プロジェクト管理ツールの導入ステップとは?導入の注意点も説明

 2020.11.02  ワークマネジメント オンライン

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト管理を強力にサポートしてくれるツールとして多くの企業で導入されています。導入する際は、自社にとって最適なツールを選んだうえで、じっくりと導入準備をしましょう。この記事では、プロジェクト管理ツールを導入するときの注意点や、導入プロセスなどについて紹介します。

プロジェクト管理ツールの導入ステップとは?導入の注意点も説明

プロジェクト管理ツールとは

チーム単位で行うプロジェクトは、チームメンバーお互いに何をしているかわからない状況が起こり得ます。そうすると、プロジェクトリーダーは、期限内にプロジェクトが遅滞なく完了できるか、計画通りに進行できているかが把握しづらいものです。確認作業に多くの時間を取られる場合もあるでしょう。

プロジェクト管理ツールは、それらの管理業務をアシストし、計画通りにプロジェクトを完遂するために使われます。チームメンバーごとのプロジェクト進捗が可視化でき、メンバー間のタスクバランスが調整しやすくなるため、ワークフロー全体を効率化するなど、多くのメリットをもたらします。

プロジェクト管理ツール導入ステップ

プロジェクト管理ツールの導入ステップを、例を立てて説明します。ここで紹介するステップはあくまでもひとつの事例であり、使用するツールや企業ごとにステップは異なる可能性があります。

例えば、ここで紹介する導入ステップには記載しておりませんが、本格的に導入する直前に、各部門の担当者を交えてスケジュール調整を行うこともあります。これは、経営者や導入担当者だけで大幅に社内システムを変更した場合、現場にフィットせずうまく機能しないことがあるためです。

プロジェクト管理の現状把握

プロジェクト管理ツール導入の際は、適合するツールを適切に選ぶために、現状の問題点を洗い出すことが先決です。まずは、既存のプロジェクト管理体制や、日常のワークフローを見直してみましょう。

課題の優先順位や特に改善したい部分を明確にしましょう。これにより、以下で説明する機能要件の確認基準や、ツール選択の基準も明確化します。

機能に関する要件確認

現状のプロジェクト管理で、何が問題なのか明瞭になったら、どこをどうすれば改善できるかを考えます。第一に改善したい点はどこか、それにはどのような機能があればよいか、など分析していくことで、必要な機能要件も見えてくるでしょう。

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同時に、「この機能は不要」というものも明確になるはずです。つまり問題解決の優先順位が決まれば、選ぶべきツールを絞り込めます。

ツールの選定

例えば、「プロジェクト進行にかかるコスト管理を効率化したい」場合、コスト管理機能が充実しているツールが選択肢に入るでしょう。また、実際の作業が遅滞なく進行しているか、メンバー間でタスク量にバラツキがないか、計画通りに終わらせることが可能か、といったスケジュール管理を重視するなら、タスク管理機能の充実しているツールを選ぶことになるでしょう。

あるいは、機能以外に導入形態やコストなどの要素も選定基準となり得ます。下記に説明しますが、クラウド型とインストール型などが最たる例です。

導入の実施

プロジェクト管理ツールを選び終わったら次は導入を実施しますが、クラウド型とインストール型とでは導入準備の方法が異なります。

クラウド型は、インターネットを通じてブラウザで使用するため、パソコンへのインストールやセットアップは不要で、すぐに利用できるのがメリットです。システムのバージョンアップなどにも個人で対応する必要はなく、すべて提供会社が自動で行ってくれるため、導入コストや保守のためにかかるランニングコストを、ごくわずかに抑えることができます。

一方、インストール型は、利用するユーザーのパソコンすべてに、インストールとセットアップ作業を行ったうえで使います。初期の導入コストがかかるうえ、後にシステムのアップデートが必要になれば、すべてのパソコンで対応しなければなりません。ITリテラシーのあるメンバーなら問題ありませんが、そうでない場合、個人的に対応が必要になることも考えられます。

ただ、日常の使用ではインターネットにつなぐ必要がなく、ローカル環境で利用できる点は大きなメリットです。外部と通信を行わなければ、情報漏洩のリスクは減少します。しかし、プロジェクトのチームメンバーに、テレワークや外部の人員がいる場合、連絡や情報共有はやはりスローになってしまうでしょう。

自社に適しているのは、クラウド型かインストール型か。上記したそれぞれの特徴を理解したうえで、どちらを導入するかを定めていくことが重要です。

利用する機能の限定化

プロジェクトチームの中には、新しいツール導入などの変化を嫌うメンバーもいるかもしれません。効率化を目的としてプロジェクト管理ツールを導入しても、機能が多すぎると利用するメンバーが使いにくいと感じてしまいます。

導入の抵抗感をなくし、スムーズに運用するためにも、最初はあまりメンバーに負荷をかけないようにしましょう。使用する機能を、業務に必要不可欠な機能のみに限定するなどして、操作や心理の負担をなくすことがおすすめです。

操作に慣れた頃合いを見計らって少しずつ利用する機能を増やしていけば、便利で使い勝手のよいツールであることを認識してもらえるでしょう。導入後の業務遂行を円滑化するためにも、使い勝手を重視してツールを選択することは重要です。

プロジェクト管理ツール導入の注意点

プロジェクト管理ツールは、管理するリーダーやマネージャーだけのものではありません。管理する側、管理される側、両者にとって使い勝手のよいツールでなければ、継続利用は難しいでしょう。

導入が失敗に終わらないためにも、導入前の準備段階でしっかりと検討しておくことが大切です。どんなに高機能なツールでも、導入の成果が上がらなければ成功とは言えません。買い取り型のインストールタイプではなかなか決断も難しいでしょう。

クラウド型なら、さまざまな料金プランが提供されています。長期契約なら割引率が大きくなるなどの特典もあるので、まずは、お試しプランや短期利用プランなどで様子を見ることをおすすめします。トライアルをいくつか試してみれば、自社に最適なツールが選択できるでしょう。

まとめ

チームで行うプロジェクトは、メンバー全員が一斉に業務を始めるのではなく、リレー形式で進める業務もあります。また、一度に複数のプロジェクトを進める場合もあるでしょう。

Asanaなら、誰がどのプロジェクトに関わり、どうタスクを進めているのか、会社単位で進捗状況を可視化できます。そのため、進捗状況に合わせて、タスクの偏りや遅滞をいち早く把握でき、業務の再分配とサポートも、適切なタイミングで実行可能です。

プロジェクト管理ツールを導入することで、ワークフローを効率化すれば、それにたずさわる個々人の生産性向上にも期待できるでしょう。Asanaは国内外の有名大手企業を始め75,000社で活用されています。無償トライアルも可能ですので、ぜひご検討ください。

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