企業がスムーズな業務遂行を実現し、トラブルを避けるためには、「情報共有」が欠かせません。しかしながら、適切な情報共有ができていない企業は多く、それによりさまざまな問題が生じているのが実情です。そこで本記事では、情報共有の重要性やメリットについて解説していきます。
「情報共有」の意味
「情報共有」というと単純なことに思えるかもしれませんが、企業がその活動を行ううえでは、もう少し大きな意味合いを持ちます。そこで、もう少し言い換えて「ある業務に関連すること、あるいはその遂行において発生したデータなどを他者に伝え、互いを把握すること」とも表現できます。
重要なのは、「各々がほかの業務や従業員に関しての情報を、いつでもどこでも利用できる状態にしておくこと」です。
そして、この状況を実現するためには、情報を蓄積・整理しておかなければなりません。そのため、ただ単に作業者がした作業内容を、別の者に口頭で伝えただけでは、有用な共有ができているとは言えません。
特に近年においては、さまざまな観点から、情報をデータ化し保管しておくことが求められています。業務を円滑にするためでもありますし、蓄積したデータをさらに有効活用する考え方も重要視されているのです。
かつては技術的な問題から実現が難しいとされていたことでも、ITの発展に伴いツールが充実したことで、企業や個人レベルでも高水準な共有が可能になっています。
情報共有のメリット
適切な情報共有ができれば、主に「業務効率の向上」「属人化の防止」「意思決定の迅速化」「コミュニケーションの円滑化」といったメリットが得られます。以下でそれぞれ詳細に見ていきましょう。
業務効率の向上
特にイメージしやすいメリットとして、「業務効率の向上」が挙げられます。日常的に細かく情報共有していれば、あとから過去の情報を知る必要性が出たときでも、スムーズに確認ができます。それにより、業務を円滑に進められるようになるでしょう。
わざわざ担当者に聞きに行く手間が省けますし、過去の担当者からしても無駄に情報を発掘せずに済みます。さらに、すぐにデータが探せるような体制が整っていれば、データを求める者が独立して作業を完結させられるだけでなく、その検索に要する時間も短縮可能です。
ほかにも、例えば「○○が作るといっていた資料はどうなっているのか」「完成した資料はどこにあるのか」と、困ることもなくなります。最低限の情報共有ができているだけでも、こうした連携がスムーズになり、わざわざ全過程を説明する必要もなくなるでしょう。その分、本来注力すべき業務にリソースを割けば、より業務効率が上がります。
仕事の属人化防止
長く続く企業では、内部に多くのノウハウが蓄積されているため、それに基づいた効率的な業務が実現されやすいです。しかし、特定の仕事が特定の人に依存しきっている状態が続くと、いわゆる「属人化」が発生してしまいます。その特定の人物が退職したり転職したりした際、企業全体に多大な影響を与えてしまい、損失を生むきっかけにもなりかねません。このように属人化された状態は、企業にとって大きなリスクを抱えることを意味します。
そこで、これを解消するよう努め、属人的なノウハウなどもできるだけ従業員間で格差のないよう共有しなければなりません。平時より共有体制が整っていれば、このような状況を回避でき、属人化も防ぎやすくなります。
内部の人間が入れ替わっても、支障をきたすことなく企業活動を続けられるうえ、重要な経験・技術も形に残しやすくなります。これは品質を維持する意味でも大切なことです。そのためにも、さまざまな情報を蓄積し、そこに他者がアクセスできるようにしておくべきでしょう。
また、後継者不足の悩みを解消するメリットもあります。これまでの活動によって蓄えられた技術などが、人ではなく企業全体に残ることで、スムーズな教育が実践できるからです。もちろん、ある程度の経験が欠かせない業務などもありますが、経験のみでしかスキルが磨かれない状況を避けられます。
意思決定フローの改善
従来から続く意思決定の過程は、「上司から部下へ」「その部下から部下へ」といった形で、上から下に流れるようにできていることが多いです。逆に、現場のことを伝える際も、何層かのステップを経てようやく上司に伝わるケースがあります。
しかし、このような方法では意思決定にタイムラグが生じてしまいます。現場での意見がなかなか反映されず、すぐに対応してほしいことでも思うようにいきません。情報共有が最適な状態でできていれば、現場のことも上層部にすぐに伝わり、上層部からの意思決定も迅速化されます。
また、適切な情報共有を行うことにより、人伝にありがちな伝達のずれの発生も抑えられます。記録として残ることで、どの時点で間違いが生じたのかを発見しやすく、問題点の改善にも取り組みやすくなるでしょう。
メンバーの信頼関係構築
情報がうまく伝わっていないと、ときにメンバー間の関係性を悪化させてしまう可能性もあります。「ミーティングを予定していたが、○○が来ない」「頼んでいた作業の期日が過ぎてしまっている」という状況も起こりかねません。そうすると第三者にも影響が及び、自社だけでなく他社にも損失を生じさせる恐れがあります。
しかも、情報共有がしっかりできていないと、誰がミスをしたのかがわかりにくく、チーム内でのトラブルに発展しやすいです。業務を効率的に進めるためには、個々人がスピーディに作業を進めることも重要ですが、チームの関係性が良好であることもまた重要です。
