リモートワーク時代の新たな手法、ウェビナー運営の流れを解説!

 2022.02.07  ワークマネジメント オンライン編集部

近年、新たなセミナーの手法としてウェビナーが注目を集めています。今の時代に即したセミナーであり、さまざまなメリットがあるからこそ、ウェビナーは注目を集めているのでしょう。本記事では、リモートワーク時代の新たなセミナー手法として注目を集めている、ウェビナーの概要や実施時の流れ、メリットなどについて解説します。

リモートワーク時代の新たな手法、ウェビナー運営の流れを解説!

ウェビナーの基本情報

ウェビナー運営を考えているのなら、まずはどのようなものなのか、基本を押さえておく必要があります。ウェビナーの意味や実施方法、メリットなどを把握してから、実際の運営における流れを掴みましょう。

ウェビナーの意味

ウェビナーとは、ウェブとセミナーを組み合わせた造語です。ウェブで行うセミナーなので、ウェビナーと呼ばれています。

オンライン配信のセミナーであるため、インターネット接続できる環境と配信ツールがあれば開催できます。従来の一般的なセミナーのように、会場の手配が必要なく、全国どこからでも開催、参加できるのが特徴です。

ウェビナーの目的は、企業によって異なります。見込み客の獲得や顧客の育成などのほか、認知度の向上やブランディングのために開催されるケースもあります。

新型コロナウイルスの流行や、リモートワークの普及などが、ウェビナーに注目が集まるひとつの理由です。わざわざ会場へ足を運んでもらう必要がなく、手軽に配信できるなど、企業側にとってメリットが大きいのです。

ウェビナーの実施方法

ウェビナーの実施方法は、リアルタイムな配信と録画の2種類に大別できます。前者は生放送、後者は録画放送と考えるとわかりやすいでしょう。また、一方的に情報を発信する手法と、双方でコミュニケーションをとりつつ進める方法があります。

リアルタイムな双方向配信であれば、チャットでコミュニケーションをとれるため、参加者との関係構築が可能です。質問にもその場で応えられ、満足度も高められるでしょう。一方、録画の一方通行配信であれば、参加者は時間にとらわれずいつでも視聴できるメリットがあります。

ウェビナーに利用できるツールは多々ありますが、代表的なものにはZoomが挙げられます。オンラインで音声や映像を配信できるツールで、ウェブ会議やコミュニケーションツールとして活用している企業も少なくありません。

ウェビナーのメリット

会場の手配が不要になるのは、ウェビナーの大きなメリットといえるでしょう。会場準備に必要な手間やコストをカットできますし、借りた会場の大きさが参加者人数に合わなかった、といった失敗もありません。

参加者を募りやすい魅力もあります。会場を用意して行うセミナーの場合、参加できる人は限定的です。オンライン配信のウェビナーなら、インターネット接続できる環境と端末さえあれば、どこからでも参加できます。

より多くの人々に、アプローチできるチャンスが広がるのもメリットです。ウェビナーは気軽に参加できるため、自社商品やサービスにあまり興味がない人が参加してくれる可能性が高まります。興味がない人、潜在層にもアプローチでき、リードの掘り起こしが可能です。

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ウェビナー運営の流れ

ウェビナー運営を始めるのなら、一般的な流れを把握しておきましょう。実際には、目的や事情によりウェビナーの流れは異なるため、ここではあくまで一例を紹介します。大まかな流れとして参考にしてください。

ウェビナー全体の企画

ウェビナー運営を成功させるには、事前にしっかりと企画を立てる必要があります。全体の企画を立てておかないと、行き当たりばったりの配信になってしまい、成果を得られないおそれがあるからです。

まずは、達成すべき目的を明確にしましょう。リードの獲得なのか、商品やサービスの認知度を高めたいのか、見込み客を育成したいのか、目的をはっきりさせます。達成したい目的によって、配信する内容も変わってくるため、重要なプロセスです。

