仕事を効率化するタスク管理の内容や手法について解説

 2020.04.23  ワークマネジメント オンライン

プロジェクトを日々進める中で、仕事が次から次へと湧いてきてなかなか就業時間内に終わらせることができないということ悩んではいませんか。

業務量が多くても、タスク管理をしっかり行えばその負担も軽減することができます。個人やチームでプロジェクトを進める際に有効なタスク管理について、その手法とともに紹介します。

仕事を効率化するタスク管理の内容や手法について解説

「タスク管理」の意味とは

仕事を効率化させるためになによりも大事なのが「タスク管理(ToDo管理)」です。

日々の仕事をこなしていると、さまざまな業務が怒涛のように流れ込んできます。あちらもこちらも同時に手を出していたら、終わる仕事も終わりません。

どれだけの作業量が動いているのか、何を優先すればいいのか、といったことを知るためには、作業を細分化する必要があります。

「タスク」とは個人、あるいはチームに割り当てられた作業をさらに細分化したものを言います。

そのタスクを円滑にこなすことができるよう効率化するのが「タスク管理」です。

詳しくは、こちらの「タスク管理とは?意味などの基本情報やコツを解説」記事でご参考にしてください。

タスク管理とはどのような作業か

時間内に作業を終わらせることは、タスク管理の中でも特に重要です。これがうまくできないと、本来必要でなかった残業をすることにもなりかねません。

タスク管理は、主に「把握」、「順序設定」、「スケジュール管理」、そして「進捗・工数の管理」を順番に行っていきます。

タスクの把握

チーム内のメンバーそれぞれがなすべきことを把握していなければ、作業を管理することはできません。

抱えたタスクを把握するために理解しておかなければならないのは、主に「納期や期限」、「重要度」、「(チームの場合は)担当者」などが挙げられます。

次に、それらの情報を「可視化」することが重要です。手帳やノートに書き出すのが広く取り入れられている方法です。また、近年ではクラウドツールも活用されています。

自分自身がすべきことを忘れてしまいがちな人は、ふせんやメモなどに書いて、目に付く位置に貼り出してみてもいいでしょう。

大事なのはタスクを目に見えるようにすること。そうすることでタスクの管理もうまくなり、業務の効率化へとつながっていくことでしょう。

タスクの順序設定

タスクの把握ができたら、次に「重要度」や「緊急度」を見て優先順位を決めましょう。

「今すぐに取りかからなければいけないもの」と「一週間後でもいいもの」では、緊急度がまったく違います。

「出社後すぐに取りかかるもの」「午前、午後に終わらせるもの」と1日単位でのタスク管理をするのはもちろん、「1週間後でいいもの」「いつでもいいもの」とおおまかな全体像を通してタスクを把握しておくのも重要です。

Asanaはチームの動きを加速します
Asana 会社概要

また、時間に余裕を持つことも大事です。仕事をしている以上、突発的な案件やタスクが発生することは日常茶飯事。いくら自身でタスクの順序設定をしていても、思いどおりにいかないことはたくさんあります。

そんなときのために、時間には余裕を持って落ち着いたスケジュールを組むようにしましょう。

タスクのスケジュール管理

優先順位が決まったら、次にスケジュールを組んでいきます。先述したとおり、まずは時間に余裕を持った計画を立てることが重要となります。

時間に余裕がないと、心にもゆとりが持てなくなり、いつもカツカツの状態で稼働しなければならなくなります。

そして、タスクを把握するとき同様、スケジュールをわかりやすく“可視化”しておくのもマスト。

アプリを活用したり、手書きがいいという人は手帳や付箋に直接書き込んだり。チームタスクの場合は、クラウド上でスケジュールを共有しておくと、気が引き締まるだけでなく、ほかの人が今どんな作業に取り組んでいるのかが見えるので、チームワーク向上にもつながります。

また、スケジュール管理の可視化を怠ってしまうと、大事な会議を無断欠席してしまった、あるいはダブルブッキングしてしまったなどのトラブルが起こることも考えられます。

スケジュール管理。そんなちょっとしたことでミスが防げるなら、これほどいいことはありません。

タスクの進捗・工数の管理

作成したスケジュールに基づいて実際に作業をする際にも、タスク管理は重要となってきます。

この段階で行われるタスク管理として、作業がどれくらい進んだのかを把握する「進捗管理」、作業手順の段階(工程)が予定どおり進んでいるかを確認する「工数管理」が挙げられます。

進捗管理では、主にガントチャートや進捗管理表などを用いるのが一般的です。ここで気をつけなければいけないのが、納期ばかりに意識を取られて品質の管理がおろそかになってしまうことです。品質が確保できなければ、いくら見た目での作業が進んでいたとしても結果的に納期の遅れへとつながってしまいます。進捗管理は「品質の管理」をメインに行うことが重要なのです。

