プロジェクトマネジメントスキルは、ビジネスの現場において特に重宝されるスキルのひとつです。
このスキルはどうすれば高めることができるのでしょうか。この記事では、プロジェクトマネジメントスキルとは何かといった基本から、スキルアップするための効果的な方法について解説します。
プロジェクトマネジメントスキルとは
プロジェクトマネジメントスキルとは、プロジェクトを円滑にマネジメントするのに必要なスキルです。プロジェクトとは、あらかじめ完了すべき期限が定められた目標を実現するための計画や、その計画に付随する業務を指します。
プロジェクトの責任者であるプロジェクトマネージャーは、プロジェクトを成功に導くため、スケジュール通りに計画を進めなくてはなりません。その際、社内の複数部署に対して（場合によっては社外の関係者・クライアントに対しても）適切に指示・調整を行うことも必要です。このとき求められるリーダーシップやビジネススキルを総称して、プロジェクトマネジメントスキルと呼びます。企業では大小様々なプロジェクトがあり、優れたプロジェクトマネジメントスキルを持った人材が求められています。
プロジェクトマネジメントスキルの例
それではプロジェクトマネジメントスキルとは、具体的にどんなスキルをさすでしょうか。ここでは主なスキルを紹介します。
問題解決スキル
プロジェクトを進める上では、必ず何らかの問題が発生します。その際、プロジェクトマネージャーは、問題の原因を正確に分析し適切な解決案を示さなくてはなりません。またプロジェクト・メンバーの負担や経費が大きくなり過ぎないように、プロジェクトの進行にどんな問題があるかを見極め、それに対してどう解決していくべきか、またメンバーをどう導くか、といった問題解決スキルが求められます。
このとき、周囲の観察も行いながらメンバーの状態を把握する、深い洞察力も重要です。個々のメンバーや周りの状況をきちんと理解していないと、問題が発生した際に適切な解決策を指示することもできません。
その他、顧客がプロジェクトの成果に関して、進行途中に新たな要望を追加することもありえます。中には、それまでと大きくやり方を変えなくてはならなくなる場合もあるかもしれません。そんなときでもプロジェクトマネージャーは、その要望を実現するために障害となる問題や、その解決方法も検討する必要があります。
進行スキル
プロジェクトを進行させていくスキルは、プロジェクトマネージャーにとって最も重要です。期限までにプロジェクトを完了させることが、プロジェクトマネージャーに期待される役割だからです。
プロジェクトを期限通りに完了するための計画の立案からはじまり、その進捗が滞った場合には、何が原因でどう解消すればよいのか分析・検討することが求められます。その上で、導き出された対策をスムーズにすすめて、プロジェクト進行の軌道を基に戻し、期限通りに完了させることが求められるのです。
調整スキル
スケジュールや予算、関係者の動きなどを調整するスキルも必要です。プロジェクトによっては莫大な予算と多くの関係者、長期のスケジューリングでプロジェクトを動かさなくてはなりません。そのような状況では、計画通りに進められないこともあるでしょう。
そんなときでも、関係者の動きを調整し、必要に応じて作業を行ってもらうように調整します。また、思わぬアクシデントなどにより、人員配置やスケジュールの再調整が必要になった場合にも、リカバリーさせるスキルが必要です。承認された予算と期間の中で、人を動かしたり、スケジュールを調整したりしながら、なんとかプロジェクトを計画通りに遂行させるための策を講じなくてはなりません。
コミュニケーションスキル
1つのプロジェクトには、普段は連携の少ない複数部署のメンバー、外部の企業やフリーランスなどが携わることもあります。プロジェクトのスタート時には、社内外関係者のコミュニケーションがスムーズに行えないこともあります。あるいは、社内のメンバー間でさえも、意思の疎通がうまくいかない場合も想定されます。