誰に配信するのかも決めておかねばなりません。ターゲットを明確にしたうえで、配信内容を考えましょう。リアルタイムか録画か、双方向か一方通行か、いつ配信するかなども決めてください。

ウェビナーへの参加者集客

オンラインで気軽に参加できるウェビナーですが、きちんと集客しないと大勢に参加してもらえません。ウェビナーをいつ開催するのか決まったのなら、集客に力を入れましょう。

集客の手段としては、ウェビナー参加者専用のLPや自社サイト、Web広告、SNS、イベント紹介サイトなどが挙げられます。より集客効果を高めたいのなら、ひとつの手法に固執せず、複数の方法を用いて集客につなげましょう。

どの集客方法がベストなのかは、配信したいターゲットによって異なります。たとえば、SNSであっても、TwitterやFacebook、Instagramなどがあり、それぞれメインユーザーの性別や年齢層などが違います。集客したいターゲットに合わせて、最適と考えられる手法を用いましょう。

また、配信日が近づいてきたタイミングで、リマインドメールも忘れないでください。申し込みしたときは参加すると決めていても、時間が経つと忘れてしまう方、気持ちが冷めてしまう方もいるからです。ウェビナー開催1~3日前と、開催時刻1時間前など、複数回送信するとよいでしょう。

開催に向けた準備の進行

開催に向けて必要なものをそろえ、配信できる体制を整えるプロセスです。実際に配信するコンテンツや資料などのほか、機材やツールを用意しましょう。

機材やツールを、スムーズに使いこなせるよう、事前にトレーニングしておくことも大切です。トラブルが発生した事態も想定し、シミュレーションしておくと安心できるでしょう。

当日に、誰がどのような役割を担うのか、作業を分担しましょう。司会や講師、ツールを操作する人など、運営の体制を整えます。一通り開催できる体制が整ったのなら、リハーサルを実施しましょう。きちんと映像が映るか、音声は聴きやすいか、機材の不具合は発生しないかなども要チェックです。

開催当日の確認とウェビナーの実施

開催の直前には、機材や体制などを今一度見直し、不備がないか確認しましょう。スタッフの役割も確認し、心配なら最後のリハーサルをするのもアリです。

受け付けが始まったら、参加者を確認します。基本的には、申し込みしてもらったときの名前で参加してもらい、もし名前が違っていたときには確認をしましょう。

実際に配信をスタートしたあとは、準備した内容と流れにしたがって進めます。参加者の反応も見つつ、時折質問コーナーを設けるのもよいかもしれません。配信時にはトラブルが起きる可能性もありますが、慌てず臨機応変に対応しましょう。

実施後のフォローと振り返り

ウェビナー実施後には、参加者にアンケートを記入してもらいましょう。アンケートの内容は、参加者のニーズ把握や分析に使えるため、必ず実施してください。

アンケートをどこで記入するのかも、忘れず伝えましょう。自社サイトや専用サイトを用意しているのなら、URLを伝えます。ウェビナーの終盤には、アンケートを記入してもらえるよう、呼びかけることも忘れないでください。

ウェビナーがすべて終了したら、アンケートの内容も含めて分析を行い、今後につなげます。アンケートの設問は、達成したい目的に合わせて適切に盛り込みましょう。また、参加者の方へのお礼メール、商品やサービスの案内、質問や問い合わせへの回答なども忘れないでください。

まとめ

ウェビナーなら、より多くの参加者を募ることができ、ビジネスチャンスの拡大にもつながります。これを機会に、本格的にウェビナー運営を始めてみませんか?

また、リモートワーク時代の業務管理や効率化に関する課題があるなら、Asanaの導入もおすすめです。プロジェクトの可視化やタスク管理ができ、業務効率化に役立つツールです。コミュニケーション機能も実装されているため、スムーズな情報共有を実現できます。ウェビナーと併せて検討してみましょう。

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