プロジェクト管理ツールとは?その基本的な機能を解説

 2020.06.03  ワークマネジメント オンライン

プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進捗管理をスムーズに行い計画的に業務を完遂するためのツールです。複数のプロジェクト管理の手間を軽減し、メンバー間での情報共有も瞬時に行えるなど多彩な機能が盛りだくさんです。この記事ではプロジェクト管理ツールを導入するメリットについて紹介します。

プロジェクト管理ツールとは?その基本的な機能を解説

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、工程やスケジュールを可視化し、メンバーごとのタスク管理や情報共有など、プロジェクトに関わる諸業務の進行を一元管理できるものです。プロジェクトマネージャーやリーダーは、プロジェクトを成功に導くためにプロジェクト計画書に沿って業務を滞りなく進める必要があります。

大局的な進行管理はもちろんですが、作業を細分化したタスクを管理し、担当するメンバーの状況を逐一把握して優先度やタスク間の関係性なども調整しなければなりません。カレンダー機能やエクセル、工程管理ソフトなどを使用してプロジェクト計画書を作成しているケースも多いでしょう。

しかし、計画書の作成や修正に大幅な労力を費やすことになるため、効率が悪いと感じる担当者も多いようです。せっかく入力したデータの活用ができず、ただの清書作業にしかなっていないのではあまりにも非効率といわざるを得ません。

プロジェクト管理ツールがあればそれらの効率が飛躍的に向上し、修正して更新した内容もリアルタイムでメンバーと共有することが可能です。メンバー全員でツールを共有することにより、各自のタスクの進捗状況やコスト管理が可視化され、全員の状況把握が容易になります。

負荷の大きいメンバーを適切にフォローして足並みをそろえたり、状況に応じてスケジュールの変更をしたりするにも手間なくいち早く対応できるでしょう。プロジェクト管理ツールはプロジェクトマネージャーやリーダーにとって使い勝手が良いだけでなく、メンバーにとっても事務処理が軽減されるなどのメリットがあります。

効率的にプロジェクトを管理し、一致団結して遅滞なくプロジェクトを成功させるためには必要不可欠なツールといえるでしょう。

プロジェクト管理ツールを活用するメリット

プロジェクト管理ツールは、スケジュールやタスク管理を効率的に行えるツールと説明しましたが、これだけでは「昔からエクセルで管理していた」方にしてみれば、どのような違いがあるのかが見えてこないかもしれません。

そこで、プロジェクト管理ツールを導入するとどのようなメリットがあるか説明します。

管理作業が効率的になる

工程表やガントチャートはエクセルで体裁を整えてそれらしく作ることは可能です。しかし、せっかく作成した表をうまく活用できていないケースも少なくありません。

たとえば、会議でガントチャートをメンバーに印刷して配布し、各自手書きで補足を書き込むということはよくあることでしょう。修正点などがあっても逐一更新しないことも多く、ある程度たってから大幅に手直しすることになります。

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マクロやVBA、アドインなどを駆使してかなり作り込めば、工程管理ツールとして使えるレベルのものができあがるかも知れませんが、使う側にそこまでの技術がないとうまく使いこなせないこともあるものです。結局はエクセルを使ってアナログ的に表を清書しただけに過ぎず、データとしてうまく活用できているかは疑問です。

大幅な計画変更があった場合は修正に時間を費やし、いくつものプロジェクトを並行して進める場合などは横断的に可視化できないデメリットもあります。メンバーの日報や週報などの作業報告に応じて手作業で転記して記録するのでは何かと不都合も多いでしょう。

これでは効率的に運用できているとはいえません。予定と実際との差分の表示や、更新作業に多くの時間をかけることになってしまいます。手作業が多ければその分間違いが発生する確率も高くなるうえに、メンバーで最新の情報を共有するうえで、どうしてもタイムラグが生じてしまいます。

プロジェクト管理ツールが登場する前なら、それでも疑問に思わず手作業で情報整理していたことでしょう。しかし、プロジェクト管理に特化したツールがいくらでもある現代では、あえて工数を割いて表計算ソフトであるエクセルを使う必要もないでしょう。

