自分では真剣に取り組んでいるつもりでも、なかなか業務をスムーズにこなせず、過剰に時間をかけてしまう人もいます。他の人の迷惑にならないようにしようと考えていても、仕事の進捗が遅れてしまうのはなぜなのでしょうか。今回は仕事が遅い人の特徴と、改善するためのアイディアをご紹介します。
仕事が遅いことで生じる可能性のあるデメリット
一つの仕事にかける時間が長引けば、自分にとっても周りの人にとっても影響が出てきます。まずは、仕事の遅さによって生じる可能性のあるデメリットを把握しておきましょう。
長時間労働につながる
仕事が勤務時間内に終わらないなら、残業して片付けるしかありません。しかし、長時間労働が毎日続けば集中力も衰え、業務効率がさらに悪化してしまいます。時間をかければかけるほど、仕事に対するモチベーションが低下してしまうのも問題です。帰宅時間も遅くなり、プライベートの時間を十分に確保することもできません。繁忙期などで平常時よりも仕事量が多くなれば、睡眠時間の確保すら危うくなるでしょう。
長時間労働となることは、本人だけではなく企業にとってもデメリットとなります。なぜなら、仕事を終わらせることができなければ、多額の残業代を支払う必要性が出てくるからです。仕事の早い人と常に比べられ、「残業代を稼ぐために、無駄な時間を過ごしている」と判断されてしまう可能性さえあります。
また、仕事の遅い人は納期を守れないリスクも高いため、一度に多くの仕事を任せられません。そうなると、自然に仕事の早い人のところに案件が集中するようになります。結果的に仕事が早い人も負担が増えて残業しなくてはならなくなり、仕事が遅い人に対する不満が高まってしまうのです。
信頼や評価にマイナスの影響を与える
新人の頃であれば、多少の仕事の遅さは許されるかもしれません。しかし、入社して数年経っても仕事のスピードが上がらないのは大きな問題です。あまりに仕事が遅ければ、「仕事ができない人」と判断され、周囲からの信頼を得られなくなってしまいます。急ぎの業務に対応できないため、仕事の早い人にばかり声がかかるようになるでしょう。大きな仕事のチャンスがなかなか回ってこなくなり、キャリアアップも期待できません。
正確さが求められる職種なら「仕事が早いけれど雑」な人よりも「仕事が遅いけれど丁寧」な人の方が重宝されることもありますが、「仕事が早くて丁寧」であるに越したことはありません。仕事の遅さ自体がプラスになることはないので、信頼度アップのためにも、できる限りの努力をする必要があります。
仕事が遅い人の特徴と改善する方法
仕事が遅い人には、仕事への取りかかり方や考え方に共通する特徴があります。仕事をスムーズに終わらせたいなら、仕事が遅くなる理由を考え、改善方法をチェックしておきましょう。
段取りが悪い
仕事が遅い人は段取りが悪く、仕事への取り組み方も行き当たりばったりです。急ぎでないにもかかわらず何となく目の前にある仕事から手を付け、緊急性の高いタスクを後回しにしてしまうこともしばしば。結果として仕事を終えるのが納期ギリギリになるか、最悪、納期に間に合わせることができなくなってしまいます。
プロジェクトの全体像を把握してスケジュールを組んだり、複数のタスクに同時に取り組んだりすることも苦手です。頼まれた業務を頭で把握しきれず、内容を忘れてしまうこともあります。
段取りの悪さを解消するために、まずはタスクを整理する習慣をつけましょう。デスク周りの目につきやすい場所に、付箋やメモを残しておくのが効果的です。タスクを抽出できたらそれぞれの優先順位を決め、重要度と緊急性の高いものから処理していきます。
マルチタスクに慣れるまでは、メモや付箋などを使って目に見える形でタスク管理を続けてみましょう。スマートフォンやパソコンのToDoリストを使用してもかまいません。自分のやりやすい方法で取り組むことが大切です。
一人で物事を解決しようとする
仕事が遅い人ほど、分からないことがあったときに思考が停止し、無駄な時間を使ってしまいがちです。わざわざ先輩に質問するのも気が引けてしまい、何とか自分で解決しようとします。また職場での人間関係を築けていなかったり、同僚や上司が担当している仕事内容を把握していなかったりするので、困った時に誰に頼るべきかを瞬時に判断できないのです。
もちろん、分からないことがある度に誰かに聞いて解決するのが最善というわけではありません。問題点を洗い出し、自分で対応策を考えることも大切です。しかし、自分の知識や能力で太刀打ちできない疑問点やトラブルについては、早めに助言を求めて作業を進めるほかありません。そのためにも普段から周りの人と積極的にコミュニケーションを取り、相談しやすい関係性を構築しておきましょう。
ミスが多い
仕事を早く終わらせようと焦り、ミスを連発してしまう人もいます。彼らは仕事の早い人に比べて時間に余裕がないので、見直しの時間を確保できません。せっかく急いで仕事を片付けようとしたのに、やり直しに手間取ってしまいます。
