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円滑なコミュニケーションで人間関係が変わる!明日から使える実践テクニック完全ガイド

職場の人間関係や仕事の進め方に悩んでいませんか?その原因は、コミュニケーションの取り方にあるかもしれません。円滑なコミュニケーションは特別な才能ではなく、正しい知識と実践で誰でも身につけられるスキルです。この記事では、その具体的な方法を初心者にも分かりやすく網羅的に解説します。

この記事でわかること
・コミュニケーション能力が現代で重要視される理由
・会話がうまくいかない心理的な原因とNG行動
・明日から使える6つの具体的な実践スキル
・職場やリモートなどシーン別のコミュニケーションのコツ
・組織のコミュニケーションを活性化させる環境づくり

本記事を読めば、あなたの人間関係は劇的に改善し、仕事もスムーズに進むようになるでしょう。

職場での円滑なコミュニケーションを図るポイントとは?

そもそも円滑なコミュニケーションとは?

「円滑なコミュニケーション」と聞いて、あなたはどのような状態を思い浮かべるでしょうか。単に「話がうまい」「おしゃべりが得意」ということだけではありません。円滑なコミュニケーションとは、情報、意思、そして感情を正確に伝え合い、お互いの理解を深め、良好な人間関係を築くための双方向のプロセス全体を指します。

これはよく「会話のキャッチボール」に例えられます。一方がただボールを投げるだけでなく、相手が受け取りやすいように配慮して投げ、相手もそれをしっかりと受け止めて投げ返す。この思いやりのあるやり取りがあって初めて、コミュニケーションは円滑に進みます。言葉による「言語コミュニケーション」はもちろんのこと、表情や声のトーン、姿勢、ジェスチャーといった「非言語コミュニケーション」も、このキャッチボールを成功させるための重要な要素です。

なぜ今、コミュニケーション能力が重要視されるのか?

現代社会において、コミュニケーション能力は、プライベートな人間関係を豊かにするだけでなく、特にビジネスシーンで成果を出すための必須スキルとして、その重要性を増しています。なぜ今、これほどまでにコミュニケーション能力が求められるのでしょうか。その背景には、私たちの働き方や社会環境の大きな変化があります。

第一に、リモートワークやハイブリッドワークといった働き方の多様化です。オフィスで顔を合わせる機会が減り、チャットやメールなどテキストでのやり取りが増えたことで、言葉の裏にある意図や感情が伝わりにくくなりました。意識的にコミュニケーションの質と量を担保しなければ、ささいな認識のズレが大きな問題に発展しかねないのです。

第二に、ビジネス環境の急速な変化が挙げられます。市場や顧客のニーズが目まぐるしく変わる「VUCAの時代」において、企業が生き残るためには迅速な意思決定と柔軟な対応が不可欠です。部署や役職の垣根を越えたスムーズな情報共有や活発な意見交換は、企業の競争力そのものを左右します。

第三に、人材の多様化(ダイバーシティ)と流動化です。終身雇用が当たり前ではなくなり、年齢、性別、国籍、価値観など、多様なバックグラウンドを持つ人々が同じチームで働くことが一般的になりました。互いを尊重し、個々の強みを最大限に活かしてチームとして成果を出すためには、円滑なコミュニケーションによる信頼関係の構築がすべての土台となります。

コミュニケーション不足がもたらすデメリット

では、もしコミュニケーションが不足したり、うまくいかなかったりすると、具体的にどのような問題が起こるのでしょうか。その影響は、個人のストレスや業務効率の低下にとどまらず、組織全体の生産性や成長をも阻害する深刻なものになり得ます。

実際に、ProFuture株式会社のHR総研が実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート」では、人事担当者の9割以上が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と考えていることが明らかになっており、多くの企業が課題として認識しています。コミュニケーション不足が引き起こす主なデメリットを、個人と組織の視点から下の表にまとめました。

対象 コミュニケーション不足がもたらす具体的なデメリット
個人
  • 業務効率の低下(手戻りや確認作業の増加、ミスの発生)
  • 心理的ストレスの増大(気軽に相談できず一人で抱え込む、孤立感)
  • モチベーションの低下、仕事への意欲喪失
  • 成長機会の損失(有益なフィードバックやアドバイスを得られない)
組織
  • チーム全体の生産性低下、プロジェクトの遅延
  • 人間関係の悪化、ハラスメントの温床化
  • イノベーションの停滞(自由な意見交換がなく、新しいアイデアが生まれない)
  • 従業員エンゲージメントの低下、優秀な人材の離職

