報告連絡相談のコツとは?コミュニケーションを円滑化するポイントを解説

 2022.02.24  2022.08.17

「報告・連絡・相談(報連相)」とは、業務をスムーズに進めるための、基本かつ非常に重要なスキルです。特に、上司とうまく連携が取れていない部下は、円滑なコミュニケーションを図るためのポイントを把握する必要があります。本記事では、報連相のコツや注意点について解説します。それらを参考に、よりよい関係性を築いて、さらなる業務の進展を目指しましょう。

報告連絡相談のコツとは?コミュニケーションを円滑化するポイントを解説

報・連・相とは

「報・連・相」は、社会人なら誰でも一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの頭文字を取って作られた言葉で、これらのスキルは働くときに必要不可欠なものです。

また、以下の意味を理解したうえで「報・連・相」を適切に行うことが大切です。

報告

「報告」は、職場の上司や先輩から指示された業務や、部下に委ねた業務について、何らかの問題が発生していればその内容を、また逆に順調であっても、現時点の状態や進捗状況を、適切なタイミングで正しく伝えることです。

上司や先輩は報告を受けることによって、担当外である業務全般の進捗状況を把握できるほか、目標達成まで円滑に遂行する、ミスやトラブルを早期に解決するなどのメリットがあります。

連絡

「連絡」は、業務上で決定した内容を、社内外の関係者へ知らせることです。たとえば、毎日の出社後に実施する社内会議において、各自の業務の進捗状況を伝えることや、もし業務に不都合が生じた場合、クライアントにその事実を伝えることも、連絡にあたるでしょう。

相談

業務を進めていく中で判断に迷ったり、解決方法が見つからず悩んだりしたときに、上司や先輩、同僚に意見やアドバイスを受けることが「相談」です。

業務上で何らかの問題に直面した場合、安易な自己判断は無責任である、と捉えられる可能性があります。できる限り、迅速に上司や先輩、同僚へ相談するスタンスが重要です。

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報・連・相はなぜ必要?

なぜ、ビジネスにおいて、報・連・相の行動が求められているのでしょうか。

もし、報・連・相が適切に行われていない場合、良好な人間関係が崩れてしまい、顧客や取引先からの信用の低下や、ビジネスチャンスの喪失などのリスクが考えられます。

一方、報・連・相を徹底することで、組織内では目標に向かっている間、管理職が業務内容や進捗状況を把握できるため、停滞なくスムーズに達成する可能性が高まります。また顧客満足度や信用もアップし、業績の向上につながるメリットもあるでしょう。

つまり、報・連・相は組織の生産性を上げるために、必要不可欠なものであるといえます。

報・連・相のコツ

ここからは、実際に報・連・相を行う際に、注意すべきポイントやコツについて紹介していきます。

報告のコツ

報告を行う際のコツとして、以下のポイントが挙げられます。

【1.相手の都合を確認する】

報告する相手のスケジュールを事前に確認し、できる限り業務の邪魔にならないタイミングと方法を選びましょう。報告の方法としては、大きく分けて「口頭」と「記述」の2通りがありますが、どちらが適切であるかはケースバイケースで判断します。

【2.結論を先に言う】

相手がまず最初に知りたいのは、経緯などのプロセスではなく「結論」です。そのため先に全体像を把握してもらい、その結論に行き着いた経緯や要因などを、一つひとつ説明することが無難です。それによって、伝えたい情報がきちんと整理され、議論が無駄に長引いたり混乱したりすることを防げると考えられます。

【3.事実と私情は分ける】

実際に起きている「事実」と、自分の意見である「私情」の線引きをすることは非常に重要です。まず事実をしっかり伝えたうえで、それに対する自分の考えや意見を述べると、相手は次のアクションをどうするべきか判断しやすくなるでしょう。

【4.こまめに報告する(中間報告)】

プロジェクトなど長期に渡る業務であれば、たとえ途中であっても、進捗状況などの情報を共有することで相手へ安心感を与えられます。また、万が一相手との間に認識のズレがあったとしても、早期に軌道修正できる可能性が高いです。

