AIによる業務効率化| AIを職場に導入するメリットと注意点を紹介

 2024.02.27  2024.02.28

人手不足が深刻化するなか、AI導入は生産性向上の有効な対策として注目されています。本記事では、AI導入を検討中の方へ向けて、AIの基本と活用メリット、導入時のポイントをまとめました。業務の効率化事例をふまえ、AIをどのような形で活用できるのかをご紹介します。

業務へのAI活用が進んでいる背景

少子高齢化の進行に伴い、労働力人口の減少が深刻な問題となっています。その一方で、働き方改革では長時間労働の上限規制と有給休暇の取得義務化が推進されています。そのため、企業では今後どのように労働力を確保し、生産性を高めていくかが課題となっています。
このような状況の中で注目を集めているのが、AIを活用した業務効率化です。AI技術は近年急速に進歩し、ディープラーニングを活用した自動学習能力が実用化されつつあります。AIが繰り返し作業や判断作業を代替することにより、作業効率化と生産性向上が期待できます。AI導入は、人手不足に悩む企業から解決策として注目されている手段です。

そもそもAIとは

AI(Artificial Intelligence)とは、人間の知的活動を模倣するコンピュータシステムの総称です。画像認識で画像から情報を抽出分析できるほか、音声認識で音声をテキストに変換する技術、自然言語処理で言語を解析理解する技術を持ちます。特に注目されているのが、与えられたデータから新たな情報やアイデアを生み出す「生成AI」です。大量のデータを一度に処理できるため、AIの活用による業務の効率化が期待されています。

業務効率化にAIが最適だといえる理由

AIには、学習を重ねるごとに性能が向上するという特性があります。大量のデータを用いてAIを学習させることで、業務内容に応じたカスタマイズが可能となり、業務効率の大幅な向上が期待できます。加えて、AIは人間と違い24時間365日業務を遂行できます。ディープラーニングにより高度な判断と専門性を要する作業もおこなえるようになるので、特定の人材に依存する必要がなくなるのも大きなメリットです。これにより、人手不足解消や有給取得の推進が見込めます。また、人は単純作業が長時間にわたると注意力が低下しがちですが、AIにはそういった問題もありません。このような理由から、AIは業務効率化に最適な手段だと考えられています。

AIを職場に導入する6つのメリット

職場へのAI導入には、以下のようなメリットが存在します。

1.労働力不足の解消

AIを業務に導入することで、企業の人手不足問題を解消できるというメリットがあります。AIは24時間365日絶え間なく作業をおこなうため、労働者に働いてもらう場合と比べ、作業量が体調や勤務時間の制約に左右されません。また、AIは、量の多い業務でも短時間で処理を完了させることが可能です。働き方改革で長時間労働の上限規制が求められるなか、AI導入により業務の効率化が図れます。自動化できる作業をAIに任せ、人手が必要な個別対応業務に従業員をあてることで、人員配置の見直しも可能です。

2.生産性の向上

AIは人間と違い、疲労による影響を受けません。一定のクオリティを維持して作業をおこなうため、ミスによる作業の無駄や遅延が発生しないのが大きなメリットです。またAIが作業を代替することで従業員一人ひとりの業務負荷が軽減します。その結果、生産性向上と労働環境の改善につながります。
大量のデータを分析するAIを活用すれば、効果的なマーケティングや最適な人材配置を導き出すことも可能です。これにより企業運営の効率化と収益性向上が期待できます。

3.安全性の向上

危険な業務や立ち入り困難な場所での業務にAIを活用すると、職場の安全性強化が図れます。
例えば、製造現場などでは衝突事故や落下事故といった人為的事故が発生することがあります。この場合は自動運転システムを導入することにより、事故を未然に防げます。また、AIの画像認識や音声解析を用いれば、機械設備の異常検知が高度化でき、機械の故障による事故も減らすことが可能です。気温や室温などをAIでモニタリングすれば、過酷な労働環境から従業員を守ることもできます。このような職場の安全性の確保は、企業にとって重要な課題のひとつです。

4.コスト削減

コスト削減もAI導入の魅力的なメリットのひとつです。AIに業務を代替させることで、従業員雇用にかかる人件費を抑えられます。
たとえば、業務に関する質問への対応や顧客からの問い合わせなどの対人コミュニケーションが作業時間を圧迫し、残業や休日出勤につながることがあります。チャットボットを導入すれば、応対時間が削減でき、人件費の削減が図れます。
また、AIによって設備点検業務を自動化すれば、故障の早期検知によって不要な修理費用の支出を抑制でき、メンテナンス費用の削減が可能です。
加えてAIによる職場環境の安全管理強化で、事故防止が期待でき、事故関連コストも削減が見込めます。

