プロジェクトを成功へ導くためには、適切なタスク管理が欠かせません。なぜなら、プロジェクトとは小さなタスクの集合体であり、それらを正しく管理することがプロジェクトの全体把握と円滑な進行につながるからです。本記事では、タスクの概要や仕事における重要性、管理のポイントなどについて解説します。適切なタスク管理に取り組み、プロジェクトを成功へ導きましょう。
ビジネスにおけるタスクの意味とは？
ビジネス用語における「タスク」とは、目的を達成するために必要な作業や課題を指します。個々の従業員に割り当てられる業務や課題、任務であり、通常は期限が設けられます。タスクと混同されやすいものに「プロジェクト」がありますが、こちらはより規模の大きな業務を指すことが一般的です。大きな塊であるプロジェクトがあり、それを達成するために細分化された作業や課題がタスクと呼ばれます。
たとえば、飲食店を新たに出店するプロジェクトがあるとしましょう。このケースでは、用地やテナントの手配、人材の確保、プロモーションの企画・展開といった準備が必要です。これらの準備に必要な作業こそ、飲食店出店プロジェクトにおけるタスクです。
タスク管理の重要性とは？3つのポイントを紹介
プロジェクトを達成するためのタスクが多くなるケースは少なくありません。また、プロジェクトの規模が大きくなるほど関係者は増えるため、適切なタスク管理が求められます。タスク管理とは、従業員への業務割り当てや進捗状況の確認を指します。業務の細分化や優先順位付けを行い、重要度の高い作業がきちんと進んでいるか、期日に間に合いそうかなどをチェックするのです。
プロジェクトのタスクと関係者が多いケースでは、適切な管理を行わないと作業漏れや遅延などを招くおそれがあります。規模が大きくなるほど、管理者の目が行き届きにくくなるためです。プロジェクト全体をスムーズに進め、問題なく期日に間に合わせるためタスク管理を行います。
やるべき業務が明確になる
目指すべきゴールが明確であっても、何をすればそこへ到達できるのかがわからなければ辿り着けません。プロジェクトを達成するために必要な作業を細分化し洗い出せば、やるべきことや要する時間を把握できます。やるべき業務が明確になるため、漏れを防げるメリットもあります。また、本来やる必要のない作業をしてしまう、やるべきことを間違ってしまう、といったことも防げます。
優先順位が付けられる
タスクの可視化により、どれから優先的に着手すべきなのかを明確にできます。これにより、重要度や緊急度の高い作業から取り組めるため、効率的に仕事を進められるのです。優先順位が決まれば、管理も楽になります。優先度の高い業務からチェックすればよいため、管理者のやるべきことも明確にできます。
チーム内でタスクを共有できる
チーム内でタスクを共有でき、協力体制のもとに連携して業務を進められます。タスクを共有できていないと、誰が何を担当しているのか、どこまで進んでいるのかといったことがなかなか把握できません。チーム内で共有すれば、個々の担当領域や進捗状況を正確に把握でき、プロジェクト全体がスムーズに進みます。管理者も必要に応じてリソースを追加したり、スケジュールを変更したりといった対応が可能です。
タスク管理を実施する3つの方法
タスク管理を実施する方法には、手書きやExcel、管理ツールの利用などがあります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、ここで把握しておきましょう。手帳や付箋に手書きで管理する
個人で作業を管理するのなら、スケジュール帳やメモ帳などにやるべきことをリストアップすれば十分です。パソコンのモニターにタスクを書いた付箋を貼り、ひとつ終わるごとに剥がすといった方法もあります。チームでの管理なら、ホワイトボードに書き出す方法が挙げられます。いずれもアナログな手法ではあるものの、手軽に導入できるのはメリットです。そのため、管理コストを抑えたい、すぐにでも開始したいといった企業に適しています。ただ、業務量が多いと書き出す手間が増加する、テレワークには対応できないなどのデメリットもあります。
Excelで表を作成する