例えば、「報告・連絡・相談(報連相)」が滞った結果、個人の小さなミスがチーム全体を巻き込む大きなトラブルに発展するケースは後を絶ちません。また、「言わなくてもわかるだろう」という思い込みや、逆に「こんなことを聞いたら迷惑かもしれない」という遠慮が、徐々に心の距離を広げ、職場の雰囲気を悪化させる原因にもなります。これらのデメリットは互いに関連し合っており、放置すればするほど、個人にとっても組織にとっても深刻な問題へとつながっていくのです。

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あなたのコミュニケーションは大丈夫?うまくいかない原因を探る

「自分はコミュニケーションが得意な方ではない」と感じていたり、「なぜか会話が続かない」「相手を怒らせるつもりはなかったのに…」と悩んだりした経験はありませんか?円滑なコミュニケーションを目指す上で、まず大切なのは自分自身のコミュニケーションの癖や課題を客観的に把握することです。自分では気づいていない心理的な壁や、無意識の行動が、相手との間に見えない溝を作っているのかもしれません。この章では、コミュニケーションがうまくいかない根本的な原因を探り、改善への第一歩を踏み出します。

心理的なブロックが会話を妨げていませんか?

会話が弾まない、人と話すのが億劫に感じる…。その原因は、話し方のスキル不足だけでなく、あなたの心の中にある「メンタルブロック」かもしれません。無意識のうちに自分自身にかけている制限が、自然な対話を妨げているのです。以下に挙げる項目に、心当たりがないかチェックしてみましょう。

  • 完璧主義の罠:「うまく話さなければ」「面白いことを言わなければ」「相手を納得させなければ」といったプレッシャーを感じていませんか?完璧を求めるあまり、言葉を選ぶのに時間がかかりすぎたり、失敗を恐れて発言できなかったりします。
  • 失敗への過度な恐怖:「変に思われたらどうしよう」「間違ったことを言ったら恥ずかしい」という不安が強いと、会話に臆病になります。過去の失敗体験がトラウマとなり、発言そのものを避けるようになってしまうケースも少なくありません。
  • 自己肯定感の低さ:「自分の意見には価値がない」「どうせ誰も自分の話に興味ない」といった思い込みはありませんか?自分に自信が持てないと、声が小さくなったり、相手の顔色をうかがいすぎたりして、堂々としたコミュニケーションが取れなくなります。
  • 他者への不信感・苦手意識:「この人は苦手だ」「きっとわかってくれない」という先入観があると、心を閉ざしてしまいがちです。相手に対するネガティブな感情が、表情や態度に表れ、会話がぎこちないものになります。
  • 過剰な承認欲求:「嫌われたくない」「よく見られたい」という気持ちが強すぎると、自分の本音を抑え、相手に合わせすぎた発言ばかりになります。その結果、当たり障りのない会話に終始し、深い関係性を築くことが難しくなります。

これらの心理的なブロックは、一つだけでなく複数絡み合っていることもあります。まずは「自分にはこういう傾向があるかもしれない」と自覚することが、変化の始まりです。無理に克服しようと焦る必要はありません。自分の心を理解し、少しずつその呪縛を解いていきましょう。

無意識にやってしまうNG行動とは?

自分では悪気なく、むしろ良かれと思って取った行動が、相手に不快感を与え、コミュニケーションの障害となっていることがあります。ここでは、多くの人が無意識にやってしまいがちな「話し手」と「聞き手」それぞれのNG行動を具体的に見ていきましょう。

