タスク管理が苦手な人の原因と回避策について

 2020.07.31  ワークマネジメント オンライン

人間の脳は複数のタスクを同時に遂行することに向いていないといいます。ところが、ビジネスの正解では我々は常に複数のタスクをこなさなければなりません。本記事を読まれている方の中にもおそらく「タスク管理が苦手」と自覚しているケースもあるのではないでしょうか。

実際に皆さんの周囲にはタスク管理が上手な同僚や上司、あるいは部下が存在すると思います。そのようなタスク管理が得意な人は、生まれ持ってタスク管理の才能があるのではなく、タスク管理を上手に行うためのちょっとしたポイントを押さえていると言われています。

本記事ではタスク管理が苦手な原因、そしてその回避策を紹介しています。何か1つでもポイントを押さえることでタスク管理のあり方は大きく変わるので、ぜひご一読ください。

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タスク管理に「苦手」はない

前提として念頭に置いていただきたいことが、まずは「タスク管理が苦手」という認識を持たないことが大切です。

「スポーツが苦手」というのは人間の運動神経が関係しており、幼少時代の過ごし方などが強く影響するためどう頑張ってもできないことは多々あります。また、「ピーマンが苦手」というのはこれも味覚神経によるものなので、どんなに頑張って食べても美味しく感じるのは難しいでしょう。その一方で「タスク管理が苦手」というのは単にポイントが押さえられていないだけなのです。「私はタスク管理が苦手」と自己暗示のような状態に陥ってしまうと、負のスパイラルに入り、その状況からなかなか脱せないことの方が大きな問題と言えます。この状況から脱するには、まず「自分はタスク管理が苦手なのではなく、押さえるべきポイントを知らなかっただけ」と認識することから始まります。

関連記事:タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説

タスク管理が上手くできない原因

タスク管理が上手にできない方には共通の原因があると考えられます。ここではそれをご紹介します。

原因1. 頭の中でタスクを整理しようとしている

人間が脳内に置いておける事柄はせいぜい3~5個と言われています。つまり、10個やそれ以上のタスクを覚えておき、全てを効率良く実行するなどという行為はそもそも不可能です。しかしタスク管理が上手にできない方の多くは全てのタスクを頭の中で整理しようとするため、結果的にタスクの抜け漏れが必ず発生し「タスク管理ができない」という状態になります。

 

原因2. タスクを細分化できていない

2つ目の原因は、あるタスクを遂行するにあたって「細かいタスクを設定できていない」ことです。例えば「Webサイトに記事を投稿する」というタスクがあるとします。一見すると1つのタスクと考えられますが、これには「記事を執筆する」「CMSに記事を設定する」「URLを設定する」「アイキャッチ画像を設定する」「カテゴリを設定する」「説明欄を記入する」「コンテンツの最終チェックを行う」「バナーを設置する」「公開する」など複数の細かいタスクが存在します。こうした細分化されたタスクを意識できないことで、結果的に脳の記憶容量を超えてタスクの抜け漏れが起きやすくなります。

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原因3. 1日のうちにタスクを詰め込みすぎている

1日のうちにこなせるタスクの量は限られています。しかも、その量は想像以上に少ないものです。タスク管理が上手にできない方の大半はその日こなすべきタスクを詰め込みすぎ、常に複数のタスクに注意が向いている状態なので必然的に生産性が下がり、どのタスクも中途半端という状態になってしまいます。また、タスクに埋れてしまい今やらなくても良いタスクなどに目が向いてしまうことも問題です。

 

原因4. 「できません」と言えない

ビジネスの中で「タスクが無くなる」ことはありません。常に何かしらのタスクを抱え、完了したタスクがあれば新しく発生するタスクもあります。その中で上司や同僚から「これお願い」と言われたタスクに対して「できません」と言えないことで、自分のキャパシティを超えたタスクを抱えてしまっている方も多いでしょう。

 

