「プロジェクトの進捗状況がリアルタイムで把握できない」
「エクセルでの管理が煩雑になり、どれが最新の情報かわからなくなってしまった」
といった悩みを抱えていませんか？チームのタスク管理を効率化し、生産性を高めるために、無料で使える進捗管理ツールの導入が非常に効果的です。

本記事では、コストをかけずに脱エクセルを実現できる、おすすめの無料進捗管理ツールを厳選してご紹介します。AsanaやTrello、Jootoといった人気ツールの特徴を比較し、自社の課題に合った最適なツールの選び方まで詳しく解説します。

結論をお伝えすると、Asanaのように無料プランでも最大15名まで利用可能で、リスト、ボード、カレンダーなど多様な表示形式に対応したツールを導入するだけで、チーム全体のタスク可視化と業務効率化を劇的に進めることが可能です。

スムーズなプロジェクト進行を実現するための第一歩として、ぜひ本記事を参考にしてください

■この記事でわかること
・エクセル管理の限界と無料ツールを導入すべき3つの理由
・【無料】おすすめ進捗管理ツール5選の特徴と機能比較
・Asanaの多角的なビューがもたらすメリット
・ITツールに不慣れなメンバーでも使いやすいツールの選び方
・導入前に確認しておきたいサポート体制やスマホ対応の有無

エクセルでの進捗管理に限界を感じていませんか？

多くのビジネス現場で慣れ親しまれているエクセル（Excel）ですが、プロジェクトの規模が大きくなったり、チームの人数が増えたりするにつれて、管理の煩雑さや非効率さを感じる場面が増えていないでしょうか。

「無料で使えるから」「みんなが使えるから」という理由でエクセルを使い続けていると、かえって業務効率を落としてしまう可能性があります。ここでは、エクセルでの進捗管理において多くの人が直面する具体的な課題について解説します。

チームでの同時編集やバージョン管理が難しい

エクセルで進捗管理表を共有サーバーなどに置いて運用している場合、最も頻繁に起こるのが「ファイルの競合」や「先祖返り」のトラブルです。

誰かがファイルを開いていると「読み取り専用」になってしまい、編集が終わるまで待たなければならなかったり、別名で保存した結果「最新版がどれかわからない」という状況に陥ったりしがちです。Office 365やGoogleスプレッドシートなどのクラウド機能を使えば同時編集は可能ですが、行の挿入やフィルタリング操作によって他人の作業を妨害してしまうリスクは依然として残ります。

タスクの期限通知やリマインド機能がない

進捗管理において重要なのは、「期限が迫っているタスク」や「遅れているタスク」をいち早く検知することです。しかし、エクセルはあくまで表計算ソフトであるため、自分からファイルを開いて確認しない限り、タスクの状況を知ることができません。

マクロや条件付き書式を駆使して期限切れの色を変えることは可能ですが、メールやチャットツールへの自動通知（リマインド）を設定するには高度な知識が必要です。その結果、確認漏れによる納期遅延が発生しやすくなります。

スマホでの確認・更新が難しく外出先で困る

営業担当者や現場に出ているスタッフにとって、スマートフォンやタブレットから手軽に進捗を更新できるかどうかは死活問題です。エクセルファイルはPCの画面サイズを前提に作られていることが多く、スマホの小さな画面では「表全体が見渡せない」「入力操作がしづらい」といったストレスが生じます。

外出先からリアルタイムで状況報告ができないため、帰社してからまとめて入力することになり、情報の鮮度が落ちてしまう原因にもなります。

エクセル管理と進捗管理ツールの機能比較

エクセルでの管理と、専用の進捗管理ツールにはどのような違いがあるのでしょうか。主な機能や特徴を比較表にまとめました。

このように、エクセルは自由度が高く手軽に始められる反面、「チームでの共有」「自動化」「モバイル対応」といった点では専用ツールに劣る部分があります。これらの限界を感じているのであれば、専用の進捗管理ツールの導入を検討すべきタイミングと言えるでしょう。

無料で使える進捗管理ツールを導入する3つのメリット

エクセルやスプレッドシートでの管理に限界を感じている場合、専用の進捗管理ツールを導入することで、業務効率は劇的に向上します。「無料のツールでどこまでできるのか？」と疑問に思う方もいるかもしれませんが、近年の無料プランは機能が充実しており、小規模なチームやプロジェクトであれば十分実用に耐えうるものが多く存在します。

