プロジェクト管理などを効率的に進めるために使用される「ガントチャート」。「Asana」のガントチャートを使用すると、各タスクからプロジェクト全体まで管理することが可能です。この記事では、ガントチャートの概要からAsanaのガントチャートについて、使い方やメリット、作成方法まで解説します。
そもそもガントチャートとは？
ガントチャートとは、プロジェクト管理などで作業工程や進捗の管理に用いられるフレームワークのことです。タスクごとのスケジュールや作業工程を可視化するためによく使用されます。表の縦軸にタスクの内容・担当者・作業開始日・作業終了日などを、横軸に日時などを記載した横棒グラフが、基本的なガントチャートの形式です。
縦軸の各タスクに記載された横長のバーが作業工程を表しているため、表からは、タスクごとに内容や担当者などの説明と、プロジェクト期間中のタスクの工程期間や現在の進捗状況などを確認できます。プロジェクトの流れはスケジュール表に似た形式でまとめられ、タスクの細部から全体像までが一覧で表示されることから、作業担当者から管理者まで簡単に状況を把握しやすくなります。
ガントチャートの利用が向いているシーン
ガントチャートは、大規模なマーケティングキャンペーンや製品リリース、エンジニアリングプロセス、建設計画など、さまざまなシーンでの利用に適しています。マーケティングキャンペーンや製品リリースの契約など、長期間かけて行われるプロジェクトや複雑なプロジェクトでは、プロジェクトの細部から全体像まで視覚的に確認できるガントチャートの利用により、工程管理が楽になります。
期日が厳格に定められているプロジェクトを実行するケースでは、作業の遅延を避けるために、リアルタイムで最新の進捗状況を確認することが大切です。タスクごとの作業工程・進捗状況を把握できると、遅延が生じていても早い段階で調整できます。また、担当者が重複していたり複数のタスクを同時進行していたりする複雑なプロジェクトでは、混乱を防ぎつつスムーズな進行を行うためにガントチャートの利用がおすすめです。
Asanaのガントチャート（タイムライン）とは? できることを紹介
Asanaが提供しているガントチャートは、「タイムライン」という名称のツールです。タイムラインでは、プロジェクトの全体像の把握や計画、共有、データのインポートなどの機能により、適切なプロジェクト管理が行えます。また、Asana活用時には、ガントチャートを作成するWebアプリ「Instagantt」と連携することも可能です。
プロジェクトの全体像を把握
タイムラインを利用することで、プロジェクトの全体像を把握できます。プロジェクトの各タスクについて、開始日・期日・依存関係をガントチャートに入力すると、最初から最後まで全タスクの工程スケジュールが表示されるため、一目で全体を見ることが可能です。
また、タスクごとに工程が表示されているタイムラインでは、画面のズームアウト・ズームイン機能が利用できます。ズームアウトで全体のスケジュールを表示したり、ズームインで個々のタスクや一部分のタスクだけを表示したりできるなど、さまざまな管理が可能です。
プロジェクトを綿密に計画
タイムラインはタスクや進捗管理だけでなく、プロジェクトの計画段階から使えるツールです。タスクの期限やタスク間の依存関係を設定すると、タスクの工程スケジュールやタスク間の関係性も視覚的に表示されます。タスクの依存関係からは、ひとつのタスクに遅延が生じた場合に影響のあるタスクや、全体への影響も確認できます。
またタイムライン上では、各タスクがどのタスクの完了を待っているかも把握できます。時間的に競合しているタスクがある場合は、赤い矢印が表示されるため、計画の策定段階からでも作業時間が充分に確保されていないスケジュールを素早く発見し、調整することが可能です。プロジェクト進行中にタスクの変更が生じた際も、関連するタスクを素早く特定し、全体を確認しながら必要な調整が行えます。
チームメンバーとプロジェクトを共有
プロジェクトの計画は、タイムライン上でチーム全員が共有することも可能です。各タスクに設定された開始日と期日をもとに、タイムラインにはタスクの工程を予定するバーが表示されます。この工程バーから視覚的に全体の工程を確認でき、詳細からはタスク内容や担当者までチェックできます。
各タスクの担当者が、プロジェクトのスケジュールや自身の担当するタスク、またその内容まで共有できるため、開始前からプロジェクトの進行について把握しておくことが可能です。プロジェクト開始後もチーム全員でタイムラインを共有し、進捗状況をリアルタイムで把握できます。
スプレッドシートからインポート
これまでスプレッドシートやエクセルでガントチャートを使用していた場合や、データをまとめていた場合には、スプレッドシート（エクセル）からAsanaのガントチャートにCSVファイルのデータをインポートすることで、簡単にタイムラインを作成できます。
