社内コミュニケーションを活性化させる方法11選

 2020.04.02  ワークマネジメント オンライン

目の前の業務を優先し続けていると、社内コミュニケーションの改善にまで手が回らないかもしれません。しかし、活発な社内コミュニケーションは企業の生産性をアップさせるなどメリットが多いものです。この記事では、社内コミュニケーションの活性化による具体的なメリットや、活性化するのに適した11の方法を紹介します。

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社内コミュニケーションの活性化が生むメリットとは

企業において、仕事は一人の力で成り立つものではありません。いくつかの部署・職種の社員が互いに連携し合いおこなわれます。企業の活動を円滑に進めるためには、社員同士の連携(社内コミュニケーション)が必須です。ここでいう社内コミュニケーションとは、ミーティングや業務連絡をはじめ業務外の会話や交流も含まれます。

社内コミュニケーションを活性化することによって、職場に様々な良い影響がもたらされます。それでは具体的にどんなメリットがあるでしょうか。ここでは考えられる主なメリットを紹介します。

なお、ここであげるメリットは一般的な例であり、必ずしもそうなるという保証をするものではないことにご注意ください。

生産性が上がる

社員同士の連携がスムーズにおこなわれるようになると、互いに情報共有しようとする意識が高まります。「これは彼に聞けばわかるのではないか」「このことを彼女に教えておけば役立つだろう」といった風に社員が考えるようになり、それによって課題解決が円滑に進み生産性の向上につながります。

また社内で適切に連携がおこなわれる環境が整えば、自分一人では困難な業務がある際に、無理に抱え込んだりせずに、すんなりと同僚や先輩に依頼しやすくなるでしょう。一つの作業にかかる時間はぐっと縮まり、速やかに次の作業に取り掛かることができます。このように社内の他のメンバーに力を借りやすい環境づくりを進めることも、生産性向上の一端を担うことになるのです。

一体感が生まれる

社員同士の連携が円滑におこなわれるようになると、認識や目的の共有が促進され、社内に一体感が生まれます。結果、普段は異なる仕事をするそれぞれの部署にも協調が生まれ、必要に応じて互いにフォローし合えるようになるのです。普段の業務では互いに関わる部分は少なくても、シナジーを生み出せるポイントを発見し、協力して一緒のプロジェクトを立ち上げることもありえます。

また社内に一体感が生まれると、それまでばらばらだった顧客対応の考え方を合わせようという雰囲気が高まるのもメリットです。これにより、コンプライアンス意識の向上にもつながります。

離職抑制につながる

人材不足は、多くの企業にとって大きな問題となっています。そのため、離職の抑制は、全企業において喫緊の課題です。社員が退職してしまう理由は様々ですが、なかでも人間関係の悩みや不安を理由にする退職者は一定数います。

社内コミュニケーションがきちんととれている職場では、抱えている悩みや不安を同僚や上司に相談しやすくなります。一方で上司側も部下や同僚の精神状態も把握しやすくなるので、その時々に合った適切なフォローをおこないやすいです。結果、離職の抑制を期待できるのです。

また社内で良好な人間関係を構築できれば、やむを得ない理由で社員が退社しても再び戻ってきてくれる可能性も高まります。また独立しても、パートナーなどとして互いに協力できる関係を築けることもあるでしょう。

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社内コミュニケーションを活性化させる方法11選

社内コミュニケーションの活性化は様々なメリットをもたらしますが、実際にはどうすれば活性化がはかれるのでしょうか。ここでは特に効果が高いと想定される方法を、10個選んで紹介します。

働き方管理ツールを導入する

リモートワークなどが盛んに行われる現代社会において、業務を円滑に行うことが重要になっています。そのためにAsanaなどの働き方を管理するツールを導入することで、社員のコミュニケーションやコラボレーションが活性化されます。

食堂やカフェを設置する

社員食堂のように一緒に食事をしたり休憩をとれたりする場所があれば、社員同士の連携や情報共有がすすみやすくなります。予算がないなど社員食堂の設置が困難なようなら、既存の休憩スペースに置き菓子やコーヒーメーカー、簡易的なドリンクバーを設置するだけでもよいでしょう。なにも社員食堂を作らなくても、社員の満足につながる飲食のスペースができれば、自然と会話も生まれるものです。

サークルや部活をつくる

同じ趣味を持つ者同士を集めてサークルや部活動を作るのも1つの手です。サークル・部活動への参加によって、それまでつながりがなかった他部署との関係性が育まれます。結果、普段の業務でも互いに協力関係が築きやすくなるわけです。

ただ、業務時間外に時間を割く必要があるため、定着しにくい場合もあります。その対策として、会社が部活動の費用の一部を負担するなど、部員のやる気を引き出す仕組みを用意すると効果的です。

イベントをおこなう

社員旅行・運動会などのレクリエーションを計画することは、いつもの職場ではみられない社員の意外な一面を知れるなど、社員同士の距離を縮めるのに役立ちます。

実際ランチ会やゲーム大会など、多種多様なイベントを企画する企業は多いです。このようなイベントでは、普段の業務では顔を合わせることがない重役・役員が社員と交流する貴重な機会にもなります。