5.データに基づく判断の実現

AIを活用すれば、分析データをもとに経営判断を下すことができるのも大きなメリットです。AIは一度に大量のデータを処理できるため、企業の会計データや顧客行動データの解析をおこなえます。過去の販売実績や市場調査結果データをAIに分析させれば、効率的な経営戦略や費用対効果の高い販売戦略を立案可能です。人間の判断には製品への思い入れなど主観が入りがちですが、AIはデータに基づいて客観的な顧客ニーズを導き出します。AIをうまく活用すれば企業の意思決定はもちろん、新規事業やサービス開発に活かすことが期待できます。

6.顧客満足度の上昇

AI導入による生産性向上とコストダウンは、最終的に製品の値上げ防止やサービスの充実につながり、顧客満足度の向上が期待できます。
また、AIに過去の問い合わせデータを学習させることで、製品・サービス改良やマニュアル作成にも役立てられます。製品やサービスに音声認識技術を取り入れれば、利便性と新規顧客獲得につながります。顧客満足度は企業イメージを左右する大きな要因です。顧客満足度を高めることで、企業価値の向上につなげましょう。

AIを使って効率化できる業務

ここからは、AI導入により業務効率化が期待できる部門を5つ紹介します。

問い合わせ部門

問い合わせ対応部門では、基本的にはメールや電話を通して対応します。しかし、電話では個別対応をしなくてはならず効率がよくありません。そこでチャットボットを活用すれば、一般的な問い合わせはAIが対応し、特殊なケースのみ担当者が対応することが可能になります。また、迅速な対応を可能にすることで、電話が繋がらないことに起因する顧客の不満を解消し、利用者からの評価向上にもつながります。
AIの回答精度はディープラーニングにより向上していくので、対応回数が増すごとにAIが対応できることも増えていきます。また、チャットボットは顧客対応だけでなく社内対応にも利用可能です。
さらに、音声認識や自然言語処理を活用すれば、音声データのテキスト変換や分析が可能になります。AIを使った対応効率化は、人件費の削減や従業員の業務負担軽減に向けた有効な手段となります。

営業部門

営業部門では、顧客ニーズを正しく把握し、それに応じた製品やサービスを提案することが重要です。AIを活用すれば、顧客の購入履歴や行動履歴からニーズを割り出せ、効果的なアプローチを考えることが可能です。また、営業事務においても、データ分析に基づく見込み客の抽出や営業スケジュールの割り当て、売り上げ予測の可視化、メール作成支援といった活用ができます。AIは蓄積されたデータから新しいアイデアを作り出せるので、営業に行き詰まった場合の打開策や、チーム営業の手法の考察など新しい視点からの営業活動に寄与します。

製造部門

製造部門ではAIを需要予測に活用できます。人間では難しい将来の予測も、AIなら膨大な過去データから需要を予測し、それに基づいた在庫管理をおこなうことが可能です。これにより過剰在庫を防ぎ、コストを抑制できます。また、現場の生産能力と稼働状況を考慮して、最適な生産計画をたてることも可能です。適正な生産計画により無駄をなくし、人員配置も過不足なくおこなうことにより、生産ラインの滞りを解消できます。
これまで熟練工の技術は継承が難しいと考えられてきましたが、画像認識や音声認識などでAIに学習させてマニュアル化する動きも広がっています。AI導入により属人化を防ぐことで生産体制の自由度が上がり、製造現場の生産性向上に大きく貢献すると期待されています。

人事部門

人事部門においては、AIを活用することで人材管理や勤怠管理の効率化が期待されます。従業員のスキルや経験をデータとして管理すれば、客観的な評価と適材適所の人材配置が可能になります。また採用活動においても、AIによって求める人材を選別しやすくなり、人事担当者は面接などの本質的業務に集中することが可能です。
さらに、入退室管理にAIを導入すれば、勤怠管理だけでなく、いつ・だれが・どのくらい滞在したかを把握できるので、セキュリティ面でも役立ちます。人事部門は従業員とのやりとりが多くなりがちですが、AI導入により業務効率化が図れ、対面での業務時間確保が可能になると考えられます。

物流部門

物流部門では慢性的な人手不足が続く一方、スピーディな対応が求められています。働き方改革による残業時間規制もあり、作業効率化への取り組みは必須です。AIの導入により、人材不足をカバーできます。
AIの画像認識を活用すれば、自動検知により入出庫作業を効率化できます。また、複雑な荷物の仕分けも、AIに学習させることで自動化が可能です。ドライバーの負担軽減には、AIによる渋滞予測が有効です。渋滞予測機能を活かし配送ルートを最適化すれば、ドライバーの作業効率向上と負担の軽減が期待できます。時間的制約の多い物流部門では、AIの導入こそが生産性と競争力向上の切り札となります。

