「プロジェクトマネージャー」やそれに類似する職種は、ビジネスシーンでよく登場する用語です。とはいえ体系的な説明を受けないままでは、その詳細までは理解できないでしょう。ここではプロジェクトマネージャーの役割をはじめ、名前の似た別職種の違いまで解説しています。
プロジェクトマネージャーとは何か
プロジェクトとは組織内で掲げられた目標を、定められた期間内に達成するための業務、もしくはその目標達成のために召集されたチームのことを指します。たとえば「あるITシステムを開発して期限内にリリースする」のも、1つのプロジェクトの例です。
このことを踏まえてプロジェクトマネージャーを定義すると、プロジェクト遂行のために集められたチームの管理者ということになります。プロジェクトマネージャーには、期限内に目標を達成する責任が課せられています。計画をすすめるにあたって、プロジェクトを達成するための計画の立案から、人材の確保、プロジェクト全体の進捗や品質の管理など、プロジェクトマネージャーに任される仕事は様々です。
同時に、プロジェクトマネージャーには、経営的な視点や市場のニーズをとらえる力も求められます。そのためプロジェクトマネージャーとして経験を積めば、将来のキャリアアップにもつながりやすいでしょう。
プロジェクトマネージャーと他の職種の違い
ビジネスの現場においては、プロジェクトマネージャーに似た名称の役職が複数あります。ただし期待される職務はそれぞれ違うため、ここでは、それら役職とプロジェクトマネージャーとは何が違うのか解説します。
プロジェクトリーダーとの違い
プロジェクトマネージャーと同じく「プロジェクトチームの管理職」にあたる役職です。プロジェクトによっては1人で両方の役職を担ったり、プロジェクトリーダーのみですすめたりすることもあります。
両方の役職を配置する場合は、プロジェクトリーダーは現場でメンバーの指揮・指導を担当するのに対し、プロジェクトマネージャーはプロジェクト全体の統括に注力します。そのためプロジェクトリーダーには高いコミュニケーション能力が、プロジェクトマネージャーには管理能力が求められます。
プログラムマネージャーとの違い
プログラムは、長期的な視野でいくつかのプロジェクトを束ね、大きなビジネス目標に到達するためのものです。1人のプログラムマネージャーの下には何名かのプロジェクトマネージャーがつくこともあります。そのため、期限が区切られた「その時限り」のプロジェクトとは一線を画すのです。プログラムマネージャーは担当する期間がプロジェクトマネージャーより長くなる上に、より大きな責任を負うことになります。
プロダクトマネージャーとの違い
プロジェクトマネージャーがプロジェクトを担当するのに対し、プロダクトマネージャーが担当するのは、あくまで1つのプロダクト＝商品です。ブランディングから企画・開発、さらにはマーケティング・販売にいたるまでの管理を任させるのがプロダクトマネージャーになります。
そのためプロダクトマネージャーには、市場のニーズなどに関する情報収集能力が求められます。またプロジェクトリーダーは、決められた期間が終了すれば役割が終了するのに対し、プロダクトマネージャーは該当の商品が廃止されるまで仕事は終わりません。その他、チームを率いて業務を行うプロジェクトリーダーに対し、プロダクトマネージャーはチームを管理する立場にないという点においても両者の違いは明確です。
プロジェクトマネージャーの役割
プロジェクトマネージャーが果たすべき役割は、多種多様を極めます。そのすべてが、欠けることを許されない大切なものばかりです。ここからは具体的にどんな役割を担うのか、1つずつ具体的に見ていきましょう。
なおどんな役割を任せられるかは、プロジェクトの性格や企業によっても異なる可能性があるので、ここではあくまで一般的な例として紹介します。おおよその概要は共通すると考えられますが、参考としてお考えください。
ゴールを設定する
プロジェクトでまず重要なのは、何をゴール（目標）とするかです。ゴールが明確になっていないと方向性がぶれてしまい、その結果、誤った方向に向かうことになります。目標を大きく反れた時点で気付いて立て直そうとしても失敗する可能性は高く、大きな損害にもつながってしまう恐れも否定できません。メンバーもどう動いてよいか、正しく判断できなくなります。
プロジェクトマネージャーは、ゴールをできる限り明確にして、チームに正しく伝達しなくてはなりません。そのためにもプロジェクトマネージャー自身が、ゴールの一番の理解者である必要があります。
計画をまとめる
プロジェクトのゴールが決まったら、次に「いつ」「どこで」「誰が」「何をするか」などを明確にした計画書をまとめます。「プロジェクト」とは、「計画」という意味を持った英単語です。計画書はプロジェクトを遂行するための骨子であり、計画書なしに行き当たりばったりの対応をしていると、プロジェクト自体が成り立ちません。プロジェクトマネージャーの使命は、この計画書と共にあると言っても過言ではないでしょう。
