タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説

 2020.04.07  ワークマネジメント オンライン

タスク管理は、仕事を効率的に行うために有効な方法のことを指します。多くの企業でタスク管理が行われていますが、体系的に理解されていない方も多いのではないでしょうか。この記事ではタスク管理とは何かやその必要性、方法について解説します。タスク管理について正しく把握し、仕事の効率を高めましょう。

タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説

タスク管理とは

「タスク」や「タスク管理」は、ビジネスの現場で日常的に頻出するキーワードです。ここではタスク管理とは何か、1つずつ順を追って簡単に解説します。

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そもそもタスクとは

ビジネスにおけるタスクという言葉の基になったのは、コンピューターの仕事の単位を表す「タスク」です。コンピューターは、指示された作業をタスクという単位に切り分けてから実行します。

ビジネスシーンにおいても同様で、任された仕事を細分化したものがタスクです。たとえば幹事として忘年会の準備を任されたとしましょう。このとき幹事が行うべきタスクの種類としては、「日程や予算を決める」「参加者を募る」「開催場所を決める」などがあげられます。

タスク管理の意味

タスク管理とは、言葉の通り「タスク」を「管理」することです。ある仕事を任された場合に、タスク管理ではその仕事を完了するのに必要な作業(「タスク」)に分解します。その後、その仕事を完了するにあたり、行うべきタスクの優先順位の把握や順番決めをし、進捗管理をしながら作業をすすめます。

上記の忘年会の例で言えば、日程や予算が決まらなければ参加者を募れませんし、参加者の数まで把握できなければ開催場所を探すことができません。そのためタスク管理の優先度・順位は「日程や予算を決める」>「参加者を募る」>「開催場所を決める」という順番になります。

なお、よくタスク管理と同義として使われる「ToDo管理」と言われる方法もありますが、正確には違うものです。確かに、ToDo管理もタスク管理同様、やるべき作業を管理することを指しますが、タスク管理は期日までに終わらせるべき作業の管理を、ToDo管理は先延ばし可能な作業の管理をいいます。期日の設定の有無によって呼び方が変わっているのです。

タスク管理をする必要性

仕事をする際には、1人で複数の作業を同時に抱えることもあります。そんなときに役立つのがタスク管理です。任された仕事をタスクに分解し、優先順位や順序を考慮することで、行うべきタスクの全体像をすっきりと把握できます。タスク対応を忘れることも防げ、タスク管理をすることによって正しい順序で作業を進められるため、効率的に仕事をすすめられます。

個人でなくチームで仕事をする場合も同様です。チームに任された仕事をタスクに分解し、優先順位などに基づきメンバーに振り分けます。正しくチーム管理を行うことによって、チーム内のタスクが可視化され、チーム全体としての効率性がアップするのです。このことから、タスク管理はチーム力向上にも寄与することがわかります。

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タスク管理にはどのような手段があるか

タスク管理の方法は複数あるので、ご自身やチームに合うものを選びましょう。紙とペンを使ったすぐに実践できるアナログな方法から、ツールを使った方法まで紹介するので、参考にしてください。

手書きでタスクを整理して管理する

手帳やノート、付箋などの紙にタスクを書いて管理する方法です。個人でタスク管理をする場合には、紙にタスクを列挙し、自分でわかりやすいように優先順位付けするだけでも、立派なタスク管理になります。終わったタスクは二重線で消したり、付箋なら剥がすだけなので便利です。この管理法により抱えているタスクの内容が把握しやすくなり、対応漏れを防いだり効率的にタスクを進めたりできます。

チームでタスク管理を共有する場合には、1つ1つのタスクを付箋に書き、ホワイトボードへ張り付けるとよいでしょう。その際、進捗状況(未着手・実行中・終了など)や担当者といった情報で表形式にしてまとめると、タスクが見やすく整理できます。