あなたの普段の会話を振り返りながら、当てはまるものがないか確認してみてください。

分類 具体的なNG行動 相手に与える印象やデメリット
話し手 一方的に話し続ける 相手が意見を言う隙を与えず、自己中心的な印象を与えます。会話のキャッチボールが成立しません。
話し手 結論がなく、話が回りくどい 「結局何が言いたいのだろう?」と相手を混乱させ、ストレスを与えます。重要な情報が伝わりにくくなります。
話し手 愚痴・不満・批判ばかり話す 聞いている側は気分が滅入り、エネルギーを奪われます。「この人と話すと疲れる」と思われ、避けられる原因になります。
話し手 自慢話やマウンティング 相手に劣等感を与えたり、不快にさせたりします。尊敬されるどころか、反感を買うことがほとんどです。
聞き手 相手の話を遮る・食い気味に話す 「あなたの話は聞きたくない」というメッセージとして伝わります。相手は話す意欲を失い、深く傷つくこともあります。
聞き手 スマートフォンを見ながら聞く 「あなたに関心がない」という最も分かりやすいサインです。相手を軽んじていると見なされ、信頼関係を大きく損ないます。
聞き手 すぐに否定から入る(「でも」「しかし」「それは違う」) 相手は自分の意見や感情を拒絶されたと感じます。たとえ正論であっても、まず相手を受け入れる姿勢がなければ、心を開いてはくれません。
聞き手 安易なアドバイスや自分の話へのすり替え 相手はただ共感してほしいだけかもしれません。求められてもいないアドバイスや、「わかる!私もね…」と自分の話にすり替える行為は、相手の話を奪うことになります。
共通 腕を組む、貧乏ゆすり、無表情 言葉以上に雄弁に、拒絶・退屈・怒りといったネガティブな感情を伝えてしまいます。いくら丁寧な言葉を使っても、態度が伴わなければ意味がありません。

これらのNG行動は、多くの場合、悪意からではなく「早く解決してあげたい」「自分の知識を役立てたい」といった善意や、単なる癖から生じます。しかし、受け取る側がどう感じるかがコミュニケーションの鍵です。もし一つでも当てはまるものがあれば、次の章で紹介する具体的なテクニックを実践し、意識的に改善していくことが、円滑な人間関係を築くための近道となるでしょう。

【個人で実践】円滑なコミュニケーションを実現する6つの基本スキル

円滑なコミュニケーションは、天性の才能ではありません。実は、いくつかの基本的なスキルを意識し、実践することで誰でも向上させることができます。ここでは、明日からすぐに使える6つの基本スキルを、具体的なテクニックとともに詳しく解説します。まずはできそうなものから一つずつ試して、人間関係の変化を実感してみてください。

スキル1:会話のきっかけはどう作る?話題の準備と切り出し方

「何を話せばいいか分からない」という悩みは、コミュニケーションの第一関門です。特に、雑談が苦手な方は、会話のきっかけ作りでつまずきがちです。しかし、事前に少し準備をしておくだけで、驚くほどスムーズに会話を始められます。1日に1〜2つ、話のネタをストックしておく習慣をつけましょう。

どのような話題を用意すればよいか、相手やシーンに合わせて使い分けられるように、いくつか引き出しを持っておくと安心です。以下に話題の例をまとめました。

カテゴリ 話題の例 ポイント
ライトな話題 天気、季節のイベント、最近見たテレビ番組や映画、好きな食べ物、週末の過ごし方、趣味 相手を選ばず、誰とでも話しやすい。ただし、プライベートに踏み込みすぎないように注意。
ビジネス・時事 業界の最新ニュース、最近の経済動向、話題の新技術、仕事で役立つツールや書籍 ビジネスシーンで知的な印象を与えられる。相手の興味関心を見極めることが重要。
共通の話題 会社の周辺のランチ情報、社内イベント、共通の知人(ポジティブな話題に限る)、業務の進捗 職場など、同じコミュニティに属する相手との一体感を生みやすい。

話題を準備したら、次は切り出し方です。唐突に話を始めるのではなく、「そういえば、〇〇さん」「少しよろしいですか?」と相手への配慮を見せると丁寧な印象になります。「最近、急に暖かくなりましたね」「今日の〇〇のニュース、ご覧になりましたか?」など、相手が「はい/いいえ」で答えやすい質問から始めると、会話のキャッチボールが生まれやすくなります。

スキル2:誤解されない伝え方とは?分かりやすい話し方のコツ

自分の意図が正しく伝わらず、誤解されたり、相手を不快にさせてしまったりした経験はありませんか?円滑なコミュニケーションにおいて、「何を伝えるか」と同じくらい「どう伝えるか」が重要です。ここでは、論理的で分かりやすい話し方のフレームワークと、相手への配慮を示す言葉遣いを紹介します。

PREP法で論理的に伝える

PREP(プレップ)法は、特にビジネスシーンでの報告・連絡・相談において非常に有効な伝え方のフレームワークです。以下の順番で話すことで、聞き手は要点を素早く理解し、話の全体像を把握しやすくなります。