なお計画書を作るのは、プロジェクトマネージャーだけではありません。関係する部署の責任者や経験者、外部の専門家などの意見をヒアリングして、一緒に計画書をまとめることになります。
現場では膨大なページ数の計画書を見る機会もありますが、はじめからこのような量が書けるものではありません。十分な経験を得たプロジェクトマネージャーならともかく、初めてプロジェクトマネージャーを任されたような方が計画を練る場合は、1つひとつ間違いがないことを確認しながら、数ページの計画書を作り上げることを優先しましょう。
情報を収集する
プロジェクトマネージャーは計画書を基にプロジェクトをすすめていきますが、もちろん全てが計画通りに進むわけではありません。進捗が遅れることもありますし、問題が発生して計画を変更せざるを得ないこともあります。その対策のためにも、現時点がどのような状態にあって、どのようなリスクを抱えているか、常に計画にかかわる情報を収集しておき、何が起きてもいいよう備えておきましょう。
情報は、いろいろな視点から収集しなくてはなりません。たとえば、立場の異なる社員によっても状況の捉え方や感じ方は異なります。どの視点で見るかで、情報の見え方も変わります。またその正確性・精度を高めるためにも、常に最新の情報を集めておくことが必要なのです。
計画が予定した通り順風満帆にすすんでいるような場合でも、情報収集を怠ってはいけません。現段階では表面化していないだけの隠れたリスクもあり、後々大きな問題になることもあり得るからです。集めた情報によって計画が進捗したり、逆に情報収集が遅れて悪化してしまったりすることもあります。そのため、情報収集はプロジェクトマネージャーの重要な役割と言えるでしょう。
情報を分析する
収集した情報を分析するのもプロジェクトマネージャーの役割の1つです。計画を進めていくにあたり、集めておいた情報を基に問題点を分析します。
このとき目安になるのがベースラインです。ベースラインとは計画書を構成する要素の1つで、成果物できあがるまでにいくらコストがかかるか、どのくらい納期が必要か、どの程度の品質を確保しているかなどを図るための基準値を指します。計画書を作成する際にこの値を正しく設定する必要がありますが、高すぎてもクリアできませんし、低すぎても顧客が満足できる成果物となりません。
分析の結果、ベースラインと現状との差異が見られる場合には、スケジュールをはじめ、計画書を余儀なくされた場合、上司や顧客に断りを入れる必要も出てきます。
人材を管理する
ロジェクトマネージャーは、計画にかかわるチーム（人材）の管理を任されます。まずプロジェクトリーダーは、計画に必要な人材を選定しチームを編成します。計画開始後は、情報の共有やメンバーの成果に対するフィードバック、指導なども的確に行わなくてはなりません。また特定のメンバーに負担が集中してしまっていないか、メンバーのモチベーションは落ちていないかといった個々に対するケアも必要です。プロジェクトマネージャーには、そういった人材管理ができるような調整能力・リーダーシップが求められます。
進捗を管理する
プロジェクトマネージャーは、計画の進捗状況を把握・管理する必要があります。会議での報告などから進捗状況をチェックし、進捗が遅れているのであれば、その原因を探り、必要に応じて計画の変更をします。その変更点を経営陣やクライアント・メンバーなどへ報告して共有し、理解を得るのもプロジェクトマネージャーの責任です。
関係者との調整をする
計画を進める中で、ステークホルダーとなる顧客や上司、他部門、チームメンバーなどさまざまな方面への調整も必要となってきます。たとえば計画変更の必要が生じた場合には、顧客や上司などに了承を得なくてはなりません。
またプロジェクトを滞りなく進めるために、メンバーに新たな仕事を割り振ったり、メンバー自体を増やす可能性も出てきます。このような計画の変更に対して理解を得るための調整能力も、プロジェクトリーダーには必要です。
報告をする
プロジェクトマネージャーは、計画の進捗状況を定期的に、ステークホルダーとなる顧客やプログラムマネージャーといった上司などへ報告する必要があります。仮に進捗に遅れが生じているのなら、その理由や計画の変更などを説明し理解を得なくてはなりません。
またプロジェクトが完了した際には、遂行中に発生した問題や課題などを含めて報告書にまとめます。報告された内容やノウハウは、今後新たなプロジェクトを開始する際の参考にされます。
まとめ
プロジェクトとは決められた目標を期限内に達成するための業務やチームを指し、プロジェクトマネージャーは、その最高責任者です。プロジェクトマネージャーは、計画の立案やチーム人材・進捗の管理、最後の報告までの役割を担います。プロジェクトマネージャーには経営的な視点も求められ、キャリアアップに役立つ経験が得られます。それぞれの役割にどのようなスキルが求められているのか、参考にしてみてください。
