ワークフローが複雑な企業は、意思決定までに時間がかかってしまい、業務効率を大幅に落としている恐れも懸念されるでしょう。業務改善や効率化を目指すのなら、ワークフローを見直す必要があります。本記事では、業務改善に役立つワークフローツールをまとめて紹介します。うまく活用して、業務改善と効率化を実現しましょう。
ワークフローツールとは
ツールを紹介する前に、まずはワークフローについておさらいしておきましょう。「ワークフロー」とは、業務における一連の流れを指します。例えば、特別休暇を取得したいケースでは、「休暇の申請」→「係長の承認」→「課長の承認」→「部長の承認」といった流れで手続きが進みます。企業によって手続きに加わる人数や役職は異なるため、あくまで一例と捉えてください。
このような流れや手続きを電子化・自動化するためのシステムが「ワークフローツール」です。システムの導入により、申請書の作成や提出をオンラインで完結でき、管理者もシステマチックに承認手続きを進められるでしょう。ツールにより実装される機能は異なりますが、主に過去データの検索や条件設定、通知機能などを備えています。
ワークフローツールの導入メリット
ワークフローツールのメリットとしては、まず申請・承認の手間を削減できることが挙げられます。従来では、申請のたびに書類をプリントアウトし、作成してから担当者へ提出していました。管理者も申請内容を細かくチェックし、終わったら別部門へ送ります。
このような煩雑なプロセスを、ワークフローツールでシステム化してしまえば、処理にかかる手間を大幅に削減可能です。申請者はもちろん管理担当者の負担軽減につながります。
また、意思決定までのスピードアップを図れるのもメリットです。オンラインでスムーズに手続きを進められるため、申請から承認まで迅速に済ませられます。
さらに、ワークフローを可視化することで、不正発生の防止へつながる点もメリットです。つまり、「誰がどのタイミングで手続きに関わるのか」を随時把握できるため、内部統制の強化につながるのです。
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ワークフローツールの比較ポイント
ワークフローツールを選ぶ際は、まず機能性に着目することが大切です。多機能なものが必ずしもよいというわけではありません。大切なのは、「自社が必要とする機能が備わっているかどうか」です。複数のツールを比較し、機能の要不要を検討してみましょう。
また、費用も重要な比較ポイントです。導入コストだけでなく、ランニングコストがどれくらいかかるのかもチェックしましょう。無料プランがあるかどうか、トライアル期間の有無なども併せて確認してください。
そのほか、操作性にも注目する必要があります。いかに優れた機能を備えたツールでも、使い勝手が悪いと現場の混乱を招く恐れがあります。別途説明会や勉強会を開催する必要も生じるため、「誰でも迷わず使えるか・すぐに運用を始められるか」などをチェックしましょう。
業務改善に活用したいワークフローツール10選
現在では、数多くのワークフローツールがリリースされています。そのため、どれを導入すればよいのか悩んでしまう方も少なくないでしょう。ここでは、特に評価の高いツールを10個ピックアップして紹介します。それぞれよく比較しながら、自社に合うものを検討してください。
ジョブカンワークフロー
タマホーム株式会社やエイベックス株式会社、株式会社ZUUなど名だたる大企業が導入しているツールです。約10,000社以上が導入している実績豊富なツールであり、申請や承認業務の時間を大幅に削減できると評判です。
使いやすさを重視したシンプルな画面設計により、誰でも直感的に使用可能なツールに仕上がっています。ドラッグ＆ドロップだけであらゆる申請書を簡単に作成できるうえ、多彩なテンプレートから選んでカスタマイズも可能です。
また、スマートフォンから申請・承認手続きを行えるため、担当者がオフィスにいなくても手続きを進められます。30日の無料試用期間が設けられているため、じっくり検討できるのも魅力的です。
コラボフロー
星野リゾートや学校法人追手門学院、京阪バスなどさまざまな業種で導入実績のあるツールです。専門知識がなくとも簡単に導入でき、運用も容易であるため、導入後すぐに運用を始められます。スピーディにワークフローをシステム化したい企業に適しています。
また、他サービスとの連携機能が搭載されているのも特徴です。さまざまな外部サービスと連携できるため、業務効率をより高められるでしょう。
良心的な価格設定も魅力で、1ユーザーにつき500円から利用できます。30日間の無料試用期間や、30分程度のオンラインデモも用意されています。
https://www.collabo-style.co.jp/
WaWaFlow
クラウド型のワークフローツールです。クラウド型ゆえソフトのインストールが必要なく、導入コストを抑えられることがメリットです。自社の承認ルートに合わせて自在にカスタマイズできる自由度の高さも、選ばれている理由でしょう。
少人数の企業から、2,000人以上の大企業にまで対応します。決済完了データのCSV一括出力が可能なほか、スマートフォンでの承認手続きができるため、意思決定のスピード化を図れます。1IDにつき月額400円と格安で導入しやすく、14日間の無料体験期間を用意してあるのも魅力です。
https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/
Streamline
2021年時点で、約1,500社が導入している実績あるツールです。既存の帳票レイアウトをそのまま利用できるため、担当部署の負担軽減へもつながります。言語切り替え機能も実装しているため、外国人の方が多く活躍している企業にもおすすめです。
