仕事の生産性をアップ!実践したいタスク管理術6選

 2020.06.26  ワークマネジメント オンライン

仕事ができる人になりたいと思った場合や、組織の生産性を上げて顧客からの信頼度や評価を上げたい場合にはタスク管理を見直してみることが有効です。タスク管理術にはさまざまな手法がありますから、自分に最も向いている方法を取り入れることも大切です。この記事では各種のタスク管理術と効果的なテクニックを紹介します。

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そもそもタスク管理とは

タスク管理とは、行うべき作業を細分化し、ひとつひとつに優先度をつけて効率的に仕事を進める手法です。タスク管理は煩雑になりがちなビジネスの現場で効果的に業務を遂行するために用いられます。管理職の立場なら、細分化した作業を最適な形でメンバーに割り振って期限までに完了させることも重要なタスク管理の一つです。似た言葉に「ToDo管理」がありますが、明確な期限がないものにも使われる「Todo管理」に対し、何らかの期限が定められている場合には「タスク管理」が使われることが多くなっています。

タスク管理の意味

タスク管理の主な手順は、業務リストアップして内容の細分化を行い、各作業の優先順位を決め、重要性が高いタスクから取り組むようにするという流れです。タスク管理でリストアップを行う過程で、全体のプロセスを俯瞰したり流れを把握したりすることが容易になるという利点もあります。また、タスク管理によって作業の一つ一つをはっきりさせることで、ストレスを軽減したり、集中力を高める効果も期待できます。

個人が自分の業務について把握し管理する目的でもタスク管理はもちろん有効に働きますし、プロジェクトリーダーや上司の立場なら各メンバーに割り振る仕事の内容や量をスムーズに決定するためにはタスク管理が不可欠です。タスク管理を行って個々の課題の進捗状況を細かく把握しておくことは納期を守るために非常に有効です。加えて、イレギュラーな業務に対応しやすい環境を作り出すこともできるのです。

タスク管理の手段

タスク管理には大きく分けて、紙やホワイトボードなどアナログツールを使う方法と、ITツールを使う方法があります。

最もシンプルで始めやすい方法の一つは紙の付せんを使って目印をつけるテクニックです。やるべきことを付せんに書き込んで必要な場所に張るだけで実行できるので、初期費用もほとんどかからず、思い立ったらすぐに始めやすい手軽さがあります。ただ、付せんでのタスク管理は個人的な範囲での利用が主な使い道で、多数で情報を共有する目的には不向きです。

個人的な備忘録である「付せん」からもう一歩発展して、グループで進行状況や情報を共有するときによく使われるのが黒板やホワイトボードなどに書き込む方法です。ボードに書き込むペンの色ごとにルールを割り当てて分かりやすくするなどの工夫が行われます。しかし、黒板やホワイトボードの場合、外出先からは確認できないなどの不便さがあります。

これらアナログツールの不便さを解消するツールとして、現代ではITを利用したタスク管理を行う方法が普及しています。ITツールの最大の利点はクラウドサービス利用などの方法によって最新の情報を組織全体で共有することが実現しやすいことや、タスク管理機能に加えてデータのバックアップや期日をうながす通知システムなどの便利な機能が備わっていることです。

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タスク管理用のITツールにも無料のものから有料サービスまでさまざまなツールがあります。ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールにスケジュールを書き込んで共有する方法もその一つですし、タスク管理に特化した専用ツールも次々と登場しています。

タスク管理術を取り入れる重要性

適切なタスク管理を取り入れることで最も期待される効果は仕事の効率化です。平常時は問題なく進行しているルーティン化した業務であっても、急な依頼などでいったんスケジュールが崩れると、大量の作業が積み上がりどの作業から着手すればよいのか分からない状態に陥ることもあります。平常時からタスク管理が徹底して行われていれば、不測の事態が発生しても、抱えているタスクについて順を追って取り組むことができます。また、業務手順を常に明確にしておけば混乱を避けることにつながり、ミス防止にも役立ちます。

こちらの「タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説」もぜひご覧ください。

できる人になるために実践したいタスク管理術6選

タスク管理が効果的に行われることで、業務の生産性を上げたりプロジェクトの完成度を高めることが期待できます。ここではタスク管理術で有名な6種類のテクニックを紹介します。