  • P (Point):結論・要点
  • R (Reason):理由
  • E (Example):具体例・事例
  • P (Point):結論・要点の再確認

例えば、業務改善の提案をする場合、次のように応用できます。

【PREP法を使った会話例】
(P:結論)「〇〇の業務について、新しいツールAの導入を提案します」
(R:理由)「なぜなら、現状の手作業では毎月約10時間かかっており、入力ミスも発生しているからです。ツールAを使えば、この作業を自動化できます」
(E:具体例)「実際に、先月私がテスト導入したところ、作業時間が2時間に短縮され、ミスもゼロになりました。こちらがその時のデータです」
(P:結論)「つきましては、チーム全体でのツールAの導入をご検討いただけないでしょうか」

このようにPREP法を意識するだけで、あなたの話は格段に分かりやすくなります。

クッション言葉を効果的に使う

クッション言葉は、本題に入る前に添えることで、言葉の印象を和らげる潤滑油のような役割を果たします。特に、相手に何かを依頼したり、反対意見を述べたり、断ったりする際に効果的です。使うのと使わないのとでは、相手が受ける印象が大きく変わります。

状況に応じて使い分けられるように、いくつかのパターンを覚えておきましょう。

目的 クッション言葉の例
お願い・依頼するとき 「恐れ入りますが」「お忙しいところ申し訳ありませんが」「もしよろしければ」
断るとき・否定的な意見を言うとき 「大変申し上げにくいのですが」「せっかくですが」「あいにくですが」
意見・反論を述べるとき 「おっしゃることは分かりますが」「差し支えなければ、私の意見もよろしいでしょうか」
尋ねるとき 「失礼ですが」「もしご存知でしたら教えていただきたいのですが」

これらの言葉を自然に使えるようになると、相手への配慮が伝わり、良好な関係を保ちながら自分の意見を伝えられるようになります。

スキル3:「聞き上手」になるための傾聴スキルを身につけよう

コミュニケーションというと「上手に話すこと」に意識が向きがちですが、実は「上手に聞くこと」こそが、円滑なコミュニケーションの鍵を握っています。人は、自分の話を真剣に聞いてくれる相手に心を開き、信頼を寄せるものです。「聞き上手」になるための「傾聴」のスキルを身につけましょう。

相づち・うなずき・共感の重要性

相手が話している間、ただ黙って聞いているだけでは「本当に聞いているのかな?」と不安にさせてしまいます。適切な相づちやうなずきは、「あなたの話をしっかり聞いていますよ」というサインになります。

  • 相づち:「はい」「ええ」だけでなく、「なるほど!」「そうなんですね!」「すごいですね!」など、感情を乗せたバリエーションを持つと、会話が活性化します。
  • うなずき:相手の話すリズムに合わせて、深くうなずいたり、軽くうなずいたりすることで、理解度や関心の高さを示せます。
  • 共感:相手の言葉を繰り返す「オウム返し」も有効です。「〇〇で大変だったんですね」と、相手の感情に寄り添う言葉を添えることで、「この人は自分のことを分かってくれる」という安心感を与えられます。

相手がもっと話したくなる質問の仕方とは?

聞き上手な人は、質問の仕方も巧みです。質問には大きく分けて2種類あり、これを使い分けることで会話をコントロールし、相手からより多くの情報を引き出すことができます。

  • クローズドクエスチョン(閉じた質問):「はい/いいえ」や、短い単語で答えられる質問です。「〇〇は好きですか?」「もう昼食は済みましたか?」など。会話の序盤や、事実確認をしたいときに有効です。
  • オープンクエスチョン(開いた質問):「5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)」を使い、相手が自由に答えられる質問です。「なぜそう思われたのですか?」「週末はどのように過ごされたのですか?」など。相手の考えや感情を深く知りたいときに有効です。

会話の最初はクローズドクエスチョンでテンポよくキャッチボールを始め、相手が話し始めたらオープンクエスチョンで話を広げ、深掘りしていくのが理想的な流れです。

スキル4:相手への関心が関係を深める?褒め方・感謝の伝え方

相手の長所や良い行動に気づき、それを言葉にして伝えることは、関係を深めるための非常に強力な手段です。人は誰でも、自分を認め、評価してくれる人に対して好感を持ちます。日頃から相手に関心を持ち、褒め言葉や感謝の言葉を積極的に伝えましょう。