AIを導入する際の注意点

AI導入には魅力的なメリットが多くありますが、導入にあたっては注意事項もあります。ここからは、円滑なAI導入のために理解しておくべきポイントについてご紹介します。

AIは万能ではないことを意識する

AIの情報処理能力は圧倒的ですが、万能ではありません。業務内容によってはAI導入が難しいこともあります。AIを活用するにあたっては、まずAIの性能と限界を正しく知らなくてはなりません。未だ発展途上の技術であるため、特殊な要求に対応できないことや、情報量の不足により正確な分析ができないことがあります。特に、人の感情を理解することや臨機応変な判断はAIの苦手とするところです。AIの長所を活かしつつ、人の柔軟な判断力も取り入れる必要があります。AIは万能であるという思い込みを捨て、AIについて正しく認識しておきましょう。

導入意図を明確にする

AI導入を検討する際は、まず自社の課題と目標を明確にする必要があります。どの業務を効率化したいのか、コストが高い作業は何かを把握し、改善の優先順位を決めましょう。そしてAI導入自体が目的とならないように、導入した後に何が達成できるのかを設定します。導入コストとそれにより見込めるリターンを比較し、分析することも大切です。また、数字では測れない従業員満足度や働き方改革への影響も考慮します。AI導入前に導入意図と求める効果を明確にすることで、AIによる目的達成の可能性や導入効果をより高められます。

自社に合ったツールを用いる

AIをどの部署と業務に導入するか、きちんと絞り込むことが重要です。AIには得意分野と不得意分野があるため、こちらが求める業務に対応できるかを見極めましょう。導入後のトラブルを防ぐためにも、事前に業務内容を選定することが重要です。
また、AI導入や維持管理にかかるコストも考慮しましょう。AI導入は、長期的な活用を視野に入れて体制を整える必要があります。社内にAIに精通した人材がいない場合には、実績や知見がある専門業者から適切なサポートを受けられるよう、信頼できるパートナー企業を選ぶことが大切です。

ワークマネジメントツールAsanaの新機能「AI Intelligence」でもAIが活用されている

Asanaはひとつのプラットホームで日々のタスク管理やプロジェクトマネジメント、個人目標の管理などをおこなうワークマネジメントツールです。新機能である「AI Intelligence」では、AIの能力が業務管理に活かされています。

例えば「スマートステータス」機能では、リアルタイムに業務の進捗状況や未解決課題の把握が可能です。業務上直面する可能性がある課題点を洗い出し、効率的な作業をうながす役割を果たします。
また、AIに業務上の質問を投げかけることができる「スマートアンサー」機能を活用すれば、過去のデータから最適な答えを導き出し、問題解決に寄与します。
さらには、個人の業務実績と業務特性を分析し、効果的な個人目標を設定してサポートする「スマートゴール」機能も実装予定です。これにより従業員の責任意識を向上させ、モチベーションアップを図れます。

一元的なワークフロー管理とAI Intelligenceを備えたAsanaは、AI導入により業務効率化と生産性向上を目指す企業にとって最適なソリューションです。

参照元:Asana Intelligence|Asana

ガートナーでもトップリーダーに位置づけられているAsana

共同作業管理のマジック・クアドラント

ガートナー(Gartner)は世界最大級のIT市場調査会社で、同社による評価はITベンダーや企業にとっての重要な参考資料となっています。ガートナーが2023年に発表した「共同作業管理のマジック・クアドラント」報告書では、Asanaがビジョンの完全性および実行能力が高い企業としてトップリーダーに位置付けられました。

Asanaはアメリカを本拠地とし、世界各国に拠点を構えて事業を展開しています。コラボレーションワークマネジメント市場(CWM)市場に強く、世界トップレベルの企業を顧客に持ち、ブランド認知度も非常に高い企業です。製品開発に顧客フィードバックを反映しており、非常に高い顧客満足度を獲得しています。このような実績やガートナーの高い評価から、Asanaを採用すれば日本企業のAI導入においても高い効果が得られると予想できます。

まとめ

AI導入は、今後深刻化する労働力不足への対策として、ますます重要性を増していくことが考えられます。導入に際しては、自社の業務課題とAIの可能性を正しく把握することが大切です。生産性の向上を実現するために、適切なAIツールを選択し業務に活用していくことをおすすめします。
【動画】Asana Intelligence 〜人間とAIが共創する、新しい働き方〜

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