを「タスク管理」といいます。

単一のタスクで業務が完結することは稀で、大抵の場合は、複数のタスクを同時に遂行していかなければなりません。このように、複数のタスクを同時に遂行することを「マルチタスク」といいます。タスクの漏れや遅延を防ぎながら、マルチタスクをこなしていくためには、タスク管理を効率的かつ効果的に行っていく必要があります。

ToDoとは

タスクと同じような意味で使われる用語に、「ToDo」があります。これは、直訳すると「~するべき」「~する必要がある」「~しなければならない」といった意味になります。

ビジネスシーンだけでなく、家事や勉強、趣味などの場面でも「ToDoリスト」という用語がよく使われます。ToDoリストとは、その日や週、月などに「やるべきこと/したいことなど」を書き出したリストのことです。

タスクとToDoの違い

タスクとToDoは、しばしば混同されがちな用語ですが、両者の間には若干の違いがあります。それは、タスクは「期限までにやるべきこと」というニュアンスを強く含むのに対し、ToDoは「いつか実行しなければならないが、必ずしも明確な期限が決まっているわけではない」ことです。

わかりやすい例を挙げると、「〇月〇日までに、担当者にメールを送信する」のがタスクで、「机の上を整理するために、必要のない書類や資料を処分する」がToDoです。前者では明確な期日が設けられていますが、後者はそうしたリミットが特にないため、不都合さえなければ実行は明日でも1ヶ月後でもよいわけです。

また、タスクと比較してToDoは、「より細分化された作業を記したもの」という意味合いで使用される場合があります。例えば、「〇月〇日までに、担当者にメールを送信する」というタスクに対して、「メールの文面を推敲する」「上司に確認する」などの作業がToDoに当たります。

このように、タスクとToDoにはニュアンス上の違いがありますが、ビジネスシーンではタスク管理とToDo管理がまとめて語られることもあります。

プロジェクトとの違い

もう1つ、タスクと混同されやすい用語に「プロジェクト」があります。タスクが個人に課せられた仕事(作業)であるのに対して、プロジェクトは「ある目標を達成するために組織されたチーム、またはその計画の内容」を指します。

プロジェクトは、タスクと近い意味に捉えられることがありますが、実際は一つひとつのタスクが集まりプロジェクトを構成しています。チームのメンバーが割り当てられたタスクを遂行していくことで、プロジェクトの目標が達成されるのです。

例えば、「飲食店の新規出店」というプロジェクトがあったと仮定してみましょう。これを細分化すると、「地域マーケティング調査」「物件の選定・契約」「店舗改装工事」「正従業員・アルバイトの新規採用」「仕入先の選定・契約」「営業許可申請」などのタスクに分けられます。

タスクとプロジェクトは異なるものです。しかし、プロジェクトを成功に導くためには、それを構成するタスクが予定どおりに遂行されることが不可欠でしょう。つまり、個人が課せられたタスクを適切に管理・遂行していくとともに、メンバー全体でプロジェクト全体の進捗状況を可視化・共有できる仕組みが重要なのです。

タスク・ToDo管理の手段

タスク管理やToDo管理をする手段としては、付箋やメモ用紙などを使用したアナログなものと、メールやタスク管理ツールなどを使用したデジタルなものがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

紙とペンを使う

メモ用紙などにタスクやToDoリストをペンで直接書き出すのは、非常にアナログなやり方です。とはいえ、デジタルツールの操作に慣れていない方や、タスク・ToDo管理が苦手な方でもすぐに取り掛かれるうえ、大した手間になりません。

重要度や緊急度に応じて優先順位をつけるなど、洗い出しの方法を考えて、タスクやToDoリストを書き出します。終わったリストは都度チェックを入れ消していけば、達成感も味わえます。

タスクやToDoリストをレポート用紙などに書き出す方法がもっともシンプルですが、最近ではタスクやToDoリストの作成に適した、専用の用紙やメモが販売されています。さまざまな工夫が凝らされているので、それらを活用してみるのも1つの手です。

また、付箋にタスクやToDoリストを書き出す手段もあります。PCなどに張り付けておけば自分の管理に役立ちますし、ホワイトボードなどに張り付けておけばチームでの情報共有も可能です。付箋にはさまざまな色や形、大きさがあるので、タスクやToDoの目的・重要度・緊急度などによって使い分けるとよいでしょう。

メールを使う

個人のタスクやToDo管理には、普段使用しているメールを活用する手段もあります。例えば、Gmailには「ToDoリスト」の機能があります。仕事に関するメールには、日々社内外から送られてくる業務依頼や会議の案内、期限のある書類の作成など、さまざまなものがあります。それらのメールを、作成したラベル(フォルダ)に振り分けて対応している方も多いことでしょう。

GmailのToDoリスト機能では、タスクを一つひとつ入力するだけでなく、タスク化したい受信・送信メールをドラッグ&ドロップするだけで、ToDoリストに追加できます。タスク化したメールはToDoリストから呼び出せるので、膨大なメールから必要なメールを探す手間もありません。また、追加したタスクにはサブタスクを追加できるので、プロジェクト別や目的別に階層で管理することも可能です。

さらに、期日管理したいタスクには日時を追加できます。Googleカレンダーと連動しているので、カレンダーにタスクを同期したり、タスクをアラームで通知するよう設定したりすれば、タスク遂行の漏れを防げるでしょう。GoogleのToDoリストアプリをスマートフォンにインストールすれば、外出先や自宅でもタスク管理を行えるのもポイントです。

管理ツールを使う

近年では、タブレット端末などのICT機器が広く普及しています。さらにテレワークを導入する企業の増加も相まって、外出先や自宅からでもタスクを管理し、プロジェクトの進捗状況などをチームで共有できる環境が求められています。そこで、個人だけでなくチームのタスクも一括管理し、なおかつアクセスする場所や端末を選ばないタスク管理ツールが注目されています。

タスク管理ツールは、単にタスク管理を行ったり、プロジェクトの進捗状況などを共有したりするだけではありません。チャットやビデオ会議などの機能を使用すれば、チームのコミュニケーションも促進できます。

また、タスク管理シートなどのテンプレートがあらかじめ用意されているので、Excelなどで一から管理シートを作成する手間もなく、見やすくデザイン化されたシートでタスク管理を行えます。操作性はものによりますが、ドラッグ&ドロップで簡単に操作できるツールなら、PC操作に慣れていないメンバーがいても短時間で馴染めるでしょう。

もし、自社でメールやチャットなどのツールを使用している場合は、それらと連携できるタスク管理ツールの導入をおすすめします。チームに合ったタスク管理ツールを導入することで、さらなる業務効率化が実現し、大きな成果につなげられるでしょう。

まとめ

今回は「タスク」と「ToDo」の違いや、管理の手段について解説してきました。タスクやToDoの管理を効率的かつ効果的に行うとともに、プロジェクトを成功に導くためには、管理ツールの導入が有効です。中でも「Asana」は、リアルタイムでコミュニケーションを取りながら、個人やチームのタスクを一括で管理したり、プロジェクトの進捗状況を可視化しチームで共有したりできます。またAsanaは、GmailやOffice 365、Slackなど、日常で使用している100以上のアプリと連携できるうえ、これらを1箇所にまとめてシームレスな業務の遂行が可能です。タスクやToDoの管理でお悩みなら、ぜひAsanaの導入をご検討ください。
https://asana.com/ja

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