ただし、ただ「すごいですね」と言うだけでは、お世辞だと思われてしまう可能性もあります。効果的な褒め方・感謝の伝え方にはコツがあります。

    • 具体的に伝える:「今日のプレゼン、素晴らしかったです」よりも、「今日のプレゼン、特に〇〇のデータを使った説明が非常に分かりやすくて、説得力がありました」と具体的に伝えることで、真剣に見ていたことが伝わります。
    • プロセスや努力を褒める:結果だけでなく、「この資料を作るために、遅くまで準備されていましたよね。お疲れ様です」と、そこに至るまでの過程に目を向けることで、相手は「自分の頑張りを分かってくれている」と感じます。
    • 感謝に一言添える:「ありがとうございます」だけでなく、「〇〇さんに手伝ってもらえて、本当に助かりました。ありがとうございます」と、何に対して感謝しているのかを添えるだけで、気持ちの伝わり方が大きく変わります。

スキル5:自己開示で心の距離を縮める方法とは?

相手の話を聞くだけでなく、適度に自分の話をすることも、親密な関係を築く上では欠かせません。これを心理学では「自己開示」と呼びます。自分のプライベートな情報や考えを話すことで、相手も「自分も話していいんだ」と感じ、心を開きやすくなる「自己開示の返報性」という効果が期待できます。

完璧に見える上司が「実は新人時代にこんな失敗をしてね…」と話してくれたら、親近感が湧き、自分も失敗を相談しやすくなるのではないでしょうか。このように、少し自分の弱みや失敗談を話すことは、相手との心理的な距離を縮めるのに非常に効果的です。

ただし、自己開示は内容とバランスが重要です。いきなり重すぎる話や自慢話ばかりすると、相手を困惑させてしまいます。まずは趣味や好きな食べ物、出身地といったライトな話題から始め、相手の反応を見ながら少しずつ開示のレベルを調整していくのが良いでしょう。

スキル6:言葉だけじゃない?非言語コミュニケーションの役割

コミュニケーションは、話す言葉(言語情報)だけで成り立っているのではありません。表情、視線、声のトーン、ジェスチャー、姿勢といった「非言語情報」も、相手に与える印象を大きく左右します。

心理学者のアルバート・メラビアンが行った研究では、感情を伝えるコミュニケーションにおいて、言語情報が7%、聴覚情報(声のトーンや大きさ)が38%、視覚情報(表情や態度)が55%の影響を与えるという結果が示されました。これは限定的な状況下での法則ですが、言葉以外の要素がいかに重要かを示唆しています。(参考:東京大学大学院情報学環・学際情報学府「コミュニケーションの3要素」

例えば、いくら「ありがとうございます」と丁寧な言葉を使っても、無表情で相手の目も見ずに言われたら、感謝の気持ちは伝わりにくいでしょう。逆に、言葉は少なくても、笑顔でしっかりと相手の目を見てうなずくだけで、好意や関心は伝わります。

円滑なコミュニケーションを目指すなら、自分が話したり聞いたりしているときの表情や態度にも意識を向けてみましょう。

  • 表情:口角を少し上げるだけでも、明るく親しみやすい印象になります。
  • 視線:相手の目を見て話すことは、誠実さや関心を示す基本です。
  • 声のトーン:話の内容に合わせて、声のトーンや大きさを変えることで、感情が伝わりやすくなります。
  • 姿勢:腕を組んだり、ふんぞり返ったりする姿勢は、相手に威圧感や拒絶の印象を与えがちです。少し前のめりの姿勢は、関心があるサインと受け取られます。

これらの非言語コミュニケーションを意識的にコントロールすることで、あなたのメッセージはより正確に、そして豊かに相手に伝わるはずです。

【シーン別】円滑なコミュニケーションのポイント

これまで解説してきた基本スキルは、どのような相手や状況でも役立つ土台となります。しかし、コミュニケーションは相手や状況によって最適な形が異なります。ここでは特に多くの人が悩みがちな「職場」と「オンライン」という2つのシーンに絞り、より具体的で実践的なポイントを解説します。

職場で活かすには?上司・部下・同僚との関わり方

職場は、友人や家族とは異なる、特有の人間関係が存在する場所です。上司、部下、同僚といった立場によって、求められる役割や振る舞いが変わります。それぞれの立場に応じたコミュニケーションのコツを掴むことで、職場の人間関係は驚くほどスムーズになり、仕事の生産性向上にも繋がります。