原因5.すべて自分で解決しようとする

1つのプロジェクトには複数のタスクが存在します。チームで仕事をする場合には適材適所でタスクを割り振る必要があります。実際に周りの人を巻き込めばすんなりと終わるタスクも自分だけで解決しようとすると大きな時間が必要になります。そのため完了が遅くなり、他のタスクにも影響が出てしまうのです。上長や同僚に相談しながらタスクを細分化してチームで解決することを心がけると良いでしょう。

 

原因6.スケジュール管理が上手くない

仕事のタスクには、必ず納期が存在します。しかし、たくさんのタスクに囲まれてしまうとその納期の管理ができずにダスクに溺れてしまうという現象があります。本来であれば今日やるタスク、近日中にやるタスクなど明確に仕分けしておくことで頭の中が整理できるようになるはずです。

 

タスク管理を上手にこなすためのポイント

上記の原因を読んで、「覚えがある」と感じた方は多いのではないでしょうか?原因を知れば、対策ができます。それでは、タスク管理を上手にこなすためのポイントを確認していきましょう。

ポイント1. マインドマップでタスクを吐き出す

細かい書き方については省略しますが、頭の中にあるたくさんのタスクを整理するには「マインドマップ」がとても有効です。無地の白紙に大きなプロジェクトやタスクから細分化されたタスクを書き出すことで、かなり頭の中をスッキリとさせて脳の容量を確保できます。何より、自分が今やるべきことが明確になるため、それだけで「タスク管理ができない」状況から脱した気分になれます。ここで言いたいのはマインドマップを使うことではなく、一つのプロジェクトを細分化して全体像を掴むことが重要です。

 

ポイント2. タスクごとに優先順位、期日などを決める

当然、「タスク管理が上手になった」気分だけではいけないので、次のタスクごとに優先順位と期日などを決めます。タスクというのは全てが同じ重要度ではないので、実行すべき順位があります。これが把握できないといわゆる「タスク管理が上手にできない」状態になってしまうので、必ず優先順位をつけましょう。また、それぞれのタスクごとに期日を決める必要があります。

 

ポイント3. タスクごとの完了時間を見積もる

日々生まれるタスクの中に真新しいものは意外と少ないものです。多くのタスクはこれまで繰り返し行われてきたものなので、過去の経験を元にタスクの完了時間を見積もりましょう。その際は楽観的に見積もるのではなく、自身のスキルはキャパシティをしっかりと考慮して見積もってください。

 

ポイント4. リマインドの仕組みを作る

タスク管理を上手にこなすための重要なポイントが「リマインド」です。タスクを整理し、優先順位を付けても1日で全てのタスクが完了するわけではないですし、新しいタスクはどんどん生まれます。その中で、タスクを忘れないようにリマインド(思い起こす)の仕組みを作ることが重要です。

 

ポイント5. 「シングルタスク」を心がける

冒頭で述べたように人間の脳はマルチタスクに向いていません。ならば「シングルタスク」に切り替えてしまえば良いのです。つまり、複数のタスクを少しずつ遂行するのではなく、「1つのタスクがある程度完了してから次のタスクに移行する」というスタイルで実行していきます。その中で新しいタスクが舞い込んできたり、返答すべきメールを受信したりと状況は常に変化します。そんな時は新しいタスクをいったんメモ帳等に書き出し、まずは目の前のタスクに集中する時間を確保します。これは科学的にも証明されていることで、生産性を向上させる重要なポイントです。

 

いかがでしょうか?「タスク管理が上手にできない」と感じている方は、ぜひこれらのポイントを試してみてください。また、これらのタスクを管理するためのツールが世の中では存在ます。例えばAsanaは、Asana はチームの仕事の調整と管理をサポートし、仕事のための仕事を減らすことで生産性向上に貢献する「仕事を一元化できるツール」です。Asana があれば、計画、プロセス、そして誰がいつまでに何をするのかを自分自身だけではなく関係者全員が把握することができます。

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