「ワークマネジメント」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。聞いたことがあっても意味まではわからないという方もいらっしゃるかもしれません。そこでこの記事では、ワークマネジメントとは何か、どうやって行うのかなど、ワークマネジメントの特徴をご紹介します。
ワークマネジメントとは
ワークマネジメントは、チームで仕事に取り組む際に必要なマネジメントだといわれています。ここではワークマネジメントの意味と、チームで仕事を取り組む際に必要となる理由、その方法について迫ってみましょう。
ワークマネジメントの意味
ワークマネジメントとは、文字通り「仕事の計画、管理」を意味します。
仕事の管理というと個人のタスク管理が思い浮かぶかもしれませんが、チームで仕事をする際のプロジェクトごとの目標や進捗の管理などもワークマネジメントに当てはまります。
テクノロジーが発達し、営業・マーケティング・開発など、様々な業種が垣根を超えてプロジェクトを組むことが多くなっている現在、チームをまたいで仕事を計画し、管理していくことは今後も増えていくと考えられます。
ワークマネジメントが必要な理由
では、なぜワークマネジメントが必要とされているのでしょうか？
チームで1つの仕事に取り組むときには、誰がどの作業をするのか分担しなければなりません。うまく分担できていないと、作業が二度手間になるなどして、時間のロスにつながります。また、チームによるプロジェクトでは、1人の作業の進行度によってほかの社員の業務内容も変わってくるため、常に連絡を取り合うことも必要になります。さらに、並行して複数のタスクを抱えることもあるため、チーム・個人ともにタスクを明確化しておく必要があります。このようにチームで仕事をするうえで、自分が今すべき仕事は何なのか明確にし、仕事に集中するために必要なのがワークマネジメントという概念なのです。
ワークマネジメントの方法
仕事の計画、管理を行うワークマネジメント。具体的にはどのようにして計画、管理を行っていけばよいのでしょうか。
企業によっては、メモやふせん、口頭などでそれぞれが管理しているところもあるようですが、専用のツールを活用すれば、より簡単にワークマネジメントを行うことができます。ワークマネジメント用ツールは、さまざまな企業から提供されていますが、とくに個人用タスクとチーム用タスク両方を1つのツールで管理できるものがおすすめです。
ワークマネジメント用ツールに含まれる主な機能やサービスとしては、「タスク管理・工程管理・情報共有」の3つが挙げられます。タスク管理では、ふせんやスケジュール帳でタスク管理をするのと同じようにタスクを設定します。ツールによって異なりますが、期限を設けられたり、進行中・完了済などの項目別に管理したりすることができるものが多く見受けられます。工程管理は、チーム全体でスケジュールを共有し、タスクの進み具合を確認して業務を調整するのに役立ちます。情報共有では、チャットなどで社員とリアルタイムでのコミュニケーションを取ることができます。相談や質問をしたい際に、わざわざ相手の席まで足を運ぶ必要がなく、また会話内容がチャット履歴で残るため、情報確認に便利です。
ワークマネジメントのメリット
ワークマネジメントを導入するにあたってのメリットが気になる、という方も多いのではないでしょうか。そこでここでは、ワークマネジメントがもたらすメリットについて詳しく解説します。
無駄を省いて生産性を高められる
自分のするべき仕事をリストアップし、整理するというワークマネジメントにより、仕事の必要性に応じた取捨選択ができ、作業のダブりなどの無駄を減らせます。結果として、仕事の生産性を高めることができるのです。
ただし、ワークマネジメントのやり方によっては、逆に時間がかかって生産性が低下するおそれがあります。詳しくは後述しますので、参考にしてみてください。
社員のストレスを軽減できる
ワークマネジメントを行なうことで、誰が何をすればよいのかが明確になります。また、自分の仕事だけでなくほかの人が何を行っているのかも確認できるため、集中したい仕事の途中で会議や相談を挟まないよう、調整することができます。加えて、仕事の割り振りを均等にすることができるため、業務分担に関する不公平感がなくなる結果、社員のストレス軽減に繋がります。
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Asanaについて
上記では、ワークマネジメントを行うことによるメリットをご紹介しました。しかし、ワークマネジメントはやり方を間違えるとかえって社員の仕事を増やしてしまう可能性があります。そんな状況を危惧し、「仕事のための仕事」を増やすことを避けたいという思いから設立されたのが、Asana社です。
普段、メッセージのやりとり、タスクの依頼や確認など、ワークマネジメントにどれくらいの時間をかけているか考えたことはあるでしょうか。Asana社の調査では、なんと60％もの従業員が、本来費やすべき仕事の2倍の時間を「仕事のための仕事」に費やしていることがわかっています。ワークマネジメントは仕事を円滑に行うために必要なものですが、そればかりに時間をかけていては、本来やるべき仕事の時間が少なくなってしまうのです。
では、なぜワークマネジメントに多くの時間を取られてしまうのでしょうか。それは、仕事に利用しているツールがチームでの共有を前提にして作られていないためです。多くの企業が使用するメールやエクセルなどのツールは、共有をする前提で作られていません。全く共有できないというわけではありませんが、手間がかかります。たとえば、エクセルでスケジュール表を作っても、そのエクセルを他の社員が開くには別のツールでURLを共有したり、プリントアウトして配ったりする必要があります。そのためエクセルでスケジュール表を作っただけでは作業が終わらず、時間のロスが生じてしまうのです。
そこで、より効率的なワークマネジメントを行うためにおすすめなのが、先ほどAsana社が提供しているワークマネジメントプラットツールです。会社と同じ「Asana」という名前が付けられたこちらのプラットツールは、チームでの共有のしやすさにこだわったツールになっています。ガントチャートやワークロードなど、リアルタイムでチームの仕事やタスクを確認できます。また、ルーティンワークや日常的なタスクは、自動的にタスクに組み込まれる「オートメーション機能」が用意されており、タスクを入力する作業自体を減らすことが可能です。
「Asana」は使用人数や機能により、料金が異なります。初めて導入を検討される方は、15人まで同時利用できるBasicプランがおすすめです。Basicプランは無料で利用できるため、社内の数人のグループで試しに使ってみることもできます。Basicプランのほかには、Premium、Business、Enterpriseというプランがあります。プランによって機能やセキュリティ、コストなどが異なるので、実際に社内に取り入れる際には、必要とする機能やかかるコストをよく確認してから選びましょう。
まとめ
チームで仕事を行う場合「仕事のための仕事」に時間がかかってしまう可能性が高く、ワークマネジメントの重要性が高まっています。しかし、ワークマネジメントにばかり時間をかけていては、本当にやるべき仕事の時間がなくなってしまうのも事実です。そこで、「Asana」をはじめとしたワークマネジメントツールを効果的に活用してみてはいかがでしょうか。