ここでは、エクセル管理から専用ツールへ移行することで得られる、代表的な3つのメリットについて詳しく解説します。

チーム全体のタスク状況がリアルタイムで可視化される

進捗管理ツールを導入する最大のメリットは、「誰が・いつまでに・何をやるべきか」がひと目でわかるようになることです。

エクセルでの管理では、ファイルを開くまで最新の状況がわからなかったり、担当者が更新を忘れていて情報が古かったりすることが頻繁に起こります。しかし、クラウド型の進捗管理ツールであれば、メンバーがタスクのステータス（「未着手」「進行中」「完了」など）を変更するだけで、チーム全員の画面に即座に反映されます。

特にAsanaなどの高機能ツールには、「リスト方式」「カンバン方式」「カレンダー」といった、複数の視覚的なビューが備わっています。これにより、テキストの羅列を追う必要がなくなり、プロジェクトのボトルネック（遅れている箇所）を瞬時に発見できるようになります。

エクセル管理と専用ツールの違いを整理すると、以下のようになります。

スマホ対応のツールなら外出先からでも更新できる？

「外出先や移動中にタスクを確認したい」というニーズに対して、ほとんどの進捗管理ツールはスマートフォンアプリやモバイルブラウザへの対応で応えています。

営業担当者が商談直後に進捗ステータスを更新したり、移動中の電車内で次のタスクを確認したりすることが可能です。エクセルファイルの場合、スマホの小さな画面では閲覧・編集が困難であり、結局「帰社してからPCで更新する」というタイムラグが発生しがちです。

スマホ対応のクラウドツールを活用することで、場所を選ばずに最新情報へアクセスできるため、リモートワークやテレワーク環境下でも円滑なコミュニケーションが可能になります。わざわざ進捗報告のためだけにメールやチャットを送る手間も削減できるでしょう。

アラート機能でタスクの抜け漏れを防げる

人間が管理する以上、どうしても発生してしまうのが「うっかり忘れ」や「期限の勘違い」です。進捗管理ツールには、こうしたヒューマンエラーを防ぐための強力なリマインダー（通知）機能が備わっています。

タスクに期限を設定しておけば、締切の前日や当日に自動で通知が届きます。多くのツールでは、メール通知だけでなく、SlackやChatwork、Microsoft Teamsといったビジネスチャットツールと連携し、普段使っているチャットに通知を飛ばすことも可能です。

「自分から確認しにいかなくても、ツールが教えてくれる」という環境を作ることで、管理者の確認コストが下がるだけでなく、メンバーも目の前の作業に集中できるようになります。

おすすめの無料進捗管理ツール5選を紹介

進捗管理ツールには多くの種類がありますが、まずは「コストをかけずにスモールスタートしたい」というチームに向けて、無料で使えるおすすめのツールを5つ厳選しました。

特に無料プランの利用人数が最大15名と寛大で、多様な表示形式（ビュー）に対応するAsanaは、小規模から中規模のチームに最適です。

ここからは、各ツールの詳細な特徴と、どのようなチームに向いているかを具体的に解説します。

多機能でプロジェクト管理に強いAsana

Asana（アサナ）は、世界中で利用されている高機能なプロジェクト管理ツールです。最大の特徴は、無料プランであっても「最大15名」まで利用できるという太っ腹な設定と、プロジェクトの多様な側面をカバーする多機能性にあります。

タスクをリスト形式で表示したり、カンバン形式（ボードビュー）で表示したりと、個人の好みに合わせてビューを切り替えることが可能です。

また、タスクの中にさらに細かい「サブタスク」を設定できるため、工程が複雑になりがちなプロジェクトでも抜け漏れを防げます。シンプルなタスク管理ツールでは対応しきれない、階層的なプロジェクト構造にも対応できるのが強みです。

10名〜15名規模のチームで、「タスクの期限や担当者をきっちり管理したい」という場合に最もバランスの取れたツールと言えます。

直感的な操作でタスク管理ができるTrello

Trello（トレロ）は、付箋を貼ったり剥がしたりする感覚でタスク管理ができる「カンバン方式」を採用したツールです。カード（タスク）をドラッグ＆ドロップで移動させるだけでステータス変更ができるため、ITツールに不慣れなメンバーでも教育コストなしですぐに使いこなせます。

無料プランでも「メンバー数に制限がない」点はメリットですが、表示形式はカンバン方式がメインであり、Asanaのようにカレンダーやリストビューに切り替えたり、サブタスクを設定したりする機能は有料アドオン（Power-Up）が必要になることが多いです。