ここでは、相手別に意識すべきポイントと具体的な言動例を表にまとめました。明日からの行動の参考にしてみてください。

相手 意識すべきポイント 具体的な言動例
上司

報告・連絡・相談(報連相)の徹底と、相手の時間への配慮が鍵です。上司はチーム全体の状況を把握し、重要な意思決定を行う立場にあります。そのため、簡潔で分かりやすい情報提供が求められます。不明点を放置して後で大きな手戻りが発生したり、悪い報告をためらって事態が悪化したりするのは避けなければなりません。

  • 相談や質問をする際は、「今、5分ほどよろしいでしょうか?」と相手の都合を確認する。
  • 報告は結論から先に伝え、次に理由、具体例、最後に結論を繰り返すPREP法を意識しましょう。(例:「〇〇の件、無事完了しました。理由は〜」)
  • 進捗報告はこまめに行い、特に問題が発生した際は速やかに伝える。「実は〇〇で問題が発生しており、A案とB案を考えているのですが、ご意見をいただけますでしょうか」と、自分なりの解決策も提示するとより良いでしょう。
部下

指示の明確化と、部下が安心して発言できる「心理的安全性」の確保が重要です。上司からの指示が曖昧だと、部下は何をすべきか分からず、不安になったり、意図と違う方向に進んでしまったりします。また、高圧的な態度や話を聞かない姿勢は、部下が相談や報告をためらう原因となり、チーム全体のパフォーマンス低下に直結します。

  • 指示を出す際は、「誰が」「何を」「いつまでに」「なぜ」「どのように」行うのか(5W1H)を明確に伝える。
  • 部下の話に真摯に耳を傾け、途中で遮らず最後まで聞く(傾聴)。「なるほど、そう考えているんだね」と一度受け止める姿勢を見せる。
  • フィードバックは、人格ではなく具体的な行動に対して行いましょう。「いつも仕事が遅い」ではなく、「この資料作成、次回は〇日までに仕上げられるように、途中で一度進捗を見せてくれるかな?」のように伝えます。
  • 1on1ミーティングなどを定期的に行い、業務の悩みだけでなくキャリアの相談など、部下が話せる場を作る。
同僚

対等な立場だからこそ、互いへの尊重(リスペクト)と協力の姿勢が不可欠です。日頃から情報共有を密にし、困ったときには助け合う関係を築くことで、チームワークが向上し、より大きな成果を生み出すことができます。「ありがとう」という感謝の言葉や、相手の貢献を認める一言が、良好な関係の潤滑油になります。

  • 自分の業務に関連する有益な情報があれば、積極的に共有する。「この前の会議の件、参考になりそうな資料を見つけたので共有しますね」
  • 相手が忙しそうにしていたら、「何か手伝えることはありますか?」と声をかける。
  • 手伝ってもらったり、教えてもらったりした際は、些細なことでも「助かりました、ありがとうございます!」と具体的に感謝を伝えましょう。
  • 意見が対立した際は、感情的にならず「〇〇という目標は同じだと思うので、どうすれば両方の懸念を解消できるか考えてみませんか?」と、共通の目的に立ち返ることを提案する。

リモートワークやオンラインでの注意点は?

リモートワークの普及により、チャットやビデオ会議といったオンラインでのコミュニケーションが当たり前になりました。しかし、オンラインでは対面と比べて表情や声のトーン、場の空気といった非言語情報が伝わりにくく、意図しない誤解やすれ違いが生じやすくなります。

オンラインの特性を理解し、対面以上に丁寧で分かりやすいコミュニケーションを心がけることが、円滑な関係を築く上で非常に重要です。

テキストコミュニケーション(チャット・メール)のポイント

文章だけのやり取りは、感情が伝わりにくく、冷たい印象を与えてしまうことがあります。以下の点を意識して、誤解のないスムーズな意思疎通を目指しましょう。

  • 結論を先に書く:「〇〇の件、承認をお願いします。」のように、まず用件を明確に伝え、その後に詳細を記述します。
  • 適度に絵文字や感嘆符を使う:「承知しました!」「ありがとうございます😊」のように、ポジティブな感情を表現することで、文章が柔らかい印象になります。ただし、相手や会社の文化に合わせて使い分ける配慮も必要です。
  • 曖昧な表現を避ける:「なるべく早く」「適当に」といった表現は人によって解釈が異なります。「〇月〇日の15時までにお願いします」「A案の方向性で進めてください」など、具体的な日時や内容を明記しましょう。
  • 長文は箇条書きを活用する:伝えたいことが多い場合は、だらだらと文章を続けるのではなく、箇条書きで整理すると相手が内容を理解しやすくなります。

