ワークマネジメントツールには様々なものがありますが、AsanaやNotionが有名です。どちらも多機能でプロジェクト管理に使えますが、使いやすさや情報の横断性などで比べると違いがあります。本記事ではAsanaとNotionの特徴や違い、連携方法について解説しているため、導入で迷っている方はぜひ参考にしてください。
AsanaとNotionそれぞれの特徴
それぞれのツールの特徴を解説します。両ツールの機能を比較すると似ている部分がありますが、得意分野は異なります。
Asanaの特徴
タスク、スケジュール管理、ワークフロー、定型業務の自動化など業務に必要なことを一元化できるプロジェクト管理ツールです。レポート機能を活用してチームの進捗やステータスをリアルタイムに把握することもできます。日本でも多くの大手企業で活用されている実績があるツールで、チームの連携力の向上や業務効率化に貢献しています。
チームの取り組みがAsana上にすべて可視化されるためメンバー同士の情報共有が円滑になり、仕事に集中しやすくなります。連絡を中心とした余計な会議の削減が可能です。また、ツールの使用感を重視しており、誰にでも使いやすいか・直感的に操作できるかといった配慮がされています。利用者のIT練度に関係なく使いやすく浸透しやすいツールになっている点も特徴です。
連携機能も充実しており、200種類以上のアプリと連携できます。これによって色んなウィンドウを開くことなく、必要な作業をAsana上で完結させることが可能です。
Notionの特徴
ドキュメント、Wiki、ファイル管理、プロジェクトなど仕事に必要なツールを一元管理できるクラウド型の情報共有ツールです。「All-in-one workspace」を目指しており、ドキュメント、wikiの作成やタスク管理、ワークフロー構築など、仕事に必要な様々な機能を利用できます。多くの企業での導入実績があり、社内のコミュニケーションや業務のマネジメントの基盤として活用されています。
日常業務の連絡から仕事に必要な知識の集約など、チームの活動をNotion上でまとめて行うことで情報が分断されるのを防ぎ、メンバー同士の作業を円滑にするのをサポートします。また、ゼロから必要なドキュメント、フォーマットなどを作成しなくても業務や目的に合う既成テンプレートを数千種類の中から自由に選んで利用できます。
Notionにも連携機能があり、Asanaを含む様々なアプリと接続して外部ツールのデータをNotion上で確認することが可能です。
AsanaとNotionにはどんな違いがある？
両ツールの違いについて解説します。どちらもプロジェクトの管理ができますが、横断性と情報共有の点で違いがみられます。
1.ツールを介した横断的な使用
Asanaは複数のタスクとプロジェクトを横断しながら進捗の確認ができて管理もしやすいツールです。タスク、プロジェクトの表示形式としてタイムライン、カンバンボード、カレンダー、ガントチャートなどが用意されており、誰がどの仕事をどれくらい進めたのかが分かりやすく可視化されます。これによってリアルタイムに現状を把握しやすくなり、仕事の計画、タスクの管理、期限の厳守に役立ちます。
Notionの方は、wiki、データベース、メモといった情報共有ツールやタイムラインビューなどでタスク管理が可能です。情報共有や整理整頓・集約のための便利機能は多くありますが、細かいプロジェクト管理や横断的な使い方をしたい場合はAsanaの方がかゆいところに手が届く印象です。
2.従業員トレーニング
AsanaとNotionのどちらも外部ツールの連携によって従業員のトレーニング、業務の学習を実施することが可能です。Asanaの場合、トレーニングプランの作成によって仕事に必要なスキルを教える準備と従業員が学習した成果の測定が可能です。また、立てたプランを実施する手段としてeラーニングやワークショップ、インストラクター主導など様々なやり方が想定されており、対面とオンラインのどちらにも対応できます。
Notionの場合は、ドキュメンテーションや動画を使ったeラーニングによるトレーニングが可能です。しかし、対面タイプのトレーニングを実施したい場合はNotionだと学習管理が少し不便な可能性があります。従業員の学習管理をしたい場合は機能が充実しているAsanaの方が使いやすいです。
3.サポート面
AsanaとNotionのどちらも公式のヘルプとガイドの用意、チャット対応・メール・コミュニティによるサポート体制があります。両ツール共通で無料プランの場合は上記のサポートしかついてきませんが、有料プランになるとサポートが追加されて手厚くなります。
有料プランになるとサポート優先度が上がるなどのサービスがついてきます。エンタープライズ版の場合、Asanaは24時間年中無休のサポート、Notionは優先度のアップやサクセスマネージャーのサポートがさらに付属します。
どちらもサポート面にそれほど差はないものの、AsanaはPremium、Businessプランから教育リソースやオンボーディング資料の提供、カスタマーコミュニティへのアクセスが可能になります。
AsanaとNotionは連携できる！
AsanaとNotionは連携に対応しており、アプリ同士を接続することで利便性を向上させることが可能です。
AsanaとNotionを連携させるメリット
AsanaとNotionを連携させることでドキュメントやWikiなどにアクセスしやすくなり、チームを横断した情報共有がしやすくなります。連携するときはAsanaをNotionのワークスペースにインポートする形になります。そうすると、NotionのページからAsanaのタスク、プロジェクトをプレビューできるようになり、リアルタイムの進捗を確認することが可能です。連携によって社内のコラボレーションが促進されます。
AsanaとNotionを連携させる方法
NotionのドキュメントにAsanaのリンクをペーストすると、「Asanaに接続」というボタンが出てきます。クリックすると認証画面が出てくるため認証を完了させると、AsanaのコンテンツをNotionのドキュメント上から確認できるようになります。
NotionでAsanaのデータをインポートすることも可能です。まずサイドバー上のインポートからAsanaを選びます。次にAsanaアカウントにログインしてNotionからのアクセスを許可するとツール同士のリンクが完了します。そうすると、Notionへ移行したいAsanaボードやリストがメニューから選択できるようになります。
接続アプリの管理、接続解除はサイドバーの設定にある「自分のコネクト」からいつでも確認可能です。許可したリンクプレビュー、埋め込み認証、接続可能なアプリが表示されます。
まとめ
Asanaはプロジェクト管理ツール、Notionはクラウド型情報共有ツールとして知られています。どちらも多機能なワークマネジメントツールであり様々なことができますが、比べると機能に違いがあります。
横断的な情報把握はAsanaの方が細やかに対応可能です。Notionはどちらかといえば情報の集約や共有に向いています。また、従業員のトレーニングを管理する場合はAsanaの方が細かいプラン設定が可能です。両ツールは連携に対応しているため、接続することでひとつのアプリケーション上で作業を一元管理できるようになります。
複数のプロジェクトの横断的な管理や現場・管理者双方が使いやすいツールを求めている場合「Asana」がおすすめです。ぜひ検討してみてください。
