今話題の「コロナ後テレワーク」「オフィスを廃止」が可能に。「Asana 」で完全リモートワークを実現。
1998年からオーガニックワインの輸入販売を行っているマヴィ株式会社。全国の特約酒販店、直営店舗とECサイトでフランス、イタリアなどの欧州のオーガニックワインを販売しています。
同社では、2020年1月よりリモートワークを導入、さらにはオフィスの廃止まで実現しました。同社の取り組みを下支えしたのは、ワークマネジメントツール Asana です。社員数が 20 名と少数精鋭の分、一人の業務範囲が広く属人化しがちでしたが、Asana の導入により、業務整理ができ組織を横断した業務の情報共有が容易にできるようになりました。
(コロナウイルスの影響により、取材はオンラインで Google Meet™ を利用）
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■企業情報 マヴィ株式会社 ■導入パートナー 株式会社電算システム |
■導入効果
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導入当初は社内の理解を得るのに一苦労。会議での活用をきっかけに浸透
最高の品質のワインを、最高の形でお届けすることを使命に、欧州の生産者と直接取り引きし、輸入、保管、販売まで一貫して行うマヴィ株式会社。同社では、2020年よりリモートワークを実施しています。そのために必要となったのが従業員同士で業務情報を共有でき、コミュニケーションできるツールでした。
「いくつかのツールの中から、Asana がマッチしそうということでセミナーに参加し、その後無料版を試した上で導入を決めました。最初はタスク管理という概念、文化が会社としてなかったため、どのように業務で Asana を使っていくのか悩みました。すでにメールや各自が使っているツールを組み合わせて業務がまわっていたこともあり、新しいツールの導入に社内からは戸惑いの声と初動時の混乱もあり、苦労しました」（橋本氏）
転機になったのは、会議で Asana を活用したことだと田村氏は語ります。
「会議での活用については、電算システムの担当者から他社事例として教えてもらい、同じように使ってみることにしました。それまでは会議前にそれぞれの進捗を Excel に登録していたのですが、ファイルの同時書き込みができないため、会議前はアクセス権の取り合いになっていました。Asana を使うようになって、登録されているタスクで進捗を把握・確認できるようになったことから、報告用に改めて入力する作業はなくなりました。また、会議の決定事項を Asana に登録することで、議事録作成が不要となり、とても効率的です」（田村氏）
以降、Asana の活用が浸透し、それぞれの業務のタスク登録も進んだとのことです。
商品単位でタスクを登録し、情報が一元管理できるように
同社では、一部の社員だけが担当する業務も多く、他の人の業務を把握できないという課題がありました。しかし、Asana への登録を通して、業務を整理しタスクに落とし込んでいくことで、誰がどんな業務をどのように行っているか、共有が容易にできるようになったと秋山氏は話します。
「Asana の導入で、”今までと同じように仕事ができる”のではなく、”今までの2倍便利になる”ことが実感できるまでは、苦労がありました。私は商品の調達、輸入から現地と国内の物流、輸送管理、倉庫管理、商品仕様管理、在庫管理まで担当しており、業務範囲が広く複雑だったので、特に苦労しました。
タスクは悩んだ末、商品単位で落とし込んでいきました。使い始めてまず実感したのは情報共有のしやすさです。例えば、商品のラベルが変更された場合、これまではExcelに登録し、メールで他の人に共有していましたが、情報が見落とされることがあり、ECサイトが更新されない、というようなことがありました。Asana に登録してから、商品の在庫、仕様などが一括で発信・管理できるようになり、更新があると通知されるので誰でも常に最新情報を確認できるようになりました」（秋山氏）
一方、バックオフィス業務では、タスクのスケジュールを登録したことで業務分担がしやすくなったようです。
「3人で総務、経理、労務管理を担当していますが、月単位の仕事、年単位の仕事があります。年間の仕事は、いつ始めるか、誰が担当するか都度話あって決めていましたが、あらかじめ登録しておくことで、割り振り、スケジュール管理などが自然にできるようになりました」（橋本氏）
テイスティング、コンテンツ制作も Asana で管理。
すでに1年半ほどリモートワークを実施している同社ですが、新入社員でも問題なくリモートで業務ができています。
「新人は地方在住、ワインの評価担当です。以前はテイスティングは店舗担当者に任せており、他の人の目を通さずにテイスティングコメントを公開していました。今は、対象の商品を登録し、テイスティング、コメント作成、一次承認、二次承認、最終確認のような形で進捗を管理しています。やり取りの履歴が、1画面で確認できますし、作業がどこまで進んでいるのかビジュアルでわかるので、非常に把握しやすくなりました。」（羽鳥氏）
ツールを使った業務の進め方をわかりやすく説明できたことで、新人でも問題なくリモートワークができ、他の人が容易にフォローできていると羽鳥氏は話します。
また、同社ではコンテンツマーケティングに注力しており、そのコンテンツ管理でも Asana が活躍しています。
「ワインと料理の相性を伝える”マリアージュサイト”のコンテンツ制作は、店舗担当者と以前本社事務所でアルバイトをしていた者の2人が担当しており、どちらもWebの専門家ではありません。詳細なスケジュールは決めず、コンテンツのアイデアのみをタスクとして登録しておき、担当者がアイデアの中から選んでコンテンツを作成し進捗を登録していくという、緩やかな管理をしています。担当者が自分たちのペースで進められることで却って効率的にできており、Webサイトは順調にコンテンツ拡充ができています。」（田村氏）
同社では、オンライン講座など新しい取り組みも実施しています。こちらも、新人がメインで担当し、他の部署がWEBサイトとメルマガで告知、SNS発信、卸先の店舗へのチラシ配布などをサブタスクとして担当することで、順調に運営できています。
オフィスは解約、今後は海外の生産者とのやり取りにも活用したい
Asana の導入によって、業務フローが整理でき、リモートワークでも業務を円滑に進めることができていることから、オフィスの解約に成功。これにより、オフィスの維持費や社員の交通費などの削減、業務の効率化もできているとのことです。以前より残業時間が減り、また通勤がなくなったことで、地方在住者の採用ができたり、従業員にとっては業務以外の時間が増えたことでゆとりができたとのことでした。
今後は、海外の生産者たちとのやり取りにも Asana を使っていく予定だと、秋山氏は語ります。
「Asana は多言語対応していますし、アクセス権限を分けられるので、必要な部分のみを取引先が使えるように設定できます。今は海外とのやり取りはメールなど別のツールで連絡を取り合っていますが、これを Asana に集約できれば、さらに業務効率化が上がると期待しています」（秋山氏）
「システム専門の担当者はいませんが、電算システムの手厚いサポート、アドバイスがあったおかげで、業務に合わせた使い方ができ、今では Asana は無くてはならない存在になりました。今後もリモートワークを続けるので、核心のツールとして利用していきます」（田村氏）