スプレッドシート（エクセル）では無料でガントチャートが使用できますが、専用の有料ツールなどと比べると、ワークシートのルール設定や書式設定などに時間や手間がかかります。また、タスクの変更に際して修正を行う場合、関連する日程調整などにも手間を要しますが、タイムラインなら作成・修正時にスプレッドシート（エクセル）ほどの手間はかかりません。
ガントチャートを活用するメリット
ガントチャートには、マイルストーンを明確にできる、チームのコラボレーションを向上させられるなどのメリットがあります。進行をサポートし効率化できるツールの活用によって、プロジェクトの成功が期待できます。
マイルストーンを明確にできる
マイルストーンとは、線路などで中間地点に設置される標石の意味です。プロジェクト管理においては、その進捗を管理するための中間地点を表す言葉として使われています。タイムライン上の工程バーとは異なり、マイルストーンは長期的なプロジェクトや複雑なプロジェクトなどにおいて、プロジェクトがどれだけ進んでいるかを管理するうえでの目標地点として設定されます。
マイルストーンはプロジェクトを適度に区切れる箇所であるため、その時点の進行状況に問題が生じていないかを把握できれば、プロジェクトをスムーズに進められます。
チームのコラボレーションを向上させられる
現在使用されているガントチャートのほとんどは、クラウド上で利用するツールです。ガントチャートがオンラインで管理されるため、チーム全体がリアルタイムでガントチャートを共有できます。プロジェクトの変更が生じた場合は、日付などのデータを修正するだけで、タイムラインにプロジェクトの変更が自動的に反映されます。
チームメンバーやステークホルダーは、共有しているタイムラインの最新情報をリアルタイムで把握できるため、連絡ミスなどの心配がなく、チームのコラボレーション向上につながります。
Asanaでガントチャートを作成する手順
Asanaでは、大まかにいうと「プロジェクトをタスクにわける」「タスク間の依存関係を明確にする」「マイルストーンを明確にする」「進捗状況を追跡・調整する」といった手順でガントチャートを作成できます。以下、それぞれの手順について解説します。
プロジェクトをタスクにわけ、期日を決める
プロジェクトを効率よく進行し、期日に間に合わせるためには、最初にプロジェクトの作業を洗い出し細分化して、タスクをリスト化しなければなりません。リスト化したタスクには担当者や開始日、期日を設定します。各タスクの所要時間もそれぞれ見積もり、プロジェクトに必要な作業すべてを明確にしましょう。
タスク間の依存関係を明確にする
タスクには並行して進められるものもありますが、ほかのタスクに依存しているものもあります。そのため、ほかのタスクが完了するまで開始できないタスクや、ほかのタスクが完了するまで完了できないタスクなど、順序に注意が必要なタスクをチェックし、依存関係を明確にしなければなりません。タスクの依存関係を明確にしたら、関連するタスクの中から優先順位を決めて、タイムラインを作成していきます。
マイルストーンを明確にする
プロジェクトのタイムラインが完成したら、チェックポイントとなるマイルストーンを決めます。マイルストーンは一定の時点を設定しなければなりません。プロジェクト進行における重要な時点に設定する必要があるため、重要なタスクの終了日やプロジェクトのフェーズ終了時、プロジェクトの一定の目標を達成する時点などを選択して設定します。
プロジェクトの進捗を追跡・調整する
プロジェクト開始後にも、進捗状況に応じてタイムラインの変更が発生する場合があります。仕事が予定通りに進んでいるかどうかを監視し、遅延が出た場合などには適宜変更・修正を加え、常にチームメンバーに最新情報を知らせなければなりません。すべてが計画通りに進むとは限らないため、状況に応じて柔軟に調整を行う必要があります。
まとめ
Asanaのガントチャートは、オンラインで利用できるプロジェクト管理ツールです。Asanaを利用すると、各タスクを設定してタイムラインを作成でき、完成したプロジェクトの計画をチームメンバーでリアルタイムに共有できます。
Asanaは世界190ヵ国、100万以上のチームで利用されているワークマネージメントツールです。ソフトウェアユーザーの声を反映したG2 Crowdにて、プロジェクトコラボレーション部門「Leader」を獲得するなど、高い評価を得ています。
Asanaの導入により、チームの仕事を一元化して効率的な業務管理・調整が実現可能です。GmailやMicrosoft Teams、Slackなどのコミュニケーションツールと連携でき、タスク・案件管理をはじめとするさまざまな機能で、複雑なプロジェクトの成功をサポートします。