オンライン会議(ビデオ会議)のポイント

ビデオ会議は相手の顔が見えるものの、対面とは異なる独特の難しさがあります。全員が参加意識を持ち、活発な議論ができる場にするための工夫が必要です。

  • カメラは原則オンにする:お互いの表情が見えることで、安心感が生まれ、話の意図も伝わりやすくなります。背景が気になる場合は、バーチャル背景を活用しましょう。
  • 相づちやうなずきは大きく:画面越しでは小さな反応は伝わりにくいものです。普段より少し大きめにうなずいたり、相づちを打ったりすることで、「ちゃんと聞いていますよ」というサインを送ることができます。
  • 発言の機会を均等に作る:司会者は「次は〇〇さん、いかがですか?」と名指しで意見を求めるなど、全員が発言しやすい雰囲気を作りましょう。また、発言しにくい人のためにチャット機能の活用を促すのも有効です。
  • 会議の冒頭でアイスブレイクを行う:いきなり本題に入るのではなく、「週末は何をしていましたか?」など、数分間の雑談タイムを設けることで、場の空気が和み、心理的な距離が縮まります。

企業ができることは?コミュニケーションを活性化させる環境づくり

個人のスキルや意識改革はもちろん重要ですが、従業員が自然とコミュニケーションを取りたくなるような「環境」を企業側が主体的に整備することも、同じくらい大切です。風通しの良い職場環境は、従業員のエンゲージメントや生産性の向上、さらには離職率の低下にも直結します。ここでは、企業が取り組めるコミュニケーション活性化のための具体的な施策を「制度」と「ツール」の2つの側面から詳しく解説します。

1on1や社内イベントなどの制度は有効か?

結論から言うと、1on1ミーティングや社内イベントといった制度は、コミュニケーションの「きっかけ」と「機会」を創出する上で非常に有効です。業務上の関わりだけでは生まれない縦・横・斜めの関係性を構築し、組織の一体感を醸成します。大切なのは、これらの制度を形骸化させず、従業員が安心して本音で話せる心理的安全性を確保しながら運用することです。

定期的な対話を生む「1on1ミーティング」

上司と部下が1対1で対話する1on1ミーティングは、信頼関係を築くための基盤となります。単なる業務の進捗確認に終始するのではなく、部下のキャリアプランや悩み、プライベートな関心事など、幅広いテーマについて話す場とすることが重要です。これにより、上司は部下の価値観や強みを深く理解でき、適切なフィードバックや成長支援につながります。部下側も、自分の考えや懸念を直接伝えられる機会があることで、エンゲージメントが高まります。

部門を超えた交流を促す施策

日常業務では接点のない従業員同士が交流する機会は、新たなアイデアやイノベーションの源泉となります。企業は、偶発的なコミュニケーション(セレンディピティ)が生まれるような、遊び心のある制度を取り入れることが推奨されます。

施策の例 目的・期待される効果 実施のポイント
シャッフルランチ/ランチ補助 部署や役職の垣根を越えた交流を促進し、相互理解を深める。リラックスした雰囲気で本音の会話が生まれやすい。 会社が費用の一部または全額を補助することで、参加へのハードルを下げる。ランダムな組み合わせを自動で決めるツールなどを活用する。
部活動・サークル活動支援 共通の趣味を持つ従業員が集まることで、強固なコミュニティを形成する。仕事以外の共通言語が生まれ、一体感を醸成する。 活動費用の一部を補助する。社内SNSや掲示板で活動報告の場を設け、新たな参加者を募りやすくする。
メンター制度 新入社員や若手社員が、業務やキャリアについて気軽に相談できる先輩(メンター)を持つことで、早期離職を防ぎ、成長を促進する。 メンターとメンティーの相性を考慮してマッチングする。メンター向けの研修を実施し、制度の目的や役割への理解を深めてもらう。
サンクスカード/ピアボーナス 従業員同士が日々の業務における感謝や称賛を伝え合う文化を醸成する。ポジティブなコミュニケーションを可視化・奨励する。 感謝のメッセージをカードやアプリで手軽に送り合えるようにする。ポイントを付与し、商品やインセンティブと交換できる仕組み(ピアボーナス)も有効。

チャットや情報共有ツールをどう活用する?