ミスが起きたときには、その発生原因を考えてみましょう。作業を始める前に、あらかじめミスを回避する仕組みを用意しておくことが肝心です。文字や数値の正確性を求められる作業は、他の人と協力してダブルチェックを行いましょう。最初に作業した人がミスをしていたとしても、二人目の確認時に修正できれば大事には至りません。
頼まれた仕事はつい引き受けてしまう
一つの業務に費やす時間が適切であっても、自分の処理能力では対応しきれない量の仕事を引き受けてしまうのは問題です。依頼を断れず自分がやる必要のない仕事まで引き受けてしまうと、キャパオーバーとなり、本来受け持っていた仕事に支障が出ることになります。また、それが苦手意識のある仕事であった場合、余計に時間がかかってしまうでしょう。
せっかく追加で仕事を引き受けたとしても、納期に間に合わなくなったり、完成度が低くなったりしては意味がありません。自分の抱えている仕事量は、他人からは見えづらいものです。無理なく対応できる仕事量を見極め、忙しいときには丁重に断りましょう。
完璧さを求める
仕事が遅い人の中には、完璧主義の人も多くいます。最初から完璧を求めるあまりに、なかなか完成にまで至らないのです。些細な部分にこだわって悩んでしまったり、リサーチや勉強に必要以上に時間をかけたりすると、初動も遅れてしまいます。ミスを少なくするために見直しをするなど、ある程度の丁寧さは必要です。しかし、それも度を超せば非効率となり、仕事の遅さに繋がっていきます。
その業務において何に力を注ぐべきなのかを理解した上で、手際よく作業を進めることが肝心です。自分で判断が付かなければ、周囲の意見を参考にしながら作業を終わらせましょう。
ゴールを理解していない
仕事が遅い人は、どうなれば仕事が終わったといえるのかを理解できていません。取り組んでいる作業についても、何のためにやっているのか分からないまま、雰囲気だけで終わらせていることさえあります。また、必要性の低い情報を集めるなど、無駄な準備に時間を費やしてしまう傾向もみられるようです。
目の前の作業を終えたことに満足するのではなく、目指すべきゴールについて考えましょう。一つひとつの作業にどのような目的があるのかを意識し、最終的な要求に応える必要があります。売上アップのためなのか、集客のためなのか、社内で意見を通すためなのか、クライアントに提案を承諾してもらうためなのか。そういった点を最初に掘り下げ、終着点を見据えながら作業を進めていきましょう。
デスクが散らかっている
仕事ができない人の特徴として、デスクが日常的に散らかっていることが挙げられます。必要な書類を紛失したり、探しものに時間がかかったりして、その分の時間をロスしてしまうのです。デスクの上だけでなく、パソコンのデスクトップがファイルで埋め尽くされていることも多々あります。
モノの片付け方やパソコンのファイル管理の方法は、自己流でもかまいません。普段から整理整頓を心がけ、仕事の効率化を図りましょう。
重要な仕事を後回しにする
重要な仕事であればあるほどプレッシャーを感じ、作業の開始をつい後回しにしてしまいがちです。しかし想定していた以上に時間がかかり、納期に間に合わなくなってしまうケースもあります。どの作業を先に終わらせるべきかが把握できていないのです。
タスクを早く片付けたいのであれば、嫌な仕事ほど早めに取りかかることが肝心です。気が進まない場合でも、とりあえず簡単な部分から手をつけることで、エンジンがかかる場合もあります。タスクごとに優先順位をつけ、納期が早いもの、手間がかかりそうなものから片付けていきましょう。
工夫ができない
仕事を効率化する工夫ができないのも、仕事が遅い人の特徴です。最初に教えてもらった手順を繰り返すだけで、自分なりに改善できません。そもそも、工夫次第でより早く作業を片付けられることに気付いていない人もいます。
一方で、仕事ができる人は無駄な時間を一秒でもなくせるよう、考えながら仕事に取り組んでいます。たとえば単純作業であっても、手順を見直すことでスピード感がアップしたり、ミスを防いだりできます。何度も作成する書類があるなら、テンプレートを用意しておくのも効果的です。
計画を立てない
仕事が遅い人は時間配分を気にして計画を立てる習慣がありません。納期を把握していても所要時間の見立てが甘い場合も多く、取りかかりが遅れ、直前になって慌てて仕事を終わらせることになりがちです。一つの仕事の進捗が遅れれば、他の仕事にまで影響が出てしまいます。
頭の中で予定を整理できない人は、仕事を完成させるまでにかかる全ての工程を洗い出し、それぞれをいつまでに終わらせるのか、詳細なスケジュールを作成しましょう。この段階で面倒に感じてしまうかもしれませんが、仕事が遅い自覚がある人ほどスケジュール管理が重要となります。最終的な期限も必ず書き込み、その都度チェックできるようにしておきましょう。
まとめ
仕事が遅い人は長時間労働になりやすく、周囲の人からの信頼や評価にマイナス点がついてしまいます。自分の仕事の遅さが嫌になり、自信がなくなってしまうこともあるでしょう。仕事のスピードを改善するためには、本人の意識改革が必要です。仕事をスムーズに終わらせたいなら、今回挙げた改善方法をぜひ参考にしてみてください。