表作成ソフトを利用して管理する

Excelなどの表作成ソフトを使ってタスク管理をするのも1つの手です。この場合、タスクの内容をはじめ進捗状況(未着手・実行中・終了など)や期限日・完了日などを基に表を作成して管理をします。たとえば「未着手のタスクは赤、終了したタスクは青」など色分けするようにすれば、さらに見やすくなるでしょう。またExcelを社内の共有フォルダに置いたり、オンラインで共有できるGoogleスプレッドシートを使ったりすれば、チームでタスク管理する際にも有用です。

タスク管理ツールを利用して管理する

タスク管理を行うための専用ツールを使う方法もあります。タスク管理を行うのに必要なインターフェースがあらかじめ用意されているため、表計算ソフトを使うときのような準備や作成したファイルの管理などは必要ありません。

タスクを一覧化する「タスクリスト」やタスクの進捗状況・期限をグラフにして可視化できる「ガントチャート」、ファイル添付・検索機能・フィルタ機能などは、多くのツールが基本機能として備えています。ただし、ツールによって使える機能はさまざまなので、使いたい機能があるか確認してから使用しましょう。

具体的なツールとして、直感的なインターフェースで個人のタスク管理からプロジェクト管理までオールインワンで対応可能と注目されている「Asana(アサナ)」や、個人・小規模チーム向けに無料で使えるクラウド型の「Trello(トレロ)」などがあります。自社の業務に必要な機能を備えつつ、予算にあうものを選びましょう。

タスク管理をするときに気を付けること

誤った方法でタスク管理を行っていると、思うような効果を得られません。ここでは気を付けたいことに的を絞ってタスク管理を行うポイントを紹介します。

タスクを細かく分解する

まず1つ1つの仕事をできるだけ細かいタスクに切り分けましょう。それによって、タスクごとの工数・所要時間・関係するメンバーなどの情報が把握しやすくなります。チームでタスクを共有する場合も、それぞれのメンバーに適切に割り振られているか、負担が重くなってしまっているメンバーがいないかなどチェック可能です。

優先順位をつける

タスク管理をする際には、適切に優先順位をつける必要があります。優先順位の付け方にはいくつかありますが、縦軸に「重要度の高いもの、低いもの」を、横軸に「緊急度の高いもの、低いもの」を配して分類するのも1つの手です。

この場合、重要度が高く、かつ緊急度の高いものを最も優先順位の高い作業と位置づけましょう。次に重要なのは重要度が高いもの+緊急度が低いタスクです。緊急度が低いとはいえ、対応する価値が高いタスクであるため、できるだけ優先して対応するようにしましょう。

重要ではないものの緊急性の高いタスクは3番目に優先すべきですが、この種類のタスクにばかり時間をとられていると、より優先度の高いタスクにかける時間が少なくなるため気を付けなくてはなりません。重要度も緊急度も低いタスクに関しては、工数の無駄になってしまう可能性もあるので、できるだけ減らすように心がけるとよいでしょう。

関係者と情報共有する

チームでタスク管理をする場合は、優先順位・進捗・スケジュールをチーム内で情報共有します。そのためには前述したようにホワイトボードや表計算ソフト、専用ツールなどを活用するとよいでしょう。

ツール導入の際はしっかり検討する

タスク管理のために専用のツールを使う際は、まずチームにとって使いやすいものを選びます。チームの中でも、ツールを上手く扱えるかどうかは人それぞれですから、なるべく全てのメンバーが簡単に使えるものがおすすめです。また基本となる機能は同じでも、それ以外の機能はツールによって異なります。業務に必要十分な機能を備えたものを選ぶようにしましょう。

まとめ

タスク管理とは、任された仕事をタスクという細かい単位に分解して進捗などを管理する方法です。タスク管理をすることにより、1つの仕事を完了するための優先順位や進捗状況が可視化され効率的に対応できるメリットがあります。タスク管理について正しく理解して実践すれば、現在の仕事の効率も高めることができるでしょう。

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