かんばん方式の管理

かんばん方式(ストア管理)は、付せんやホワイトボードなどを「かんばん(ストア)」に貼り付けて、タスク全体を可視化させる手法です。未着手・取組中・完了などのかんばんをそれぞれ作成し、進行状況に従って付せん状のメモを貼り付けたり移動させたりして全体の進捗管理を行います。付せんやスケジュール表を使う感覚で直感的に使いやすいので、比較的実行に移しやすいシンプルな手法です。色ごとのルールなど決めて、視覚的により分かりやすくするような工夫をするのもおすすめです。特に、不規則に発生する事務的な作業を集約して複数のメンバーで手分けして取り組みたい場合などに便利です。

SMARTを押さえた管理

タスクを予定通りに実行するために達成可能な目標の立て方として「SMARTの法則」があります。これは、「具体的であるか(Specific)」「測定可能か(Measurable)」「達成可能か(Attainable)」「目標に関連しているか(Relevant)」「期限はいつか(Time-Bound)」という5つの基準で目標を検証するというもので、5つの基準それぞれの頭文字をとって「SMART」と呼ばれいます。この法則に従えば、例えば目標は「売り上げ向上」というような曖昧なものではなく「1年間に500万個売り上げ達成」など具体的で測定可能なものである必要があります。そして、達成期日も目標に設定した上で、達成の成否を客観的に判断できるように基準を数値化することも必要です。もちろん、この目標は現実に達成可能で、かつ個人または組織の利益に密接につながるものでなくてはなりません。SMARTを意識することで目的達成に近づくためのタスクを見極めやすくなります。

GTDを取り入れた管理

GTD(Getting Things Done)はコンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱した世界的に有名なタスク管理術で、タスクを次に挙げる5段階のステップで進める方法です。

  1. 収集 タスク情報すべてを書き出しで情報収集する
  2. 処理 優先度、状況に応じてタスクを仕分けする
  3. 整理 付箋や管理ツールなど、自分のタスク管理方法に沿って整理する
  4. 見直し 1~3までの内容が実現可能であるか見直す
  5. 実行 タスクを実行する

この方法には作業の流れが明確になる効果があります。また、業務が明確になることでストレスを軽減する効果も期待できます。

時間割を作成しての管理

重要なビジネススキルの一つ、タイムマネジメントの手法として誰もが学校生活で経験している「時間割」が改めて見直されています。

これは、一つのスケジュール表に全ての予定やタスクを集約して「時間割」を作成する方法です。この時間割には、打ち合わせなどの他者が関わるタスクだけではなく「資料を読む」「通勤する」などの個人的なタスクも記入するのがポイントです。各タスクに限られた時間を割り当てることで、特定の時間帯に特定の作業に集中しやすくなる効果が期待できます。また、完了時刻を予測しやすいため、残業や納期遅れのリスクを下げることもできます。時間割は紙の手帳に作成することもできますが、Googleカレンダーに代表されるようなITツールを利用するとスケジュールをどこからでも閲覧したり書き込むことができるので便利です。

ポモドーロ・テクニックを使った管理

タスクの分類や進行管理、時間管理を徹底して行ったとしても、個々の人間の集中力や処理能力には当然限界があります。集中力が損なわれれば完成予定がずれこんだり作業ミスが発生しやすくなります。

そこで用いられるのが「ポモドーロ・テクニック」という手法です。これはまず25分間タスク遂行だけに集中し、その後に5分間休憩する、それを4回繰り返したら20分間の休憩を入れるという時間管理術です。このテクニックでは休憩中に仕事に関連する事柄に触れることは一切禁止されています。もちろん、タスクは25分で終わらせることのできる形でリストアップしておくことがポイントです。「ポモドーロ」とはイタリア語で「トマト」の意味で、このテクニックを考案したイタリア出身のコンサルタントがトマト型のキッチンタイマーを使ってこの手法を実行したことに由来しています。

アイゼンハワーマトリクスによる管理

米国第34代大統領のドワイト・D・アイゼンハワー氏が実際に行っていたとされる手法で、タスクを4つのカテゴリーに分類する管理術です。この手法では「重要度」「緊急度」の2つの軸でタスクを分類し、「重要かつ緊急」「重要でないが緊急」「重要だが緊急でない」「重要でなく緊急でもない」の4つのカテゴリーに当てはめます。この分類を行った上で、「重要かつ緊急」にあてはまる作業を最優先事項として取り組み、「緊急でも重要でもない」カテゴリーの作業は自分が行う必要があるかどうか見直すことで無駄を省くことができるのです。

まとめ

タスク管理術を取り入れることで、自分自身やチーム全体の作業の効率が上がり、期日が守れることで信頼性を上げる効果などが期待できます。タスクが適切に管理されていれば集中力を向上させたり業務のストレスを軽減することにもつながります。自分や組織に合ったタスク管理術を取り入れて、業務の効率化を図ってみましょう。

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