状況が可視化され確認しやすくなる

プロジェクトメンバーがタスクや工数の実績を入力するだけで、ガントチャートに反映されます。プロジェクトの進捗状況がわかりやすく可視化されるため、進行の停滞や遅延があればすぐに気づくことができます。

問題点があってもすぐに対応し適切に処理できれば、プロジェクトの進行に支障をきたすこともありません。

情報の共有が容易になる

チームでプロジェクトを遂行する以上、メンバー各自がプロジェクトの進捗を把握し、関連するさまざまな情報を共有することが理想的です。プロジェクト管理ツールを使えば、最新の情報が常にアップデートされ、メンバー全員が等しく情報を共有できます。

最新の情報に更新したエクセルファイルを送信したりサーバーに置いて共有したりする手間が省けるのもメリットです。今までは複数のツールを使ったり、メンバーにより異なるフォーマットでの報告をしたりしていたものが、プロジェクト管理ツールを使うことで統一したフォーマットで一元管理できるのも便利です。

こうしてプロジェクト完了までに蓄積した情報やデータを次に活かせば、新規プロジェクトもより具体化し実情に則した精度の高い計画がスムーズに行えます。

プロジェクト管理ツールの基本的な機能

プロジェクト管理ツールは無料のものも含め、多数のツールが発表されています。それぞれ細かい機能は異なるものの、核となる基本機能は共通しているものがほとんどです。一般的に搭載されている基本機能やその他の便利な機能について紹介します。

タスク管理機能

プロジェクト管理ツールで外せない機能が「タスク管理」です。いわば全体のプロジェクトの進行はメンバーひとりひとりに課せられたタスクの進捗にかかっているわけですから、この機能がないことには個人の進捗だけでなく全体の達成度合いの可視化ができません。

メンバーそれぞれの状況を確認し、状況に応じて効率よくタスクをアサインすることもできます。ガントチャートで全体工程も一元管理できるため、多角的に必要なリソースの効率的な運用が可能になります。

スケジュール管理機能

プロジェクトマネージャーは、タスク管理やガントチャートと連携しながら各スケジュールを遅滞なく進行させなければなりません。スケジュール管理機能があれば、プロジェクト全体の工程の開始・終了などの予定を正しく俯瞰的に管理できます。

特に複数プロジェクトを常に並行して行うような際には、それぞれのスケジュール管理が複雑になります。プロジェクトごとにリーダーがいる場合は、統率して全体をまとめるのも労力がかかるものです。

そのようなときこそプロジェクト管理ツールは威力を発揮するでしょう。

情報共有機能

社内の連絡はメールやチャットツールなどでやりとりする場合もあるでしょう。しかし、それでは仕事に関係した内容と、そうでないやりとりのメールが混在してしまうことになります。あとからプロジェクトに関連した必要なメールを確認したいときにすぐに探し出せないこともあるものです。

その点、チャット機能を備えているものなら、プロジェクトと関連付いた必要なやりとりが保存されるため時系列に情報をまとめて確認できます。プロジェクトに対する関係者だけが閲覧し、タスクや進捗の更新通知も全員でリアルタイムに情報を共有できるため、いっそう利便性も良くなります。

レポーティング機能

プロジェクトの進捗状況を報告用レポートとして作成できる機能を持つものがあります。社内の会議資料として必要な情報を抜粋したレポートや、顧客に向けたレポートも手間なく作成可能です。

レポーティング機能を使って逐一進捗状況を報告書で知らせ顧客に安心感を持ってもらえるとともに、双方の認識のズレを早いうちに修正することができます。

まとめ

プロジェクトを遂行するためには、緻密なタスク管理やタイミングのよい情報共有が欠かせません。大切なものとはわかっていながらも、大変な労力を費やすため担当者は負担を感じることも多いものです。プロジェクト管理ツールがあれば、かなりの工数を削減できるとともにスムーズなマネジメントが可能です。無料や体験版などのさまざまなプロジェクト管理ツールがありますので、ぜひ使いやすいツールを探してみてはいかがですか。

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