工数管理では、事前に予定していた工数の進み具合を把握するのに加え、予定外に工数が増えていないかの確認や、予定外の工数が差し込まれた際に対応するために行います。

タスク管理に関連して知っておきたい手法

では、具体的にどのような手法を採用すればいいのでしょうか。代表的なものである「WBS」、「かんばん方式」、「GTD」の3種類を紹介します。

どれを取り入れるかは企業やプロジェクト、タスクなどにもよるので、まずは基本的な知識を押さえておくことが重要です。

WBS

「WBS」とは「Work=仕事、作業」「Breakdown=分解する」「Structure=構造」の頭文字を取った言葉で、作業を分解して構造化(体系的に整理)した手法です。

まず、プロジェクトの中で必要となるタスクを、できる限り細分化してすべて洗い出します。

次に、作業の順序を決めて並べ替えて行きます。「目的」のようなプロジェクト全体を包括するレベルを設定し、その下にそれぞれのカテゴリーを設定し、さらにその下にカテゴリーごとにタスクを振り分けていきます。

このように、下の階層を足し合わせると上の階層のタスクとなるように階層を作り上げる(構造化する)ことがWBSの基本です。

WBSの作成にはホワイトボードや紙など、手書きにて行うケースもありますが、Excelやウェブサービスなどのデジタルツールを用いるのが一般的です。

有料のサービスのほか、無料のテンプレートやサンプルなどが配布されているので、それらを参考にしてみることをおすすめします。

かんばん方式

「かんばん方式」は、作業の「可視化」に有効な手法です。自動車メーカーのトヨタ自動車の生産方式「ジャスト・イン・タイム」をもとに生み出されたとされています。

まず「ToDo(これから取りかかるタスク)」「Doing(現在進行中のタスク)」「Done(完了したタスク)」の3つの工程に分けます。次に、目標達成に必要なタスクを書き出し、ToDoの枠に置きます。その中から、優先度が高いものをDoingの枠に移していきます。そして、終わったものをDoneへと移動します。

かんばん方式のタスク管理において最も重要なのは、「必要のない(無駄な)工程を可能な限り省略していくこと」です。

ツールとしてはオンライン上で共有できるものもありますが、かんばん方式の最大の特長は、ホワイトボードとふせんさえあれば始められる手軽さにあります。ホワイトボードを3つの枠に分け、タスクを書き出したふせんを貼り出せば、すぐにかんばん方式が始められるのです。

GTD

「GTD」とは「Getting Things Done」を略したもので、2002年にアメリカ人の経営コンサルタント、デビッド・アレン氏が提唱したタスク管理の方法です。アメリカではすでに広く取り入れられている手法です。

GTDでは、「収集(Capture)」「処理(Clarify)」「整理(Organize)」「見直し(Reflect)」「実行(Engage)」という順序でタスク管理を行っていきます。

「収集」は、脳にあるすべてのアイデアをアウトプットしていく作業のこと。思い浮かんだことはすべて、ブレインストーミングのように書き出してしまいます。

次いで「処理」では、それぞれのタスクを「インボックス」「次にやること」「連絡待ち」「プロジェクト」「いつかやる」の5つのリストにしたがって分類していきます。

そして「整理」。これがGTDで踏んでいくステップの中で要とも言える部分です。「インボックス」の中から優先順位が高いものだけを選び、そうでないものは「ゴミ箱」「今は必要ない」「いつかやる」の3つのカテゴリーに分けます。

次に「見直し」ですが、現状から実行可能であるかどうかを検討し、ここで改めてスケジュールや重要度を再確認します。

最後は「実行」。ここまでで「必要なもの」と「そうでないもの」、「重要なもの」と「そうでないもの」を区別してきたので、最短距離での目標達成を可能にするタスク管理法といっても過言ではないでしょう。

GTDを行うためのツールは、スマホのアプリをはじめとして有料・無料さまざまなものがあります。また、ノートや手帳を使って気軽に始めることもできます。

まとめ

タスク管理はプロジェクトを円滑に進めるためのツールです。非常に有用なものですが、タスク管理を行うことが目的化してしまっては、かえって効率が悪くなってしまいます。

ですから、それぞれのプロジェクトやチームに合ったタスク管理の手法を選ぶことが重要です。

 リモートワーク時代の新しい働き方Asanaまるわかりガイド

RECENT POST「プロジェクト管理」の最新記事


仕事を効率化するタスク管理の内容や手法について解説
Asanaのフリートライアルで書籍をプレゼント!
定期開催:Asana 基礎講座

RANKING人気資料ランキング

RECENT POST 最新記事

ブログ無料購読のご案内

RANKING人気記事ランキング