Excelでタスクを整理して管理する方法です。オフィス業務の定番ツールであるExcelは、使い慣れている人が多く、すぐに取り掛かれる魅力があります。共有フォルダやスプレッドシートなどを利用すれば、チームでの共有も容易です。一方、Excelを導入していることが前提の方法なので、未導入であればインストールしなくてはなりません。また、基本的にパソコンを用いるため、外出先での編集が難しいというデメリットがあります。
タスク管理ツールを使用する
タスク管理に特化したツールを導入すれば、容易に管理が可能です。ツールにより機能は異なりますが、ガントチャートやファイル共有、検索機能などを備えた製品が多くを占めています。タスク管理専用に設計されたツールであるため、効率的な管理を実現できることがメリットです。大勢の人が関わりタスクの量が膨大でも、正確な状況把握が可能です。また、オンラインで情報共有も行えるため、リアルタイムでチームの状況を把握できるメリットもあります。
タスク管理を効果的に行うコツ
タスク管理を効果的に行うため、まずはタスクの洗い出しとスケジュール設定を行いましょう。業務の優先順位も決めたうえでタスクを調整し、チームで共有することも大切です。全タスクを洗い出し、スケジュールを設定する
まずは、プロジェクトの達成に必要なタスクをすべて洗い出します。この時点で漏れがあると全体の進捗に関わるため、漏れなく洗い出しましょう。作業を細分化し、それぞれの業務に要する時間を検討したうえで最終的な期限を決定します。次にスケジュールを決めます。期日までにすべてのタスクが完了するようにスケジュールを調整しましょう。投入できるリソースや、それぞれの業務に要する時間を考慮しつつ、無理のないスケジュールを設定します。
優先順位を決める
タスクを細分化したうえで優先順位を決めるプロセスです。基本的には、重要度や緊急度が高い作業を優先します。期限が短い業務を優先しがちですが、期限だけでなく重要度を重視しましょう。重要度があまり高くない業務であれば、期限が短くても後回しにすることはよくあります。優先順位を決める際には、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いるとよいでしょう。これは、重要度と緊急度をそれぞれ縦軸と横軸に設定し、4つの要素に分けて優先順位を付ける方法です。
「重要度と緊急度がどちらも高い」「重要度は高いものの緊急度は低い」「緊急度は高いものの重要度は低い」「どちらも低い」と4つに分けることで、もっとも優先的に取り掛かるべき業務を把握できます。
チーム内で情報共有し、進捗管理・タスク調整をする
当初のスケジュール通り業務が進むとは限りません。予定よりも進みがよいケースもあれば、予想以上に遅れてしまうこともあります。現状を把握したうえでスケジュールと照らし合わせ、必要に応じてリソースや期日などの調整を行いましょう。そして、これらの情報をきちんとメンバー間で共有できる環境を構築しておくことも重要です。情報共有の体制ができていないと、期日が変更されたことにメンバーが気づかない、といったことが起きてしまいかねません。
タスク管理ツールは目的に合ったものを導入する
目的や職種、業態にマッチしたツールを導入しましょう。高機能な製品もたくさんリリースされていますが、大切なのは自社に必要な機能が実装されているかどうかです。実際に利用する現場の意見も聞きつつ、試用したうえで検討するとよいでしょう。無料のトライアル期間を設けている製品も多々あるので、それらを利用するのがおすすめです。また、導入しても使いこなせなくては意味がないため、ITスキルが低い人でも使える、シンプルかつ操作性に優れたツールかどうかもポイントです。
まとめ
スムーズにプロジェクトを完遂するには、適切なタスク管理が必須です。効果的に実施するコツを理解したうえで取り組んでみましょう。なお、効率的なタスク管理の実現には、専用ツールの導入がもっとも有効です。中でも「Asana」は、チームで取り組む仕事の全体像や、個々のタスクを正確に把握できる優れた管理ツールです。進捗状況をリアルタイムで共有でき、管理の手間も軽減します。大小さまざまな規模のプロジェクトにも対応できるため、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
