PMOとは?その役割と仕事の内容について

 2020.05.20  ワークマネジメント オンライン

PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)はプロジェクトを円滑に進めるために重要な役割を果たします。具体的にどのような職種なのか、そもそもPM(プロジェクトマネージャー)だけ配置するのではだめなのかなど、気になる人もいるでしょう。そこでこの記事では、PMOについて概要や役割など、気になる点を解説していきます。

PMOとは?その役割と仕事の内容について

PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)とは

PMOは企業においてプロジェクトマネジメントの支援をおこなう部門を指します。同様の言葉として「PM(プロジェクトマネージャー)」がありますが、この2つは担う業務としては重なるところも多くあるものの、本来の役割はそれぞれ異なる立場と定義されています。

なお、この業務を担う人物は組織の1部門として配置される場合と、プロジェクト内でPMの下部に配置される場合が考えられます。前者の場合は組織全体のプロジェクトをコントロールするのに対し、後者の場合はプロジェクトごとに配置され、その進捗管理を担うのが役目です。なお、後者のような配置をされるのは、システム開発の現場すべてではありません。主に大きな計画が進行する場合に多く、PMだけでは業務目標すべての進捗状況が把握できないときに採用されるケースが主となっています。

通常であればPMがマネジメントや品質管理など、業務を完遂するための陣頭指揮をとるのですが、大規模なものになってしまうと1人ですべてを管理することは難しくなります。このことからも、その仕事を補佐する立場としてPMOが必要なのです。数百人規模の大きなプロジェクトの場合、PMは1人なのに対して、複数人からなるPMOが設置されるという構図が一般的です。

PMOを導入することの良い面に、作業進捗を徹底的に管理できる点や、PM個人の実力に依存しがちなマネジメントをチーム全体で支えられる点が挙げられます。PMだけでは全体に目が届きにくいようなものにおいては、PMOを置くことでリスク分散になるだけでなく、スムーズなプロジェクト進行が期待できるのです。

一方、悪い面として、その役割を担う人が進捗管理のみにこだわりすぎて、そこに携わっているメンバーとのコミュニケーションが疎かになる可能性が挙げられます。また、他の部署への関心がなくなるなどといった点にも気をつけたいところです。厳密にプロジェクト管理を遂行することは良いことですが、そればかりに目がいってしまうとチーム全体の雰囲気が悪くなってしまうことにつながりかねません。メンバーとのコミュニケーションにも意識しながら、全体の潤滑油のようなイメージで業務にあたることが大切です。

この業務に向いているのは、チームのメンバーとコミュニケーションを図るなど、働きやすい環境を作りながら作業スケジュールの管理もできる、責任感のある人物です。また、プログラミング能力や統率能力も必要になります。場合に応じて厳しい指摘をすることも必要ですが、より良い職場の雰囲気を作りつつ、円滑に作業が進むような統率力を持っていることが重要です。そのため、相手のミスを探して叱責するだけのような人物は、全体の士気を下げかねないので適任とはいえません。

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PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)の役割

PMOの役割は多岐にわたります。その中から、プロジェクトの事務的支援・プロジェクトを進めるための環境やルール作り・PMOの運営や管理といった3つの役割について解説していきます。

プロジェクトの事務的支援をする役割

PMOの中で事務的支援をする役割を担うのは「PMOアドミニストレーター」と呼ばれる人たちです。主な業務は、データを集めたり、収集した情報をチーム内に共有したりすることのほかに、書類の作成や管理サポートなど、主に事務作業が挙げられます。事務作業は手間や時間がかかるものも多く、PMが1人でおこなうには負担が大きいものです。取り掛かる業務の規模が大きければ大きいほど、管理しなくてはいけないメンバーの数も多く、また、情報も膨大になってしまう恐れがあります。PMOアドミニストレーターが事務作業を引き受けることで、PMは事務作業に手間や時間を割くことなく、統括業務に注力できるでしょう。