プロジェクトマネージャーは、これら関係者と円滑にコミュニケーションを取りながら、衝突や食い違いなどの問題が発生した際には、間に入ってその問題を解決する必要があります。もちろん和やかにコミュニケーションをとるだけでなく、プロジェクトを進行する旗頭として、強いリーダーシップでメンバーを導いていく能力も求められます。
さらに途中で計画の変更が必要となった際などにはあわてず、経営陣をはじめとした関係者を納得させる交渉力も必要です。その変更が大きいものであれば、タフな交渉が必要となる可能性もあります。このように、様々な種類のコミュニケーションを適宜すすめていくスキルが求められます。
専門スキル
プロジェクトリーダーは、業務の実行者ではありません。そのため各現場のメンバーほどの専門性は求められませんが、各業務や業界に関する専門知識やスキルは必要です。
計画の立案やその遂行、各担当者との連携にあたっては、現場にも通じるような専門スキルを持ち、現場でどのような作業をしているか理解しておかなくてはなりません。スキルがなければ、詳細な分析や問題の解決案の作成などができないからです。
また代表者として、プロジェクトの概要や進捗、問題点などをクライアントやステークスホルダーに分かりやすく説明する必要があるため、その業種・業界に関する深い知識・スキルを身に着けておくことも重要です。プロジェクトマネージャーには、幅広い専門スキルが求められるのです。
その一方で、専門スキルがあるからといって、プレイヤーの一人として現場での作業も担うのはよくありません。マネージャーとしての責務は現場の作業を行うことではなく、あくまでも全体を動かし、それぞれの関係者が計画通りきちんと業務を遂行しているかを管理し、その進行において問題があればそれを解決に導き、プロジェクトを計画どおり成功に導くことなのです。専門スキルは必要ですが、現場の作業はメンバーに任せて、自分はマネージャーとしての役割を全うすることが大切です。
プロジェクトマネジメントスキルを高めるためのポイント
それでは、どうすればプロジェクトマネジメントのスキルを効果的に高められるでしょうか。ここでは有効な方法を2つ紹介します。
立場を変えた思考をする
「ポジションチェンジ」という方法をご存じでしょうか。自分の視点だけではなく、他の視点に立って状況を観察したり問題解決のための案を検討したりすることです。
何がしかの問題が発生した際に、いつもの自分の視点だけではその原因が見えにくいことがあります。そんなとき、チームメンバーやクライアントの視点に立つことによって、これまで見えなかったものが見えてくることがあるのです。
今まで想像もしていなかった相手の感じ方もわかるようになり、コミュニケーションを円滑に進められるようになるといったメリットもあります。ポジションチェンジのように、自分とは違う立場の視点で思考をしてみることによって、問題解決能力やコミュニケーション能力が高められます。
業務経験や知識を蓄積する
プロジェクトマネジメントスキルを高めるためには、日ごろからその業界での経験や知識を貪欲に吸収・蓄積しておくことが必要です。経験や知識が深いほど、現場のメンバーとのコミュニケーションや指示も的確になります。また、クライアントに状況を説明する際の説得力も増します。
また知識や経験の蓄積にあたっては、外部の専門家を利用するのも1つの手です。具体的には、外部の研修に参加してプレゼンテーションスキルやチームビルディングスキルを学んだり、専門家を呼んで自社で研修を行ったりしてもらうのもよいでしょう。
また、プロジェクトマネージャーの育成に特化した研修を受講すれば、必要なスキルを効率的に高めることも可能です。そのような研修では、プロジェクトマネージャーに必要な知識を体系的に学べます。また専門家の力を借りることによって、これまでの環境では学べなかった知識やスキルを身に着けることができるよい機会になるでしょう。
まとめ
プロジェクトを成功に導くためには、プロジェクトマネジメントスキルが必須です。具体的にはプロジェクトを進行したり、問題解決をしたりするためのスキルの他、コミュニケーションスキルも含まれます。
プロジェクトマネジメントスキルを高めるためには、メンバーやクライアントの立場に立った思考（ポジションチェンジ）を心掛けたり、業務経験や知識を蓄積することが大切です。
