クラウドでも利用可能!オススメのタスク管理アプリを紹介

 2020.07.06  ワークマネジメント オンライン

タスク管理アプリを導入することで、スケジュールの把握漏れを防げるほか、進捗確認も容易になります。管理している情報をメンバー内で共有することもできるので、業務効率化の一翼を担うでしょう。

この記事では、タスク管理アプリを導入するメリットや、オススメのタスク管理アプリなどを紹介します。

クラウドでも利用可能!オススメのタスク管理アプリを紹介

タスク管理アプリとは

タスク管理アプリとは、タスク管理に関係する様々な機能が備わったアプリを指します。メモ帳や手帳などに手書きで管理していたタスクを、そのままスマートフォンやPCに入力できるようになったものです。アプリによっては、特定のメンバー内でタスク内容を共有できる機能や、期限が迫った際に通知が来るような機能も備わっています。

デジタル化については誤操作やバグによるデータの紛失を危惧する方もいるかもしれませんが、クラウド上にバックアップを取っておけるタスク管理アプリもあるので、たとえスマートフォンを紛失しても復元が可能です。また、セキュリティが強化されたアプリを選べば、手帳などの紙媒体よりも安全性が高いといえます。

関連記事:タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説

タスク管理アプリを導入するメリット

デジタル化による安全性の向上は先述したとおりですが、それでも「これまで手書きのタスク管理で困ったことはないから」とタスク管理アプリの導入に踏み切れない方もいるでしょう。タスク管理アプリには、スマートフォンやPC使用ならではのメリットが複数あります。ここでは、タスク管理アプリを導入するメリットの一部を紹介します。

スケジュールからの漏れを防げる

複数のタスクを同時にこなすとき「何日・何時までにどの程度進めておかなければならないのか」を、ふと忘れてしまった経験は誰しもあるでしょう。そのような場合、多くの方がタスク管理している媒体(手帳や付箋、メモ)などで確認しますが、いつでも手元にあるとは限りません。その点、スマートフォンであれば、常に携帯していることが多いので、すぐにタスクの確認ができます。

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さらにリマインド機能付きのアプリなら、期日が近くなると通知で教えてくれるので、スケジュール管理の漏れも防げます。また、タスクの追加や変更が容易に行えるのもポイントです。手書きでは何度もスケジュールの変更があると、注意していても最新の情報が分かりづらくなってしまいます。その点、古い情報を完全に消してしまえるデジタル管理では、すっきりと情報をまとめられ、スケジュールの把握ミスを防げるのです。

メンバーとの情報共有ができる

タスクを社内のメンバーと共有できるため、自分の状況を伝える際もメンバーの状況を把握する際も役立ちます。口頭やチャットでは情報のすれ違いや把握漏れもあり得ますが、常にメンバーのスケジュールや進捗を確認できるのでその心配もありません。常にグループ内の最新情報を共有することで、業務進行がスムーズに行えます。

進捗確認が容易になる

タスク管理を行ううえで、進捗確認がスムーズかどうかも重要なポイントです。複数の工程がある業務ではなおさら、「いつまでに・どこまでを」行う必要があるのか、はっきりと確認できるような状態が望ましいです。タスク管理アプリにはガントチャート(線表)方式のような、これまでエクセル上で行っていた管理方式と同様のものも用意されています。ガントチャート方式は、一目でタスクの全体像が確認できるうえ、チャート(横棒)でいつまでに完了させればよいかが分かるので進捗確認に最適です。

カンバン方式やスケジュール(カレンダー)方式を採用したタスク管理アプリもあるので、これまで親しんできた使いやすい管理方法をそのまま継続することもできます。

クラウドで利用可能なタスク管理アプリ5選

クラウドで利用できるタスク管理アプリを5つ紹介します。

Asana

「Asana」は、メンバー全員のスケジュールや進捗の見える化に重きを置いたツールです。タッチやドロップなど直感的な操作性もポイントで、タスクをタブレット端末で管理したい方にオススメです。ガントチャート方式でタスクを管理でき、プロジェクト全体の流れと進捗が分かりやすく、メンバー全員がそれぞれのタスクを把握しやすくなっています。また100以上のアプリと連携可能なのも特徴的です。拡張性が高く、slackやgoogleドライブなどのアプリと連携すれば、より便利にタスクが管理できます。

「Asana」は15人までは無料で利用でき、通常プランは月額1,200円。複数のプロジェクトをマネジメントするような、管理者向けのビジネスプランは月額2,700円です。

Lifebear

手帳のようにカレンダー形式でタスクを管理するのに慣れているなら、「Lifebear」も使いやすくオススメです。ToDoリストにタスクをまとめ、カレンダーで予定を入力・確認、日記も書くことができるなど、そのまま手帳をデジタル化したような使用感がポイント。スマートフォンで自分の予定を簡単に確認したい人向けのアプリです。20以上の着せ替えテーマやスタンプなども用意されていて、自分らしくカスタマイズもできます。基本利用料は無料です。月額248円で広告非表示やパスコードロック機能の付いた、ベーシックプランが利用できます。

Stock

「Stock」はチームの情報を管理することに特化した、タスク管理アプリです。フォルダ形式で情報を整理するノートという機能がメインで、ノートではテキストメッセージや動画・画像をメンバーと共有できます。従来ではチャットアプリなどで情報を伝達し、動画や画像はフォルダで共有していたものを、1つのアプリに集約しています。またノートに紐づけてタスクを管理できるので、スケジュール漏れの心配がありません。アプリ内にはメッセージ機能も付いているので、社内でのやりとりを一括することができます。Stockはノート数40までは無料で利用可能で、ノート数無制限の通常プランは1ユーザー月額500円です。まずはお試しからはじめてみてはいかがでしょうか。

Zoho Projects

社内でタスク管理アプリの導入を検討しているなら、100万社以上が利用している「Zoho Projects」がオススメです。ガントチャート方式のスケジュール管理で、メンバー全員がプロジェクトの全体像と進捗を把握できます。またメンバーが作業した時間をタスクごとにタイマーで計測する機能も搭載されており、タスクを分単位で管理することも可能です。SlackやGoogleなどの外部サービスと連携することで、すべての作業の起点としても活躍します。安く管理できるだけでなく、社内業務の効率化を補助するアプリです。ユーザー数3人、プロジェクト数2つ以下なら無料プランで利用できます。一番人気のプレミアムプランは、1ユーザー月額480円で、最大100ユーザーまで、プロジェクト数は無制限で利用できます。

TickTick

「TickTick」は、個人・プライベート利用向けのタスク管理アプリです。2020年の最高のToDoリストアプリに選ばれるほど優れています。カレンダー、リストなど使用感が紙の手帳と近いうえ、デジタルならではの特徴も合わせ持つのがポイントです。タスクの実行率を統計データとして算出してくれる機能は、やる気の向上につながります。また作業に集中した時間を計測してくれるなど、スマートフォンで個人タスクを管理するアプリとしては多機能です。基本利用料は無料となっています。

まとめ

普段携帯しているスマートフォンで、簡単にスケジュールやタスクを管理できるタスク管理アプリ。情報を逐一修正できたり、リマインド機能で期日に通知が来たりするなど、便利な機能によってタスクの把握漏れを防げます。スケジュールやタスクは、個人だけでなく社内メンバー同士で共有することも可能です。上手に活用することで、タスク管理にとどまらず、業務効率化も期待できるため、ぜひ使用してみてください。

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