プロジェクトを進めるための環境やルールを作る役割

プロジェクトを進めるための環境やルールを作る役割を担っているのが「PMOエキスパート」です。この担当者はプロジェクト進行のために、さまざまな要素の定着化や標準化などをおこないます。

具体的な業務内容としては、各種プロセスの策定や改善をおこなう「プロセス分析業務」をはじめ、情報収集をする方法の確立やプロジェクトパフォーマンス情報の可視化などをおこなう「情報分析」、ツールの開発や改善をおこなう「ツール分析」、このほかにもプロジェクト利害関係者のニーズの収集やツールへの反映をおこなう「ビジネス分析」などが挙げられるでしょう。また、プロジェクトマネジメントにまつわる教育やメンバーへのメンタリングなどの「人材開発」もおこないます。

PMOエキスパートはPMOの業務の中でも幅広い業務を担当します。そのため、経験と知識が備わっている人物が適任といえます。プロジェクトマネジメントの経験が豊富な人物を配置することで、より円滑なサポートができるでしょう。

PMOの運営や管理に関わる役割

PMOの運営や管理に関わる役割を担っているのが「PMOマネージャー」です。PMOマネージャーはPMO全体をまとめる存在といえるでしょう。PMOの組織戦略や計画をたてるほか、メンバーの教育をしたり、業務環境を整えたりするなど、PMOを管理するマネジメント業務全般をおこないます。大規模プロジェクトであれば複数人配置されるため、PMOも1つの組織・部門と考えられています。

PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)の仕事内容

PMOの役割紹介では、それぞれのPMOが担当する仕事の大枠を解説しました。さらに細かな内容について解説します。紹介する以外にも仕事内容は多岐にわたりますが、書類の作成・情報の分析や共有・品質や進捗の管理・メンバーの教育や管理の4つをピックアップします。

書類の作成

業務を進めるうえで必要になる書類の作成では、進捗状況を報告する会議や、何か問題が起きたときの会議など、各種会議の資料や議事録をはじめとしたプロジェクトに関する文書を作ります。会議での議題や、その会議で決まった方針などを分かるように文書として残しておくことで、メンバー間で情報共有ができるだけでなく、決定事項や経過などを記録として保管できます。

情報の分析や共有

情報の分析や共有では、データを含む、プロジェクトに関する情報を分析したり共有したりするのが仕事です。たとえば、プロジェクト利害関係者の要求やニーズを把握し、それを分析することで、今後の開発に役立てられるでしょう。何が求められているのか、求められているものを実現させるにはどうすれば良いのかなど、あらゆる情報を収集し分析することで製品作りに生かしていけるのです。

品質や進捗の管理

品質や進捗の管理では、品質に問題がないか、また、作業が計画通りに進んでいるかどうかをチェック・管理していきます。納期には期限が設けられているので、それまでに作業を終わらせることが重要なポイントになります。計画通りに進んでいない作業があれば、全体の作業スケジュールを遅らせてしまうことにもつながりかねません。取り返しのつかない事態になる前に、定期的にチェックして、対応する必要があるのです。また、品質も一定を保たなくてはいけません。顧客に満足してもらえるような品質かどうかをしっかり確認しつつ、作業全体を管理していきます。

メンバーの教育や管理

関係者に対してツールも含むプロジェクト全体に関する教育をしたり、勤怠や稼働の管理をしたりします。より良い職場を作るためにも、しっかりと教育をして、活躍できる人材を育てていかなくてはいけません。放っておくことで成長するものではないので、適切な指導をおこなうことが必要です。また、勤怠や稼働の管理もPMOの重要な仕事といえるでしょう。稼働時間は適切かどうかをチェックするほか、プロジェクト従事者のメンタルケアにも気を配ることが求められます。

まとめ

PMOの仕事内容は多岐にわたり、大規模なプロジェクトを進めていくうえで計画通りに作業を遂行するための重要な役割を果たしています。コミュニケーション能力やマネジメント能力のある人物を配置することで、より良い成果を出せるでしょう。

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