新入社員として新たな環境で仕事を始める時、効率的に作業を進めることができずに悩んでいる方は少なくないでしょう。スピーディーで効率的な仕事術には様々な手法があります。本記事ではスケジュール管理や効率的な業務プロセスなど、効率化に繋がる仕事術を解説します。
【基本編】効率のいい仕事の進め方
仕事を効率的に進めることができる人は、どのような手順・段取りで業務に取り組んでいるのでしょうか。具体的に仕事が早い人が行っている効率のいい進め方を紹介します。
目標を把握する
業務に取り掛かる前に、その仕事で達成する目標について把握をしましょう。何を納品するのか、成果物は何か、達成するべき指標は何かなど目標が明確になっていないと計画や準備すべきことの段取りが立てられません。
そのときに「クライアントに対して新製品の案内をし、受注をする」「営業目標件数を達成する」のように具体的に挙げるのがポイントです。
タスクの見極め・優先順位を決める
目標となるゴールから開始時点まで逆算して、目標達成までに必要な仕事内容や発生するタスクを洗い出しましょう。その中で必ず必要な工程や所要時間が大きいものなどを見極めながら優先度を付けます。
特に将来的にスムーズに業務を遂行するために事前に完了しておくべきタスクや、準備しておく事柄があれば優先度を高めて早めに対処するようにしましょう。また必須のタスクとそうでないタスクの仕分けをしておくことで、本当にやるべき仕事に集中でき、効率的に業務に取り組めます。
計画を立てる
仕事には原則「いつまでに完了する」と決められた期日があります。リスト化した作業・タスクに期限を決めて、スケジュールを立てます。一つの作業に対してかかる時間を把握しておけば、より正確な計画を立てられます。
チームや上司と行動計画を共有し、進捗に合わせて修正できるように柔軟性・拡張性を持たせるのも重要になります。
実行する
計画を決定したら、プラン通りに実行します。しかし、仕事を進めていると思わぬところでエラーが発生し、遅延が起きることは珍しくありません。問題が生じた時は必ず上司や関係者に相談をし、計画を修正していきましょう。また、途中経過に関しても必ず報告することも大切です。
改善する
仕事が完了したら、業務を振り返り、よかった点・悪かった点の評価を行います。プロセスの中で想定よりも苦戦した箇所、時間の使い方が下手だった工程があれば、理由を分析し、同じような業務が発生した際に改善できるようにフィードバックを行います。
仕事を進めるうえで重要なポイント
仕事を進める際に、いくつか意識するべき重要なポイントがあります。これらの要素を意識すると、スムーズに仕事へ向き合えるようになります。ここでは仕事に取り組む上で意識するべき3つの心構えを紹介します。
まずは自分で調べる
新しい仕事をする時、必ず業務を足止めする疑問点が発生します。こうした時は仕事の理解を深めるチャンスなので、必ず一度自分で調べる癖をつけましょう。ただし、疑問点の調査をする際は時間を掛けすぎないように、調べる時間を業務の進捗に合わせて設定しましょう。
例えば仕事に余裕がある時期ならば2時間をかけて調べても問題はありませんが、納期に追われている場合などは調べる時間がないので直ぐにチームメンバーに確認した方が良いでしょう。自身のスキルアップを狙う機会ではありますが、あくまで仕事の流れを止めないように配慮するのを忘れてはいけません。
上司には5W3Hを意識して質問する
5W3Hは情報の整理や伝達内容などを明確にするフレームワークの一つです。「「When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれが）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）・How Many（どれくらい）・How Much（いくら）」で構成されており、これらの項目を意識して質問をすると指示の意図や作業の目的を認識のズレなく把握できるようになります。わからない疑問点が発生した時、それが自己解決できない場合は、何が不明なのかを明確にして、適切な質問をするように心がけましょう。
PDCAサイクルを回す
PDCAサイクルとは「Plan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Act(再試行)」のサイクルを回していくことで、仕事の生産性を高め、ボトルネックを改善し、業務の質を上げる効果が見込めます。サイクルを高速で回すことで、改善速度が上がり、作業効率の改善へと繋がります。
【発展編】効率のいい仕事の進め方
効率よく仕事を進める基礎を理解したら、次は基礎を発展させた手法を紹介します。ここでは、より実践環境に近い効率化を実現する手法を解説します。
スケジュールに余裕を持たせる
仕事の進め方が下手な人の特徴に「スケジュール管理ができていない」ことが挙げられます。仕事は予定通りに進むとは限らず、様々な問題やリスクが発生します。そういった状況に対して柔軟に対応できるように余裕を持ったスケジュールが必要になります。
急なスケジュール変更に対応できるように予備日をあらかじめ設けておくと焦らずに対応できます。また、事前にスケジュール変更を視野に入れてプランを立てておくことで、変更を最小限に抑える準備ができます。
周囲とのコミュニケーションを大切にする
仕事は一人で進めるものではなく、チームで行動をします。円滑に進めるためには周囲とのコミュニケーションは欠かせない要素です。特にメンバーや上司への報告・連絡・相談や、取引先のクライアントやパートナー企業への伝達はしっかりと行いましょう。
伝える時に「伝わっているだろう」ではリスクが発生してしまうため、お互いの認識ズレを防ぐために双方の価値観や考え方を伝え合いましょう。良好な人間関係を構築しておけば、疑問点やトラブルが発生しても気軽に質問できる環境となり、仕事を効率的に進めやすくなるメリットがあります。
スキルアップを継続する
仕事の効率化を上げるには、どうすれば高いパフォーマンスの仕事ができるのか、向上心を持ち続けるのが大切です。未来を見据えて自身のキャリアを想像しながらスキルアップのための努力を続けましょう。例えばビジネス書を読みコミュニケーション術やタスク管理方法、パソコン操作、ビジネスフレームワークを身につければ、仕事の品質が向上します。また、社外セミナーなどで知識や最新情報を収集するのもスキルアップに繋がるでしょう。これらを継続的に続けると、生産性の高い人材へと成長できます。
ツールを活用する
仕事を効率化させたいのであれば、業務に集中できる状態にするのも重要なポイントです。ITツールを活用することで、スケジュールやタスク、情報をツール内で管理できます。様々な情報をアナログで管理すると混乱を招き、かえって作業効率の低下を引き起こすリスクがあります。ITツールであれば、自身の仕事の管理だけでなく、メンバーのタスクの把握やプロジェクトの進捗状況の共有、スケジュールの確認などのプロジェクト管理をツール内で完結できます。クラウド管理のためメモの紛失の心配もなく、出先からすぐに変更を反映できるため、タスクの漏れや忘れなどを防ぎ、ミスを未然に防げる点も大きなメリットです。
まとめ
仕事の効率化を高めるには事前に仕事の全体像を把握し、タスク管理とスケジューリングを行うことで、業務に集中できる状態にする必要があります。手動で管理する場合、情報量が膨大になり混乱を招く可能性があるため、タスク管理ができるITツールを活用するのをオススメします。Asanaは小さなタスクからビジネスの全体像まで全ての仕事の一元管理が可能です。ルーチン作業の自動化も行えるので、さらなる生産性向上も期待できます。仕事の効率化を目指すなら、併せてAsanaの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