リモートワークやハイブリッドワークが普及した現代において、ITツールの活用はコミュニケーション戦略の根幹をなします。ツールは単なる連絡手段ではなく、情報の流れを設計し、組織の透明性を高めるための重要なインフラです。パーソル総合研究所の調査でも、テレワーク環境下でコミュニケーションに課題を感じる人が多いことが示されており、ツールの戦略的な活用が求められます。参考:パーソル総合研究所「テレワークにおける組織のコミュニケーションに関する定量調査」

ただし、単にツールを導入するだけでは不十分で、その目的を明確にし、全社で活用ルールを共有・定着させることが成功の鍵となります。

ツールの種類 代表的なツール例 コミュニケーション活性化のポイント
ビジネスチャット Slack, Microsoft Teams, Chatwork メールよりも気軽に、リアルタイムな会話が可能。雑談や趣味のチャンネルを作成し、業務外のコミュニケーションを促進する。リアクション(絵文字)機能を活用し、スピーディで感情豊かな反応を奨励する。
Web会議システム Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 遠隔地にいるメンバーとも顔を見ながら話せるため、非言語情報を補える。重要な意思決定や1on1など、丁寧な対話が必要な場面で活用する。カメラをONにすることを推奨し、一体感を醸成する。
情報共有・ナレッジ管理ツール Notion, Confluence, esa.io 議事録や業務マニュアル、ノウハウなどを一元管理し、情報の属人化を防ぐ。「誰が何を知っているか」を可視化し、必要な情報へ誰もがアクセスできる環境を整えることで、無駄な質問や確認を削減する。
ワークマネジメントツール Asana, Trello, Backlog 各タスクの担当者や進捗状況を可視化する。「あの件どうなった?」といった進捗確認のコミュニケーションを削減し、より本質的な対話に時間を使えるようにする。チーム全体の業務の流れが明確になり、協力体制を築きやすくなる。

これらのツールを組み合わせ、自社の文化や働き方に合わせて最適化していくことで、場所や時間にとらわれない、円滑で生産的なコミュニケーション環境を構築できるでしょう。

よくある質問(FAQ)

コミュニケーションが苦手なのは性格のせいですか?

一概にそうとは言えません。コミュニケーションは才能だけでなく、後天的に習得できるスキルです。本記事で紹介した傾聴や伝え方のテクニックを練習することで、誰でも上達する可能性があります。

話すのが苦手でも「聞き上手」にはなれますか?

はい、なれます。むしろ、話すのが苦手な人こそ、相手の話に集中しやすいという強みがあります。適切な相づちや共感、話を深掘りする質問を意識することで、相手から信頼される「聞き上手」になることができます。

職場で意見が対立したときはどうすればいいですか?

まずは相手の意見を否定せずに最後まで聞く「傾聴」の姿勢が重要です。その上で、「恐れ入りますが」といったクッション言葉を使い、PREP法で自分の意見を論理的かつ冷静に伝えることを心がけましょう。

オンラインでのコミュニケーションで特に気をつけることは何ですか?

非言語情報が伝わりにくいため、意識的に反応を大きくすることが大切です。カメラをオンにしてうなずきや表情を見せたり、チャットでリアクションを送ったりすることで、円滑な意思疎通が図りやすくなります。

初対面の人との会話が続きません。どうすればいいですか?

事前にいくつか雑談のネタを準備しておくと安心です。また、相手の話した内容について「5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)」を使って質問を返すことで、自然と会話を広げることができます。

まとめ

円滑なコミュニケーションは、生まれ持った才能ではなく、意識と練習によって誰でも身につけられる後天的なスキルです。本記事で解説した「傾聴」や「PREP法」、「非言語コミュニケーション」といった基本スキルは、そのための具体的な武器となります。これらを一つでも実践することで、誤解や摩擦が減り、職場やプライベートでの人間関係は大きく好転するでしょう。明日から身近な人との会話で試し、より豊かな人間関係を築いていきましょう。

業務効率化ツールである「Asana」を導入すると、リモートワーク下でも快適なコミュニケーションが可能となります。一人ひとりが今どのような仕事をしていて、進捗状況はどうかをお互いに知ることで、適切な指示を出したり、助け合ったりすることが容易になるのです。社内での意思疎通を促進するために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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