ビジネスシーンで頻繁に使われる用語「プロジェクト」。感覚的にはわかっていても、具体的な意味やプロジェクトの成功・失敗をはっきりと説明できない人も多いのではないでしょうか。本コラムでは、そもそもプロジェクトとはどういう意味なのか、プロジェクトの成功や失敗の判断基準を確認しながら、プロジェクト管理の方法についてもわかりやすく解説します。
プロジェクトの意味
プロジェクト（Project）は、日本語で「企画」や「事業計画」という意味を持っています。
ビジネスでプロジェクトといった場合には、目的を達成するための計画や企画のことを指します。比較的規模が大きくて期限があり、複数人のメンバー（他者との協力なども含む）で進行していくものです。
例えば、イベント開催やシステム開発、採用活動や社内のルール改変などもプロジェクトです。各プロジェクトには期限があり、期限までに各自がタスクを進めていくことで一つの目的を達成します。
プロジェクトの成功とは
プロジェクトの意味を理解したところで、まずは「プロジェクトが成功する」とはどういうことなのかを見ていきましょう。
スケジュール通りに完了する
プロジェクトには期限がありますので、基本的にはスケジュール通りに完了する必要があります。
近年のコロナ禍などをはじめ、予期せぬ外的要因によって大幅にスケジュールを変更しなければならない場合もありますが、予測できるリスクなどはあらかじめスケジュール調整できるように計画しなければなりません。
ステークホルダーの満足度が高い
プロジェクトの成功は、ステークホルダーの満足度が大きな割合を占めます。なぜなら、プロジェクトには必ず利害関係が発生するからです。
プロジェクトが完了することで、ステークホルダーは利益を得ます。利益はステークホルダーによってさまざまです。例えば、プロジェクトメンバーならば実績や評価、企業としてはプロジェクト成功による社会的信頼や報酬、取引先の企業としては、やはりプロジェクト成功によって得られる金銭的利益が挙げられます。
これらの満足度が高いほど「プロジェクトは成功した」といえるのです。
ステークホルダーについては【ステークホルダーとは？利害関係の範囲や種類から関連用語までをわかりやすく解説！】にて詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。
利益が出る
企業がプロジェクトを立ち上げ遂行する理由には、利益の追求があります。企業は営利団体ですので、金銭的な利益を得なければなりません。
プロジェクトとして仕事を生み出し、そしてプロジェクトを成功させることで得られる利益を次の企業活動や従業員の報酬に割り当てます。ですので、利益の出たプロジェクトほど成功したプロジェクトといえます。
プロジェクトの結果が新たな仕事につながる
プロジェクトの成功は、新たなプロジェクトを生み出します。
ひとつのプロジェクトが成功することで、プロジェクトメンバーやPM・PLはもちろん、企業としての信頼が高まります。これにより「信頼できる企業やメンバーへの仕事」につながり、新規プロジェクトがスタートするのです。このような循環を生み出すことも、プロジェクトの成功だといえます。
プロジェクトの失敗とは
次に、「プロジェクトが失敗する」とはどういうことなのかを確認していきましょう。
期限に間に合わず損失を出してしまう
プロジェクトは、期限内に完了させるためにスケジュールを組みます。
スケジュールは日時の予定だけではなく、コストなどを考慮して利益が出るようにスケジューリングしなければなりません。ですので、プロジェクトが期限に間に合わない場合、それは損失につながる恐れがあります。資材や人件費の追加、イベントなどのプロジェクトであれば会場のレンタルを延長しなければならないなど、さまざまな要因から赤字になってしまうのです。
このように、プロジェクトが完了しても金銭的損失が出てしまうプロジェクトは、失敗だと判断できます。
成果物の品質が低くステークホルダーの満足度も低い
プロジェクトはステークホルダーに高い満足度を与えなければなりません。つまり、プロジェクトの成果物として品質が低くステークホルダーの満足度も低い場合、そのプロジェクトは失敗だといえます。
例えば、イベントであれば人が集まらず、満足できる宣伝効果を得られなかったり、システムに不具合が多いため顧客の業務を止めてしまったりするプロジェクトは、ステークホルダーの満足度を高めることはできません。