手厚いサポート体制を整えており、導入から運用にいたるまで丁寧なバックアップを受けられます。そのため、導入した翌日から運用することも可能です。
初期費用が不要で、なおかつBasicプランなら3ヶ月無料で利用可能です。実際に運用しながら、本格的に導入の可否を検討できるのはメリットと言えるでしょう。
https://streamline.mitori.co.jp/
X-point Cloud
多業種で導入されている実績豊富なツールです。クラウドサービスゆえに導入が簡単かつスピーディで、導入コストも抑えられます。入力フォームは書類の書式をイメージしているため、直感的に利用できるのも特徴と言えるでしょう。
スマートフォンやタブレット端末にも対応しており、承認もワンクリックでできるため、意思決定のスピードを速められます。さらに万全のセキュリティ対策が施されており、運用に伴うリスクもほぼありません。
1ユーザーにつき月額500円で利用可能で、30日間の無料試用期間も用意されています。本格的に導入しても、ランニングコストを抑えて運用できるのは大きなメリットです。
https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
楽々WorkflowII
約600社以上が導入している電子承認・決裁システムです。複雑な承認フローを簡潔化し、各種申請書類も電子化できます。電子データの保管はもちろん検索も可能で、必要に応じてすぐ取り出せます。
会計システムとも連携できるため、担当者の業務効率化と負担軽減を実現し得る点もメリットです。手続きの進捗も可視化するため、どこで申請が止まっているのか、あとどれくらいで承認されるのかなども容易に把握できます。
すぐに機能を試せるデモサイトが用意されているほか、無料体験セミナーも行っています。セミナーでは実際にシステムを使いながら、不明なことをその場で相談できます。
https://www.sei-info.co.jp/workflow/
Create!Webフロー
経済産業省中小企業庁のスマートSMEサポーター認定のツールです。誰でも迷わず利用できる操作性のよさが特徴で、承認ルートの可視化や進捗チェックも行えます。入力フォームは自在にデザインできるため、自社に合わせて使いやすい形にカスタマイズ可能です。
稟議書や経費精算、総務諸届、勤怠諸届など、さまざまなシーンで活用されるツールです。他システムとの連携機能も備えているため、業務効率化を実現できます。
クラウド版のほかパッケージ版も用意されているため、会社の方針や状況などによって選べます。クラウド版は1ヶ月、パッケージ版は30日間と、それぞれ無料期間も設けられており、じっくり検討できるのもメリットです。
ActionPassport
データセンター運用の豊富な実績を誇る「イーネットソリューションズ」が提供するツールです。数々の大企業が導入しており、信頼性の高さが伺えます。
データセンター運用のスペシャリストが提供しているため、万全のセキュリティ対策が施されています。24時間体制でサービス環境を監視しているため、セキュリティ面に不安はありません。システム構築の柔軟性にも定評があり、要望やニーズに合わせてカスタマイズしてもらえます。
加えて、オンラインで申し込むことで、すべての機能を試用できます。なお、製品はクラウド版とパッケージ版の2つから選べます。
https://www.actionpassport.jp/
Styleflow
使いやすさにフォーカスした、シンプルなデザインを採用しているツールです。モバイルワークに適したデザインゆえ、スマートフォンやタブレット端末で使いやすいことが特徴です。
従業員数の少ない企業から、大勢の従業員を抱える大企業まで柔軟に対応できます。利用人数により費用が変化するシステムを採用しており、少人数でのスモールスタートも可能です。クラウドサービスゆえに、導入から運用までの時間を大幅に短縮できるのも特徴です。
初期費用は無料で、月額費用も1ユーザーにつき300円と格安です。そのため、コストを抑えて運用したい企業に向いています。
https://www.tdc.co.jp/product/styleflow/
Asana
190ヵ国以上の国々で、さまざまな業種の企業が導入しているツールです。ワークフローに特化したツールではなく、プロジェクト管理やタスク管理なども包括したトータルワークマネージメントツールです。
コミュニケーション機能も実装されているため、画面上で容易にやり取りができます。情報共有もしやすく、トータルで業務効率化や生産性向上が期待されます。
Asanaの特に大きな特徴として、Microsoftのあらゆるツールとの連携に優れている点があります。OneDriveやTeamsを導入している企業なら、Asanaも導入することでさらに効率的なプロジェクト進行が実現するでしょう。
一部機能は制限されますが、無料で利用できるBasicプランも用意されています。さらに有料プランについても、無料トライアル期間が設けられているため、機能や使い勝手を確認してから本格導入を検討できます。
まとめ
ワークフローツールの導入により、各種申請や承認の手続きがスムーズになります。担当者の負担を軽減できるほか、意思決定の迅速化や業務効率化が実現される点も大きなメリットと言えるでしょう。
現在はさまざまなツールがリリースされていますが、今回紹介したものはどれもおすすめです。導入するツールにお悩みの際は、紹介したツールから気になるものを選び、比較しながら選んでみましょう。
トータルで業務効率化や生産性向上を求めるのなら、「Asana」の利用がおすすめです。プロジェクト管理やタスク管理にも対応しており、コミュニケーションツールとしても機能します。会社全体の業務効率改善を進めるのに、もっとも適したツールと言えるでしょう。この機会にぜひ、導入を検討してください。
