【初心者向け】Asana 基本の使い方を紹介!タスク管理を簡単に!

 2022.08.30  2022.09.01

本記事ではAsanaを初めて使う人のためにAsanaの使い方を画面ショットでわかりやすく解説させていただきます。Asanaを使えば、タスク管理を容易に行えます。また、プロジェクト全体の進捗などをガントチャートでわかりやすく管理可能です。この記事では、Asana初心者に向けてAsanaの使い方や便利な機能をお伝えします。

本記事では、プロジェクト開始のための準備をまとめています。全編をまとめた「Asanaの使い方がわかる!Asana Step by Stepガイド」もあわせてご確認ください。

一緒に仕事する仲間をチームに招待

なぜ?

一緒に仕事する仲間をチーム(あるいはワークスペース)に招待し、情報へのアクセス権を与えましょう。

背景

チームとは、共同で仕事に取り組むメンバーで作られるグループのことです。チームには、所属メンバーが一緒に取り組む「プロジェクト」、チームの「会話」、チームの「カレンダー」などがあります。一緒に仕事する仲間をチームのメンバーに追加することで、これらの情報を共有することができます。

Asanaにおける情報共有の構造

Asanaヒント

チーム内全てのプロジェクトを見られる訳ではありません。プロジェクトは「チームに公開する」、「プロジェクトメンバーのみに公開する」と公開範囲を選ぶことができます。(Premiumプラン以上の機能です)

会社のメールドメインで定義される「組織」の中にチームは作成されます。ワークスペースは会社とは関係なく作られた協業するためのグループです。gmailやoutlookなどのメールアドレスでアカウントを作成した場合にワークスペースが作成されます。

どのように?

チームメンバーは他のメンバーをチームに招待することができます。

  1. サイドバーから所属するチームを選択し、表示されたチームビューの左側カラムから「メンバーを追加」、あるいはトップバーから「招待」を選択します。
  2. 「メールで招待する」方法と「リンクで招待する」方法とがあります。

Asanaヒント

すでにメーリングリストやメッセージングアプリでチャネルなどが設定されている場合には「リンクで招待する」方が便利です。

関連リンク

チームの基本
https://asana.com/ja/guide/help/organizations/team-basics

チームを作成する
https://asana.com/ja/guide/help/organizations/team-basics#gl-create

チームメンバーと取り組んでいるの仕事は何ですか?
プロジェクトを作ってみよう

なぜ?

チームメンバーと一緒に取り組んでいる取り組みについて、目標(マイルストーン)に向けて実施しなければならない仕事(タスク)を、プロジェクトの中で書き出して見える化を実現しましょう。

背景

プロジェクトはチームメンバーが一緒に仕事に取り組むために必要な情報や資料を一箇所にに集めることができる器です。チームで仕事をする上で必要なやりとり(「コメント」)や、他チームメンバーのタスクの進捗についての「通知」を受けることができ、全員がプロジェクトの状況を追跡するのを助けます。

Asanaヒント

プロジェクトに参加できるメンバーはチームの構成員である必要はありません。ゲストあるいは限定アクセスメンバーとしてプロジェクトにだけ、あるいはタスクにだけアクセスを提供することができます。

プロジェクトの中の「会話」機能を使うことで、プロジェクトメンバー全員に対する案内、ディスカッションなどを行うことができます。プロジェクトメンバーの掲示板のように使うことができます。

どのように?

  1. 右上ピンクの+ボタンから「プロジェクト」を選択します。
  2. 用意されたテンプレートが合致する場合にはこれらを叩き台にプロジェクトを作成していただくのがカンタンです。一から作成する場合には「空のプロジェクト」を選択して、開始してください。

新規プロジェクト

Asanaヒント

「プライバシー」の設定は後から変更することができます。まずは「プロジェクトメンバーのみに公開」で作成し、設計が終わった時点でプロジェクトメンバーの追加、「チームに公開」と開示範囲を広げるのがオススメです。

プロジェクトの見え方は「リスト」、「ボード」、「タイムライン」、「カレンダー」の4種類から選ぶことができます。空のプロジェクトから作成する場合に、デフォルトビュー を設定しますが、あとからトップバーで自由にビューを切り替えることができます。

関連リンク

プロジェクトの権限
https://asana.com/ja/guide/help/permissions/project-permissions

プロジェクトオーナー
https://asana.com/ja/guide/help/projects/people#gl-owner

タスクを作成してみよう

なぜ?

