プロジェクトを成功に導くリソース管理の方法とは?

 2020.04.22  ワークマネジメント オンライン

あらゆるプロジェクトを行う場合に欠かせないのが人材や物資などのリソース(資源)です。リソースを効果的に活用するには「リソース管理」の考え方が欠かせません。プロジェクトを円滑に進めるためには特に人的リソースの配分が重要なポイントです。今回はリソース管理の重要性とリソースの活用方法について解説します。

プロジェクトを成功に導くリソース管理の方法とは?

リソース管理の重要性

企業が事業活動を行うためにはヒト・モノ・カネ、さらに時間や情報、知的財産などのリソース(経営資源)が必要です。これらはすべて有限のものであり、効率的に活用できるかどうかが事業成績に直結します。適切なリソース管理がなされることで、人手不足の解消や生産性の向上、品質の維持や向上などの効果が期待できます。

まず、一番のポイントになるのが人的リソースの活用です。労働人口が徐々に減少しあらゆる業種で人材の数も質も不足している状態において、限られた人的資源を適切に管理し、各メンバーの力を最大限引き出す取り組みは非常に重要です。

また、生産性を高めるためにもリソース管理は欠かせません。どんな企業でも無計画に資源を投下していては期待通りの成果を挙げることは難しくなります。生産性を高めるためには成果を生み出す部分とそうでない部分を切り分けて、より多くのリソースを投入すべき部分を見いだして、全体として最適となるソースの配分を模索する必要があります。こういったリソース配分の調整は、各種の指数や会計状況などを見定めながら継続的に見直しすることで初めて効力を発揮します。リソースの管理は継続的に取り組んでいくことが非常に重要なのです。

リソース管理は品質の維持と向上にも大きく関係します。製造業の場合、安定した品質の製品を継続して納入するためには、納期を逆算した上で工数を確保したり、プロセスを最適化するなどのマネジメントが適切に行われていたりする必要があります。生産に関連するすべてのリソースを適切に管理することで効率的な活用も可能になり、時間不足や人手不足などのトラブルを未然に防ぐことができます。生産性の向上や、製品の品質の向上はそのまま顧客満足度のアップに直結する重要な要素です。

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リソース管理の方法

企業が保有する限られたリソースで成果を出すには、適切なリソース管理が欠かせません。その上で、特に意識すべき重要なポイントがいくつかあります。ここではリソース管理の主なポイントを紹介します。

人材の理解

すべてのリソース管理で最も重要になるのは企業が抱える人材を正しく理解することです。リソースには資金、物資、情報などさまざまな種類がありますが、それらのリソースを扱うのは「ヒト」です。つまり、あらゆるパフォーマンスはリソースを扱う人物のスキルによって大きく左右されることになります。企業を経営するにあたっては人材の力を最大限に引き出す取り組みが最も重要です。

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人は職場でどのように時間を使っているのか

個々の人材については、向き不向きといった適性や得意不得意のスキルを理解しておく必要があります。個人の適性と適合しない業務を任せてしまうと、モチベーションの低下やパフォーマンスの低迷などの事態を招くこともあります。また、資格や技能のある人材の場合、そのスキルを活用できるような部署や役職に適切に配置することが理想的であると言えます。リソースを管理する際はまず人材管理から見直し、個々の人材のパーソナリティやキャリア、知識、スキルなどを正しく把握することから始めるのが基本です。

管理の統一化

リソース管理を統一し一元化することも効率的な管理に役立ちます。一概に「リソース」といっても、人材から情報までその中身は様々です。そのため、個々のリソース内での情報量が膨大になることも多く、全体を統一的に管理することが難しくなる場合もあります。

物資の管理を例にとっても、扱う部品が数十から数百種類以上にわたり、そのすべてが部品、半製品、製品などの製造プロセスで分類されていることがあります。物資に加え、人事評価、プロジェクト管理、情報管理などのリソースは今までは担当部署ごとで管理していたケースが多く、全体像の把握が難しい場合もありました。しかし、現代の経営におけるリソース管理では、部署ごとに細分化した物資の区分や計上方法などをいかにして一元化して管理できるかどうかも大きな課題となっています。