なお、一度に全社員を集めるのが難しい場合には、イベントごとに参加者を振り分けておこなうのもよいでしょう。まずは出来るところから、小規模なイベントを計画することをおすすめします。

研修をおこなう

社内研修の取り組みも、コミュニケーションの活性化には有効です。その際、マネジメント研修のような重めのものではなく、誰もが互いに意見を出し合えるような、より自由な雰囲気の研修を計画できるといいでしょう。社内研修の内容次第では、個人のスキルアップにもつながる上、現場だけでは生まれないような業務効率を上げるアイデアが、社員からもたらされることもあります。

デスクをフリーにする

職場で社員ごとにデスクを固定化せずに、毎日自由に選んで座ってもらうことを「フリーアドレス制度」と言います。フリーアドレス制度は多くの企業に注目されており、有名な大手の企業の中にも採用するところは多いです。デスクのフリー化によって、部署や役職にかかわらず、社内にいる様々な社員と接する機会を作れるようになります。

面談の機会をつくる

上司と部下が1対1でおこなう面談・ミーティングのことを1on1と呼び、多くの企業が採用しています。目標管理や業務の進捗状況の管理などのためにおこなわれるケースがほとんどですが、部下から上司への単なる報告会になってしまっては意味をなしません。コミュニケーションの活性化を目的にするなら、部下の成長を促せるようなフィードバックが必要です。また1対1であれば、普段の業務の場では話せない込み入った内容も話しやすくなるでしょう。このように、1on1は上司と部下の関係性を強めることができる大切な機会なのです。

また直属の上司・部下間だけでなく、部署や職種の垣根を越えた別の管理職との「ナナメ面談」を実施する企業もあります。これによって直属の上司には言えない悩みを話せたり、いつもとは違う視点でのアドバイスを得られたりするため、社員にとっても新鮮な刺激になるでしょう。またナナメ面談により、他部署・多職種間が連携するきっかけにもります。

社内報を作成する

社内報とは社内での出来事や、会社が社員に伝えたい事柄を周知するための社内広報ツールです。以前は冊子形態のものが多くありましたが、最近ではウェブ媒体やメルマガのような形式の社内報も増えています。

会社が大きくなればなるほど、他部署のことを知る機会が減るため、社内報で情報共有するのは有効です。また、趣味の話などプライベートの記事を社員に投稿してもらえば、普段は面識のない者同士でも交流のきっかけが作れます。社内報に経営者の考えていることを掲載すれば、会社の方針と社員の意識のズレを緩和できるでしょう。

コミュニケーションツールを導入する

外部の不特定多数に発信できるTwitter・FacebookのようなSNSではなく、社内に限定された社内用SNSなどを導入することで、社内におけるコミュニケーションを活性させられます。

企業のなかには業務上の連絡だけでなく、プライベートな投稿も許可することによって利用率を高める動きもあります。業務で使っているメールと異なり、あまり堅苦しくならず、普段日常的に使うSNSのように気軽に対話できるだけでも社内SNSを利用する価値はあるでしょう。

また個人的に利用しているLINEなどのSNSでは、同僚や上司などとの共有を避ける社員もいます。このような場合も、社内SNSを導入することで対応可能です。

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社内通貨を導入する

社内通貨とは、社内で利用できるポイントシステムのことです。社員が各自通貨を保有し、同僚に助けてもらった際に通貨を贈り合ったり、ナレッジを共有することで通貨がもらえたりします。そのように貯めた通貨は、様々なギフトに変えて受け取ることが可能です。

社内通貨の導入によって、今まで以上に上司が部下を細かくチェックしたり、社内で感謝を伝え合うきっかけになったりもします。また言葉だけにとどまらず、自分の行動で欲しいギフトを手に入れることができるので、モチベーションアップにもつながり、コミュニケーションの活性化にもなるわけです。

社内通貨を導入する方法として、市販のアプリやサービスの活用があげられます。導入コストがかかるものの、お互いに称え合う習慣が根付くという効果が得られるでしょう。

社内公募制度を導入する

社内公募制度とは人事異動制度の1つで、会社が人材を募集する部署や仕事の要項を開示した上で、社員を公募する制度のことです。会社の命令によっておこなわれる従来の人事異動と異なり、社員側の応募で異動がおこなわれます。

希望する仕事に挑戦できる可能性が生まれるため、社員のモチベーションアップになるのはもちろんのこと、経営陣と社員のコミュニケーションをはかるきっかけにもなります。また人材の流動性を高めて、社内の活性化をはかることも可能です。

まとめ

社内コミュニケーションの活性化は、企業の生産性アップや社内の一体感の向上、離職率の低下といったメリットをもたらします。活性化の方法は、食堂・カフェの設置やイベントの企画など様々考えられるため、社に適した方法をできるところから試してみてはいかがでしょうか。

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