タスクがチームで可視化され、責任の所在を明確にすることで、効率的に目標に向かってチームで取り組むことができます。

背景

目標に到達するために必要な仕事を整理し、その仕事を「誰が・何を・いつまでに」やるのかをタスクの中で規定します。タスクにはタスク名、期日、担当者、タスクの説明などを記入できます。また期日は開始日を指定し、期間として設定することができます。仕事を実施する上で必要なドキュメントがある場合にはタスクに添付します。
情報や資料をタスクにまとめることで、メールやクラウドストレージなど他のツールを探して回ることがなくなり、時間をセーブできます。

Asanaヒント

完了責任を明確にするためにタスクは一人にしか割り当てることはできません(担当者は1名のみ)。複数人で一つのタスクを分割して担当する場合には、後述のサブタスクなどを利用ください。

期日については期日以外に締め切り時間も設定することができます。

どのように?

  1. リストビューで左上にある「+タスクを追加」ボタンをクリックし、タスクを作成します。
  2. タスク名の右側にカーソルを移して、詳細をクリックして、期日、担当者、タスクの説明を記入してください。
  3. リストビューでタスクの順番の入れ替えが必要なときには、タスク名の左側の六点をクリックしたまま、望む位置までタスクを移動してください。

タスクの作成

Asanaヒント

リスト ビューにおいてタスク名の最後の文字を入力した後に改行すると、直下に新しいタスクを作成します。スプレッドシートにおける連続したセル、あるいは改行を挟んだテキストをコピペすることで一遍にタスクにすることができます。

いくつかのタスクを作成してみるとチームの中で共有すべきタスクの粒感がわかってきます。この粒感はドキュメント化し、Asanaのエチケット集として記録し、メンバーと共有してください。

関連リンク

タスクのアクション
https://asana.com/ja/guide/help/tasks/actions

Asanaレッスン - タスク
https://asana.com/ja/guide#lessons?lesson=tasks-1

メールの代わりにタスクを

なぜ?

仕事を進める上でのコミュニケーションをタスクに集約することで、情報を求めてメールを掘り返すといった無駄な作業を省き、効率的に仕事を行うことができます。

背景

一日に何十件、何百件と受信するメール。仕事の依頼をメールで受けても、その他のメールに埋もれてしまったり、忘れられてしまったり、進捗を確認するにしてもメールを探して検索をかけたりと余計な手間がかかります。特にccされたメールが多数におよぶと、自身が関知しなければならないものがわからなくなります。従来のメールのコミュニケーションをAsanaへ移行することにより、無駄なコミュニケーションがなくなり日常作業の効率化を図れます。
タスクが作成されたあとは、「コメント」欄で会話をすることによって、タスクに関するコミュニケーションが全てタスク上で完結できます。メールでの返信はタスクの「コメント」欄にします。

どのように?

メールの代わりにタスクを作成します。

  1. 画面右上ピンクの+ボタンから新しいタスクを作成します。
  2. メールの宛先の代わりに「担当者」を指定し、メール本文にあたる内容を「説明」欄に記入します。
  3. 「プロジェクト」で紐づけるプロジェクトを選びます。
  4. メールではccしていた人を、「コラボレーターを追加」ボタンからコラボレーターとしてタスクに追加してください。

メールの代わりにタスクを

Asanaヒント

コラボレーターに追加することで、その人はタスクに関わる通知を受け取ることができるようになります。一方でメールとは異なり、通知が不要になった場合には、コラボレーターに追加されたメンバーが自身で自分をコラボレーターから外すことができます。

コメント欄で@マークに続けてユーザー名をタイプすることで、そのユーザーをコラボレーターに追加し、コメントについて通知で気づかせることができます。

関連リンク

タスクのアクション
https://asana.com/ja/guide/help/tasks/actions

タスク担当者とコラボレーター
https://asana.com/ja/guide/help/tasks/people

@メンションで仕事をつなげる
https://asana.com/ja/guide/team/advanced/connect-your-work#gl-atmentioning

タスクの数が増えてきたらセクションを使って整理しよう

なぜ?

プロジェクトを進めていくとタスクが増えて見にくくなります。セクションを使って、プロジェクトを見やすく整理しましょう。

背景

タスクが増えていくと、どのタスクが、どこにあるかわからなくなり、タスクが重複してしまったり、作ったはずのタスクを確認するのに時間がかかってしまいます。そんな時にタスクがセクションでグルーピングされてまとまっていれば、見たいタスクをすぐ確認することができます。また、期限付プロジェクトの中がフェーズで分けられる場合などにもセクションを使うことができます。

どのように?