プロジェクトが失敗する原因
それでは、プロジェクトが失敗してしまう原因とはなんなのでしょうか。ここでは失敗する原因を4つ見ていきましょう。
プロジェクトの目的が共有できていない
プロジェクトが失敗してしまう原因の一つには、プロジェクトメンバー内でプロジェクトの目的が明確に共有できていないことが挙げられます。
目的が共有できないのは、チーム内でのコミュニケーション不足です。メンバー一人ひとりが「何のためにこのプロジェクトを進めるのか」「プロジェクトが成功したときにどうなるのか」を認識できていない場合、タスクを進めるため、あるいはプロジェクト全体を進めるためにどのような情報が必要なのかもあやふやになります。
「なんとなく」進めたプロジェクトは低品質な成果物を生み出し、失敗してしまうのです。
プロジェクトに必要なタスクの洗い出しが不十分
プロジェクトに必要なタスクに抜け漏れがあると、作業の手戻りなどが発生します。最悪の場合にはプロジェクト全体がストップしてしまう事態にも陥りかねません。
極端な例を挙げるならば、イベント開催のプロジェクトで、会場の契約や日時確定などのタスクが抜けていた場合は、イベントそのものが成り立ちません。一つひとつのタスクが完了することでプロジェクトは進んでいきますので、十分なタスクの洗い出しはプロジェクトの成功を左右するのです。
プロジェクト規模と期間がマッチしていない
本来3ヶ月かかるプロジェクトを2ヶ月でスケジューリングするなど、規模と期間に無理がある場合はプロジェクト失敗の原因になります。
もちろん、短期間で完了できる根拠に基づいたスケジューリングならば問題はありません。しかし、利益やコスト削減の過剰な追求の結果、プロジェクト規模と期間がミスマッチするとプロジェクトは失敗に終わるでしょう。
ステークホルダーの要求を理解していない
プロジェクトにおいて、失敗する致命的な原因の一つが「ステークホルダーの要求を理解していない」ことです。
簡単に言ってしまえば、プロジェクトはステークホルダーのために成功させるものです。つまり、チーム全体が「ステークホルダーがそのプロジェクトで得たいもの」を理解しない限り、プロジェクトは失敗します。
プロジェクトの管理方法
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの管理方法が重要です。
プロジェクト管理について詳しく知りたい場合には「プロジェクト管理とは？目的やポイントについて解説」をご確認ください。
効率的なプロジェクト管理方法を知っているか否かで、プロジェクトの成功が左右されると言っても過言ではありません。プロジェクト管理にはExcelを使ってタスクやスケジュールを作成する方法もありますが、規模によってはツールを利用することで効率化できます。
ツールを利用する
プロジェクト管理ツールには、タスク管理に特化したツールやプロジェクト全体を管理できるツール、さらにコスト管理やチームの蜜なコミュニケーションまでを実現するツールなどさまざまです。
提供されているツールを選択する上で大切なのが、これから着手するプロジェクトでどのような機能を使えば効率的な管理ができるかを明確にすることです。
プロジェクト管理ツールに関しての詳しい情報は「プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能を解説」をご確認ください。
例えば、プロジェクト管理に必要な機能を多く搭載したAsanaは、タスク管理からワークフローの作成はもちろん、Googleドライブをはじめとしたクラウドサービスとの連携も可能です。プロジェクトに利用するサービスとの連携ができると、プロジェクト全体を一元管理できるようになるので効率的になります。
プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能と導入のポイント
まとめ
プロジェクトの意味を知り、成功や失敗の基軸がイメージできるようになると、プロジェクトに対する姿勢も変わります。どうしたらプロジェクトが成功するのかを考えられれば、プロジェクト管理を任される局面においても役に立つはずです。ビジネスにおいて、プロジェクトとは何かを理解することで、仕事への取り組み方や見方にも変化が出てくるでしょう。