こうした煩雑になりがちなリソースの管理をスムーズに行うために有効な手段は、記録するフォーマットの統一と、それを可能にする管理ツールの導入です。すべての種類のリソースをできるだけ一元化すれば、リソース管理のコストを下げることができるでしょう。こういったリソース管理の整理と統合にはすべての情報を一定のフォーマットで扱えてシームレスに処理できる管理ツールの利用が非常に役に立つと言えます。

優先順位の設定

リソース管理においては取り組むべき課題やタスクに優先順位を付けることが有効です。リソースを最大限活用するためにはリソースの適切な配分方法を考える必要があります。成果に直結する業務にリソースを投入すればパフォーマンスの向上につながりやすい一方で、生産性の低い分野に貴重なリソースを費やしてしまっては大きな損失になりかねません。ビジネスにおいてはこのような優先度の見極めが非常に大切です。

効果的に優先順位を設定するためには、事業や業務のプロセス全体を理解している必要があります。管理者やチームのメンバーなどが十分な情報交換を行い綿密に検討した上で、経営実態に即して順位を付けることが望ましいでしょう。

時間の適切な見積もり

リソース管理では適切な時間配分、スケジューリングも欠かせません。時間は非常に重要な経営資源の一つでもあり、時間の使い方でパフォーマンスに大きな影響が出ます。

特に、目標達成に必要な時間の見積もりについては慎重に対応しましょう。仮に時間の見積もりが少なかった場合、納期を延ばしたり、人的リソースを集中的に投入したりするなど追加投資が必要になるかもしれません。一方、時間の見積もりが多すぎた場合は、投下した人員が余ってしまい必要以上のコストがかかる事態を招いてしまいます。現実に即した見積もりを正しく行った上で、万が一の事態に対応するための余力として予備時間を用意しておくことはもちろん大切ですが、すべての大前提として必要工数を最適化するタイムマネジメントの考えは、なくてはならないものと言えます。

情報の共有

リソース管理を円滑化する上で組織内のコミュニケーションも非常に重要です。事業や業務の状況は、その時々によって大きく変化することもあります。昨日までは重要だと考えていた事項が、経営方針転換によって重要度が下がるケースもないわけではありません。そのような場合にも迅速にリソースの投入先を変更できるようにするためには、組織内で情報共有がスムーズになされる仕組み作りが大切です。事業組織やプロジェクトチーム内において必要な情報が滞りなく共有されるようにしましょう。

情報共有を活発にするためには、優先度に応じて情報を分類する仕組みが考えられます。例えば、緊急度の高い事項はすぐさまメンバーや上司に報告するが、中程度の事項は日常の定例ミーティングで共有、重要度がさほどない事項は日報に記録しておき必要に応じて参照するなどの運用方法が考えられます。

効率性の調整

効率性を調整するためにもリソース管理は重要です。ここで言う効率性とは、投入したリソースに対してどの程度の成果を得られているのかを指しています。事業やプロジェクトを計画的に推進するためには、効率性が大きく変動せずになるべく一定であることが望ましいと言えます。しかし、現実にはプロジェクトの進捗状況や人材の習熟度によって、効率性が大きく変化してしまう場面がたびたび出てくるでしょう。

そこで、効率性が大きく伸びそうな時にはそのプロジェクトには余裕があるとみなし、そのプロジェクトが持つリソースを苦戦している他のプロジェクトに配分するといったことが考えられます。逆に、効率性が落ち込んでいると判断した時にはリソースを優先的に配分するということもあるでしょう。こういった臨機応変な対応を行うためにも普段からリソースの管理を適切に行う必要があるのです。

まとめ

すべての企業活動ではヒト、モノ、カネ、情報、時間などさまざまなリソース(資源)が必要ですが、戦略や計画性を意識すると投入したリソースに見合った成果が出やすくなります。今回の記事で紹介したリソース管理のポイントを踏まえ、生産性の向上やよりよい品質管理に繋げて企業価値の上昇を目指しましょう。

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