  1. リストビューで左上にある「+タスクを追加」ボタンの横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「セクションを追加」を選択してセクションを作ります。
  2. 新規セクションができましたら名前をつけてください。
  3. 当セクションにタスクを移動させます。

セクションを追加

Asanaヒント

タスクをセクションに移動するには2つの方法があります。
ひとつは、タスクの詳細の中でプロジェクト名横のドロップダウンの矢印から該当のセクションを選ぶ方法。もう一つは、タスク名の左側の六点をクリックしたままドラッグ、該当のセクションにドロップする方法。こちらの方法であれば、一回で複数のタスクを選択し移動させることができます。

セクションを並べ替えることも可能です。セクション内のタスクはセクションと一緒に移動します。

関連リンク

セクションについて
https://asana.com/ja/guide/help/projects/sections

プロジェクトに重要な期日をマイルストーンとして設定

なぜ?

プロジェクトの中での特別な到達点をマイルストーンと呼びます。マイルストーンを設定すると、プロジェクトの計画段階でも、プロジェクトが開始してあとの進捗確認でも役立てることができます。

背景

成果物の提供日やプロジェクト期間中の重要な中間目標などをマイルストーン()として設定することで、マイルストーンを基準にタスクを把握することでき、プロジェクトが開始したあとも必要に応じてプロジェクト計画を調整しやすくなります。マイルストーンはプロジェクト立ち上げ時にスケジュールを組む際には特に役立ちます。

プロジェクトに重要な期日をマイルストーンとして設定

Asanaヒント

プロジェクトの「進捗」タブの右側カラムに、マイルストーンへの到達が表示され、管理者はプロジェクトの進捗を確認できます。

ポートフォリオ(Businessプランの機能)の進捗タイプでマイルストーンを選ぶことで、各プロジェクトのマイルストーンの中でどこまで到達しているかを確認することができます。

どのように?

  1. リストビューで左上にある「+タスクを追加」ボタンの横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「マイルストーンを追加」を選択してください。(タスクが白抜き✓で表示されるのに対して、マイルストーンは緑色の菱形で表示されます)
  2. 一旦タスクとして設定したアクティビティをマイルストーンに置く場合には、タスクの詳細を表示し、三点リーダーアイコンから「マイルストーンにする」を選択してください。

関連リンク

プロジェクトマイルストーン: 設定し、達成したら、それを祝います
https://asana.com/ja/resources/project-milestones

タイムラインを使ってプロジェクトを時間軸に沿って見てみよう

なぜ?

時間軸でプロジェクトの全体を一目で確認でき、スケジュールに沿ったプロジェクト進行を可能にします。

背景

タイムラインがあれば、現実的な期日が設定されたプロジェクト計画を立て、プロジェクト開始後には、時間的な競合を見つけたり、仕事の進捗に合わせて調整を加えることができます。直感的にタスクの期日(期間)を変更したり、タスクの間での「依存関係」を規定することができ、プロジェクト進行のリスクを見つけやすくなります。

どのように?

  1. プロジェクトのタイムラインビューにアクセスするには、「タイムライン」タブをクリックします。
  2. 期日または日付範囲が設定されているタスクは、時間軸に沿ってタイムラインに表示されます。まずはタスクに期日を設定しましょう。
  3. タイムラインで直接依存関係も設定できます。タスクにカーソルを合わせたときに表示されるコネクタアイコンをクリックし、次に実施されるべきタスクにドラッグします。

タイムラインを使ってプロジェクトを時間軸に沿って見てみよう

Asanaヒント

タイムラインで表示されているタスクと、リストで表示されているタスクは同じ一つのものです。タイムラインで加えた変更は、リストビューでも同じ変更を確認することができます。

タスクはセクションごとに表示されます。またカスタムフィールドで設定した色でタスクを色分けすることができ、特定のタスクを見やすくすることができます。

関連リンク

タイムラインについて
https://asana.com/ja/guide/help/premium/timeline

タイムラインでプロジェクトを計画して実行
https://asana.com/ja/guide/team/onboard/timeline

プロジェクトの進捗を知らせよう

なぜ?

プロジェクトがどこまで進み、どの仕事が遅れているかをプロジェクトメンバーに知らせることで、必要なアクションを促し、プロジェクト達成を助けます。

背景

「進捗」ビューの中でプロジェクトの状況をスナップショットとして記録し、プロジェクトメンバーあるいはマネジメントに対する報告として使います。定期的にステータスの更新を投稿することで、会議ではプロジェクトの進捗をチェックするという本質的ではない作業の代わりに、障害に対処したり戦略に取り組むことができます。
報告に必要なタスクの状況を「ハイライト」から選んで、更新のテンプレートに貼り付けることで、説明を書くという作業を大幅に省きながら、プロジェクトの状況に関する重要なポイントにフォーカスした報告が可能になります。

どのように?

