テレワークをはじめとする働き方改革の効果に多くの企業が注目しています。「働き方改革の効果はどのようなものか」、「テレワークによって生産性はどうなるか」といった疑問を持つ企業経営陣も少なくないでしょう。本記事では、ナレッジワーカーに対して行った働き方調査で分かったことから具体的な働き方対策まで紹介するので参考にしてください。
働き方の調査で分かったこと
2022年に発表された、Asanaが行った働き方の調査結果で分かったことは、次の5つです。
- 「仕事のための仕事」に使う時間が増えている
- プロセス改善で節約できる時間は年間280時間
- 3分の1以上の人は「在宅の方が集中できる」と回答
- 若い人ほど通知やメール対応にストレスを感じている
- 燃え尽き症候群とインポスター症候群に悩む人も多い
これらの調査結果から、業務プロセスの見直しが必要であることや、業務時間の節約余地があることなどが見えてきました。
参照元：https://www.work-management.jp/hubfs/resources/pdf/japanese-version-anatomy-work-2022.pdf
「仕事のための仕事」に使う時間が増えている
仕事に関するやり取りや情報の検索、タスク管理などといった、「仕事のための仕事」に費やす時間について、2021年の58%から61%へ増加しています。「仕事のための仕事」は、本来の業務であるスキルを使った仕事や戦略策定などに使う時間を奪うものであり、この時間が増えると必然的にアジリティは低下します。
一方で、世界平均では仕事のための仕事に使う時間は減少しており、スキルを発揮した業務や意思決定に、より多くの時間を使っていることがわかります。
プロセス改善で節約できる時間は年間280時間
1年間の重複作業に費やした時間は世界と比べて同程度であり、不要な会議に費やした時間は世界と比較すると少ないものの、納期遅れが17%にも及びます。納期遅れの原因は、不明瞭な納期と不明確なプロセスが原因であると、ナレッジワーカーは回答しました。
つまり、納期遅れへの対策は時間的なものではなく、情報の共有やプロセスの明確化であることが示唆されます。また、プロセスの改善によって節約できる時間は、世界平均の年間250時間を上回る280時間あると回答されており、時間的な改善の余地も十分にあるでしょう。
3分の1以上の人は「在宅の方が集中できる」と回答
ナレッジワーカーの働く場所についての調査では、3分の1以上にあたる34%の人が、「在宅の方が集中できる」と回答しました。このことから、集中力の必要なスキルを使った業務については、これらの人々は在宅ワークで行うのが望ましいといえます。
一方で、在宅勤務の問題点として、明確な始業・終業時刻がないことや、孤立感の増大を挙げています。また、戦略策定やミーティングに関しては、オフィスで行うことが好まれていることから、業務内容に応じて働くロケーションを変えると効率的に機能するでしょう。ただし、各自がスケジュールを自分の都合で決めていては、オフィスに集まることは難しいため、あらかじめ相談の上、日程を決めることが必要です。
若い人ほど通知やメール対応にストレスを感じている
デジタルツールに関する調査において、Z世代やミレニアル世代といった、若い世代の通知機能にストレスを感じる割合が、以前の調査に比べて1.31倍も増加したことを明らかにしています。デジタルツールの通知やチェックの頻度が高まると、集中力の低下につながり、生産性も下がります。
ナレッジワーカー全体で使用するアプリの数は平均8個という回答結果が出ており、使用アプリ数が増えることで、通知の件数も増加します。この問題の解決方法としては、業務アプリを一元化するツールによる管理がおすすめです。利用することで確認するツールをひとつに絞れます。
燃え尽き症候群とインポスター症候群に悩む人も多い
職場で発生しやすい症状には、職場の慢性的なストレスにより仕事への意欲が失われる燃え尽き症候群や、成果を上げているにもかかわらず自身を過小評価するインポスター症候群があり、ナレッジワーカーは特にこれらに悩まされやすい傾向があります。頻繁な通知や無駄な会議、透明性の欠如など、職場のストレス要因には様々なものが存在しますが、33%のワーカーが残業や燃え尽き症候群自体を当然のものとして受け入れている環境も問題です。
こうした問題を受け、日本政府は過労対策として週4日勤務とする基本方針を提案しました。組織としては過労や燃え尽き症候群への意識を改めるとともに、仕事のプロセスを細部まで見直すことが必要です。また、インポスター症候群を経験した人は、前年の44%から40%に低下したものの、女性の割合は45%と依然高いままとなっていることも問題であり、組織一丸での企業文化の改革が求められます。
ハイブリッドワークの進展で柔軟な働き方も可能に
オフィスワークとリモートワークを組み合わせた勤務スタイルであるハイブリッドワークが、2022年以降にさらに進展することが予想されます。ハイブリッドワークが進展する要因として、アメリカで実施された就労者向けアンケートで「高待遇」よりも、「働き方の自由度」がキャリア形成において重要な要素であると回答していることが挙げられます。
こうした労働者の意見は世の中の動きとなることが予想され、日本の企業においてもリモートワークの環境整備を加速することが必要です。
具体的な働き方対策
ハイブリッドワークの導入により、集中力を高められたり、従業員の意欲を上げられたりするなど、業務効率の向上が期待されます。このように、ハイブリッドワークの導入が、働き方対策に結びつきます。企業としても意思決定や社会環境への適応が素早い「アジャイルな組織」となるためには、データの共有や共同作業による業務効率を高める必要があります。そのためにはハイブリッドワークの導入が欠かせません。
具体的な働き方対策としては、次の2つが挙げられます。
- テックスタックの統合と連携
- 福利厚生リソースへのアクセスを増やす
使用するアプリや業務ツールが増えることで、通知やチェックの頻度が増加し、集中しにくい環境を作ることから、これらのアプリやツールの統合が必要です。統合したアプリやツール同士が連携できると、業務効率も高まります。
また、福利厚生リソースへのアクセスを増やすことで、従業員が企業の全体像を把握しやすくなり、透明性の確保が可能です。透明性を確保することによって、燃え尽き症候群やインポスター症候群の防止にもつながります。
まとめ
Asanaが行った調査結果より、日本におけるナレッジワーカーは、スキルを発揮した仕事および戦略策定に使う時間の割合が少ないことや、情報の共有不足と納期の不明瞭さによる納期遅れ、燃え尽き症候群およびインポスター症候群の経験など、多くの問題を抱えていることが明らかになりました。
業務に使用するアプリやツールを統合および連携して一元管理することによって、これら問題の解決につながります。このような一元管理ツールの活用によって業務の効率化だけではなく、福利厚生リソースへのアクセスを増やすことにもつながり、燃え尽き症候群やインポスター症候群への対策となります。
スキルを発揮する仕事や戦略策定には集中力を要することから、働くロケーションを選べるハイブリッドワークの導入が望まれます。環境整備には、ミーティングのスケジュール調整や進捗状況の管理もできるツールである「Asana」の導入がおすすめです。