「未着手」「進行中」「完了」といったシンプルな進捗管理を行いたいチームに最適です。

ガントチャート機能が無料で使えるJooto

Jooto（ジョートー）は、日本の企業が提供しているタスク・プロジェクト管理ツールです。海外製ツールが多い中で、完全日本語対応のサポートや分かりやすいインターフェースが魅力です。

多くのツールでは有料機能となりがちな「ガントチャート」が、Jootoなら無料プラン（4名まで）でも利用可能です。ガントチャートを使えば、タスクの開始日と終了日を横軸の棒グラフで可視化できるため、スケジュールの全体像やクリティカルパスを把握するのに役立ちます。

少人数のチームで、納期管理を厳密に行いたい場合におすすめです。

ドキュメント管理も同時に行いたいならNotion

Notion（ノーション）は、単なるタスク管理ツールではなく、メモ、Wiki、データベースなどを自由に組み合わせられる「オールインワンワークスペース」です。

進捗管理を行いながら、「議事録」「仕様書」「マニュアル」などの関連ドキュメントを同じページ内で管理できるのが最大の強みです。タスクのカードをクリックすると、その中に詳細な仕様書が書かれている、といった運用が可能になります。

ただし、自由度が高すぎるため、チームで運用ルールを決めないと情報が散乱しやすい点には注意が必要です。「情報共有とタスク管理を1つのツールに集約したい」というチームに適しています。

エンジニアとの連携に最適なBacklog

Backlog（バックログ）は、ウェブ制作やソフトウェア開発の現場で圧倒的なシェアを誇るプロジェクト管理ツールです。基本的には有料プランがメインですが、フリープラン（無料）も用意されています。

「課題の追加」や「コメント機能」に優れており、バグ管理や修正依頼などのやり取りがスムーズに行えます。また、アイコンや「スター」機能を使ったコミュニケーションができるため、殺伐としがちなプロジェクト管理を円滑にする工夫がされています。

無料プランではガントチャートやGit機能などは使えませんが、「エンジニアやデザイナーと連携する小規模プロジェクト」の足がかりとして導入するのに向いています。

自社に合った進捗管理ツールの選び方は？

数多くの無料進捗管理ツールが存在する中で、自社のチームに最適な一つを選び出すのは容易ではありません。「なんとなく有名だから」という理由だけで導入してしまうと、かえって管理の手間が増えたり、チームメンバーが使わなくなってしまったりするリスクがあります。

導入後に「やっぱりあっちのツールにしておけばよかった」と後悔しないために、選定時に必ずチェックしておきたい3つの重要なポイントを解説します。

無料プランで利用できる機能の範囲を確認する

「無料」と一口に言っても、ツールによって無料で利用できる範囲は大きく異なります。特に注意が必要なのは、「利用人数の上限」と「機能の制限」です。

多くのツールでは、無料プランにおいて「5人まで」「10人まで」といった人数制限が設けられています。その中で、Asanaのように最大15名までという寛大な人数制限を設けているツールは稀です。特に10名以上のチームであれば、この人数制限の有無がツールの継続利用において大きな決定要因となります。

将来的にチームの規模が拡大する可能性がある場合、無料プランのまま使い続けられるか、あるいは有料プランへの移行コストが予算内に収まるかを事前にシミュレーションしておくことが重要です。

また、ガントチャートやファイル保存容量、過去のログ保存期間などに制限があるケースも少なくありません。自社のプロジェクト管理において「これだけは外せない」という機能が無料プランに含まれているかを必ず確認しましょう。

ITツールに不慣れなメンバーでも操作しやすいか？

進捗管理ツール導入の最大の失敗要因は、「機能が多すぎて使いこなせない」ことによる形骸化です。機能が豊富であることは魅力的ですが、ITツールに慣れていないメンバーにとっては、複雑な画面はストレスの原因になります。

エンジニア主体のチームであれば高機能なツールが好まれますが、営業やバックオフィスを含む全社的な導入であれば、「マニュアルを読まなくても直感的に操作できるか」が選定の鍵を握ります。ドラッグ＆ドロップでタスクを移動できるカンバン方式や、シンプルなToDoリスト形式など、メンバーのITリテラシーに合わせたUI（ユーザーインターフェース）を持つツールを選びましょう。