プロジェクトの「進捗」ビュー、あるいはプロジェクト名の横の「ステータスを設定」から、定期的にプロジェクトのステータスを更新しましょう。

  1. 「ステータスの更新」ボタンを押して、「更新のタイトル」(日付や記入者の名前など)を記入します。
  2. 「ステータスを設定」のプルダウンから、プロジェクトのステータスが「順調」(緑)、「リスクあり」(黄)、「要対応」(赤)であることを示します。
  3. 「これまでに達成したもの」、「ブロックされているもの」といったストーリーブロックに、ハイライトからタスクやマイルストーンの情報を貼り付けて報告の構成を作成し、その下のテキスト欄に問題点や対応策など詳細を記入します。

プロジェクトのステータスを更新

Asanaヒント

ステータス更新の中で@メンションを使ってチームメイトに気軽にエールを送ったりすることができます。プロジェクトのチームメイトとの繋がりが深まり、プロジェクトが前進します!

誰かが新しいステータス更新を投稿すると、プロジェクトメンバーの受信トレイに通知が届き、ポートフォリオもリアルタイムに更新されるため、全員が最新情報を把握できます。

関連リンク

ステータス更新と進捗
https://asana.com/ja/guide/team/advanced/status-updates-progress

プロジェクトの進捗
https://asana.com/ja/guide/help/projects/progress

@メンション
https://asana.com/ja/guide/help/fundamentals/text

受信トレイ
https://asana.com/ja/guide/get-started/try/inbox-notifications

見たい情報をレポートにしよう

なぜ?

チームメンバーのタスク消化状況といったプロジェクト横断的な情報など、定期的に検索するものをレポートとして保存することで簡単にアクセスできるようになります。

背景

定期的に確認が必要な事がらなど毎回同じ検索条件を設定するのは手間がかかります。レポート機能を活用すれば、定期的に見るものについて検索条件を保存し、レポート化することで検索の作業を簡略化できます。マネージャーがチームメンバーのタスクを確認する(タスクの担当者を切り口に検索)、同じチームの異なるプロジェクトで完了したタスクを検索する(チームを指定し、過去7日間に完了したものなどを切り口に検索)など、必要に応じた自分のレポートを作ることができます。

どのように?

  1. 画面右上ピンクの+ボタンの横の検索ウィンドウから検索条件を設定します。
  2. 検索結果が表示されたら、その検索結果のページの右上にある「レポートを保存」をクリックして保存してください。左のサイドバーの「レポート」のセクションに保存されます。
  3. レポートが必要なときには、サイドバーからレポートをクリックすることで、同じ検索条件でその時点でのレポートを生成することができます。

検索ビュー

Asanaヒント

レポートは常に実行時の最新の情報にアップデートされます。定例のミーティングなどで必ず必要になる情報(先週完了したタスクなど)はレポート化しておくことで、大きな省力化を図ることができます。

関連リンク

検索ビューをレポートとして保存する
https://asana.com/ja/guide/help/fundamentals/search#gl-reports

様々なユースケースを知って他のプロジェクトを作成してみよう

なぜ?

Asana は様々な部署での異なる仕事を、Asana上に載せて、管理できる非常に柔軟なツールです。新しい活用方法を見つけてください。

背景

“タスクという仕事の単位を、複数組み合わせてプロジェクトとして管理する”というシンプルな機能を、リスト、ボード、タイムラインといったビューを切り替えて見ることができることで、一見プロジェクト管理とは関係ないその業務も、今は紙、スプレッドシート、チャットなどで管理しているあの業務も、実はAsanaでやればもっと効率的になるかもしれません。

どのように?

作ってみましょう。

  1. 画面右上ピンクの+ボタンからプロジェクトを選びます。
  2. テンプレート選択画面の「タイプ:」と記載されているドロップダウンから、自身の組織、あるいは一緒に仕事するチームに近い業務エリアを選択します。絞り込まれたリストから、自分が実施している業務がないか確認してみましょう。
  3. もちろん、Asanaのユースケースはテンプレート化されているものだけではありません。Asanaガイドのユースケース一覧から、理想の使い方や考えてもみなかった使い道を見つけることができるかもしれません。
  4. これらに載っていない使い方については、Asana日本語フォーラムで相談してみましょう。Asanaアンバサダーや認定プロが、あなたの質問に親身に答えてくれるはずです。

プロジェクトテンプレートを選択

関連リンク

プロジェクトテンプレートギャラリー
https://asana.com/ja/templates

Asana のいろいろな使い方
https://asana.com/ja/uses

Asana の活用方法
https://asana.com/ja/guide/examples

Asana コミュニティフォーラム
https://forum.asana.com/c/community-forum-japanese

まとめ

いかがでしたでしょうか?本記事では、プロジェクト開始のための準備をご紹介させていただきました。全編をまとめた「Asanaの使い方がわかる!Asana Step by Stepガイド」で続きをご確認いただければ幸いです。

Asana Step by Stepガイド

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