特に大規模なプロジェクトでは、それぞれの作業内容がほかのメンバーに影響を与えるため、円滑なコミュニケーションがより重要となってきます。適切な情報共有は、メンバー間の関係性を良好に保つうえでも欠かせない要素と言えるでしょう。
情報共有における注意点
ここまで、情報共有の重要性やメリットについて解説してきました。しかし実際、共有の仕方が適切でなければ、上記のようなメリットは望めません。ここでは、情報共有の際に注意すべきポイントを紹介します。
重要性の理解
従業員に対し、互いに情報共有する重要性について理解してもらいましょう。なぜなら、ただ情報共有ができる環境を整えても、各従業員がそのために必要な処理をしなければ無意味だからです。情報共有の重要性を従業員が理解していなければ、その処理を面倒に感じてしまい、共有が不活発化する恐れがあります。こうなっては、たとえシステムを導入したとしても、コストに見合った効果が得られず、かえって損失につながるでしょう。
そこで、なぜ情報を共有しなければならないのか、それによりどのような恩恵が受けられるのかをきっちり周知すべきです。モチベーションを向上させるためにも、各従業員に対し具体的なメリットを伝えましょう。ある業務において、どのような結果が得られるのかを具体的に説明すれば、億劫に感じることでも積極的に取り組んでくれるはずです。
思い込みの防止
情報共有ができても、手段が適切でなければ十分な効果は得られません。例えば、「作業者のやり方に手続き上のミスがある」「作業者が独自のやり方でデータを渡しており、他者が渡されたことを認識できていない」パターンなども考えられます。
このような状況に陥る理由としては、作業者の勘違い・思い込みが関係していることが少なくありません。作業者が「適切にデータを渡せた」と思い込んでいると、なかなか異常が生じていることに気づけず、フォローも遅れてしまいます。
そこで共有の方法を統一し、明確なルールを定めることが大切です。どのケースでどういった手段を取るのか、わかりやすい仕組みを設けて、さらにその内容を全員に知らせなければなりません。そのうえで、きっちりとルールに則った運用を行うようアナウンスし、皆で守れるようにしましょう。
なお、このことに関しては、全社的にツールを導入すると解決しやすいです。そのシステム上で認められた範囲内の操作をするため、作業者独自のやり方で行われる可能性を下げられます。ただし、詳細な使い方や設定などに関しては、やはり統一できるよう最初に取り決めておくことが重要です。
環境の整備
前項でも触れたように、情報共有を効果的に実践するうえで、ツールの利用は非常に効果的です。情報共有に適した環境を簡単に整備・構築できるからです。逆に、このような環境が整備されていなければ、従業員が取り組みに積極的であっても、なかなか効果的な情報共有は実現されません。
そのため、ツールを使ってスムーズに情報共有し得るよう、環境を整えなくてはなりませんが、ツール自体の選定にも配慮が必要です。社内の人間がなかなか適応不可能な場合や、ツールの操作性や機能性が劣っている場合、環境の改善は期待できません。自社の課題を客観的に整理し、それを解決する機能を持ったものを検討・導入しましょう。
情報共有の手段
情報共有する手段としては、メール・チャットを使う方法などもありますが、近年では共有に適した管理ツールも多数展開されています。「Asana」に代表されるように、「タスク単位での管理」や、「多数のタスクから構成されるプロジェクトの管理」「タスクの進捗把握やスケジュール管理」などを、一括して実現する便利なツールも普及しています。
無料で使えるものはもちろん、有料・無料両方のプランを設けているツールも存在しています。そのため、いきなり有料プランに申し込むのはハードルが高いと感じる場合でも、無料プランで試してから検討できます。
無料プランを活用して複数のツールを試用し、どういった違いがあるのかを体感しておくのもおすすめです。それぞれを比較することで、各ツールのメリット・デメリットがわかります。ただ、多くは有料プランにしなければ完全な比較ができないため、機能面でのチェックは難しいかもしれません。
なお、個人であれば無料で使い続けても問題ないかもしれませんが、規模が大きくなってくると、無料では対応しきれなくなるケースがほとんどです。大人数で利用する場合は、選定段階から有料プランまで視野を広げておくことが大切です。
まとめ
情報共有は、企業活動を円滑化するために欠かせません。そのため、これを円滑にする基礎的な基盤をしっかりと整備することが大切です。また、その環境整備においては、タスクやプロジェクトを管理できるツールの活用が有効です。
中でもおすすめなのが「Asana」です。Asanaであれば無料プランを用意されているため、お試し感覚で使ってみることも可能です。「どんな機能があるのか」「どのようなデザイン・操作性なのか」を実際に試しつつ、じっくりと導入検討できます。
他方、Asana有料版にもいくつか段階があり、導入する企業が求める機能性に合わせてプランを選択できます。そのため、必ずしも高機能・高コストで運用する必要はなく、コストを抑えて運用したい企業にもおすすめです。
https://asana.com/ja