連絡のコツ

一般的に「報告」の相手は、上司や先輩など社内の限られた人ですが、「連絡」は社内の同僚や社外の取引先など、対象が広がるため、以下のポイントに注意しましょう。

【1.伝達手段を検討する】

まず、連絡する内容が決まったら、使うべき手段を見極めることが重要です。相手に対して、タイムリーにわかりやすく伝えることを基準に、簡単なものであれば口頭や電話、メールで済ませることも問題ありません。一方、グラフなどで可視化した方がわかりやすい場合は、文書で連絡する方法が望ましいといえます。

【2.確実に連絡できたことを確認する】

連絡後の、相手にはっきり伝わったかどうかの確認は欠かせません。メールや郵便物などを送りっぱなしにして確認を怠ると、せっかく連絡した内容が相手に伝わらず無駄になってしまうため、ひと手間を惜しまずに必ず確認しましょう。

【3.連絡は関係者全員に行う】

関係者全員にメールを送る場合、1人でも抜け漏れがあると、業務に支障が出たり人間関係がぎくしゃくしたりする可能性があります。必ず関係者全員に届くかどうかを、念入りに確認してから実行することがよいです。

【4.スピーディーに行う】

連絡はできる限り、迅速に行うことが基本です。必要な情報を正しくスピーディーに共有することで、関係者全員がすべきことを考えて、より早く次のアクションにつなげられるでしょう。

相談のコツ

以下、相談する際のコツについて紹介します。

【1.早めに相談を行う】

課題が生じた際、上司や先輩に相談したいことがあれば、先延ばしにしたり安易に自己判断をしたりせず、なるべく早めに相談しましょう。少しでも遅れてしまっては、取り返しのつかない事態になることも考えられます。

【2.自分の意見を持つ】

判断に迷って相談したい場合、すべて委ねてしまうと相手の負担が大きくなるうえ、不信感が生まれる原因となってしまいます。仮説として、自分なりに解決方法をまとめてから相談することで、相手もアドバイスしやすくなることを覚えておくとよいです。

【3.直属の上司に相談する】

組織の中で、業務の相談をする相手として最も適切なのは、基本的には直属の上司でしょう。業務の指示を出し、その責任を負う立場の為、普段から業務内容を理解してくれており、的確な意見やアドバイスも期待できます。

【4.相談後は報告とお礼をする】

相談している間、相手は自身の手を止めてアドバイスや提案をしてくれています。自分のために、貴重な時間を割いてもらったことに対し、感謝の気持ちを忘れてはいけません。相談後には、実践後の報告を行うとともに、お礼で気持ちを伝えましょう。

より円滑にコミュニケーションを取るには

最後に、報・連・相をより効果的に活かせる、コミュニケーションのポイントについて紹介します。

5W1Hを意識する

相手が情報を受け取った際、より迅速で的確に理解してもらうためには、具体的な「5W1H」の要素を盛り込む方法が最適です。

5W1Hとは、「いつ(When)/どこで(Where)/だれが(Who)/なにを(What)/なぜ(Why)/どのように(How)」を表します。

お互いの認識のズレを防ぎ、適切な判断を行うために、これらの5W1Hを意識して、明確な報・連・相を行いましょう。

数値やデータなどの根拠を示す

報・連・相の際、正確な判断を委ねるために、判断材料である「事実」と「自分の考えや意見」は、はっきり分けて説明することが重要といえます。

また、相手に納得を得たうえで判断してもらうためには、信頼できる数値や、専門家が発表しているデータなどを用いて、自分の考えを支える根拠を示すことが非常に有効です。

まとめ

本記事では、ビジネスにおいて「報・連・相」を行う際のポイントやコツについて紹介しました。相手の立場に立ち、より迅速で的確な情報伝達が、大切であることが理解できたと思います。

また、報・連・相をより効果的に活かすポイントについても解説しましたが、リモートワークが広がっている今、新しい働き方を取り入れつつ、生産性をより上げていく必要があります。

誰もがいきいきと働ける組織づくりには、ワークマネジメントツールである「Asana」の導入を検討することをおすすめします。1分で特長がわかる、無料の紹介動画も用意されているので、一度参考にしてみてください。

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