まずは少人数のチームでテスト運用を行い、「毎日の入力が負担にならないか」を確認することをおすすめします。

日本語でのサポート体制は整っているか？

海外製の進捗管理ツールは非常に優秀ですが、中にはメニュー画面やヘルプページが英語のみ、あるいは機械翻訳のような不自然な日本語である場合があります。

操作に迷った際やトラブルが発生した際に、日本語でのサポートが受けられないと、解決までに多大な時間を要することになります。特に管理者が不在の時でも、現場のメンバーが自力でヘルプページを見て解決できる環境であることが望ましいです。

以下の点を確認し、安心して運用できる環境を整えましょう。

• 管理画面やメニューが自然な日本語で表示されるか
• 公式のヘルプセンターやチュートリアル動画が日本語に対応しているか
• 問い合わせ窓口が日本語での質問を受け付けているか

ツールを長く使い続けるためには、機能面だけでなく、こうしたサポート体制や言語の壁がないことも非常に重要な選定基準となります。

よくある質問（FAQ）

無料の進捗管理ツールはずっと0円で使い続けられますか？

今回ご紹介したTrello、Asana、Jooto、Notionなどの多くのツールには、期間の制限なく利用できる「フリープラン（無料プラン）」が用意されています。ただし、無料プランには「ユーザー数」「データ容量」「一部の高度な機能」などに制限が設けられている場合が一般的です。小規模なチームや個人利用であれば、無料プランのままでも十分に活用し続けることが可能です。

エクセルで管理していたデータを新しいツールに移行できますか？

多くの進捗管理ツールには、CSVファイルやエクセルファイルをインポート（取り込み）する機能が備わっています。現在エクセルで管理しているタスク一覧をCSV形式で保存し、ツール側に読み込ませることで、スムーズに移行作業を行うことができます。ただし、複雑な計算式や装飾などは反映されないため、タスク名や期限などの基本的なデータのみが移行対象となる点にご注意ください。

無料プランだと何人まで共有して使えますか？

共有できる人数はツールによって異なります。例えば、Jootoの無料プランは最大4人まで、Trelloの無料プランはワークスペースへの参加人数に上限はありません（ただしボードごとの機能制限あり）など、サービスごとに規定が設けられています。導入前に、想定しているチームの人数が無料プランの範囲内に収まるかを確認することをおすすめします。

スマホアプリで外出先から通知を受け取ることは可能ですか？

はい、可能です。今回紹介した主要な進捗管理ツールは、iOSおよびAndroid向けのスマートフォンアプリを提供しています。アプリをインストールして通知設定をオンにしておけば、タスクの更新やコメントがあった際にプッシュ通知を受け取れるため、外出先や移動中でもリアルタイムに状況を把握できます。

セキュリティ面で無料ツールを使っても問題ないですか？

大手企業が提供しているクラウド型の進捗管理ツールは、無料プランであっても通信の暗号化（SSL）やデータのバックアップなど、基本的なセキュリティ対策が講じられています。しかし、企業ごとのセキュリティポリシーによっては、クラウドサービスの利用自体に制限がある場合や、より高度なセキュリティ機能（IPアドレス制限やログ管理など）が求められる場合があります。その際は、有料の上位プランを検討する必要があります。

ガントチャートが無料で使えるツールはありますか？

はい、あります。例えば「Jooto」であれば、無料プランでもガントチャート機能を利用することができます。Asanaなどの他のツールでも、リスト形式やカンバン形式は無料ですが、ガントチャート（タイムライン）機能は有料プラン限定となっているケースが多いため、ガントチャートを必須とする場合はツール選びの際によく確認しましょう。

まとめ

本記事では、エクセル管理からの脱却を目指す方に向けて、無料で使えるおすすめの進捗管理ツールとその選び方について解説しました。

エクセルでの管理は手軽な反面、リアルタイムでの更新やスマホでの確認、アラート通知といった機能に限界があります。専用の進捗管理ツールを導入することで、「チーム全体のタスク可視化」「場所を選ばない更新」「抜け漏れの防止」といった大きなメリットを得ることができます。

ツール選びで失敗しないためには、以下のポイントを意識しましょう。

• 無料プランで利用できる機能の多様性と人数制限を確認する（15名まで無料でリスト、ボード、カレンダーが使えるAsanaは非常に優位です）。

• ITツールに不慣れなメンバーでも直感的に操作できるか試す。

• 困ったときに日本語でのサポートやヘルプが充実しているか確認する。

今回ご紹介した中で、特に10名以上のチームや、リスト・カンバン・カレンダーなど多角的な視点でプロジェクトを管理したい場合は、無料プランで最大15名まで利用できるAsanaから試してみることを強くおすすめします。最適なツールを見つけて、チームの生産性を大きく向上させましょう。