効率的にスケジュール管理を行える環境を構築するには、ツールの活用がおすすめです。ツールを導入すれば、チームメンバーとオンラインで情報共有でき、常時スケジュールをチェックできます。本記事では、ツールを用いてスケジュール管理を行うメリットや、失敗しない管理のポイントなどについて解説します。
スケジュール管理をツールで行うメリット
ツールを用いてスケジュール管理を行えば、チームメンバーの予定やミーティングの日程などを、クラウド上で共有できます。わざわざ、その都度メンバーに確認する手間を省け、常時スケジュールを念頭に置いて業務に取り組めます。
スケジュール管理に利用できるツールの多くは、使用するデバイスを選びません。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などで情報を共有でき、各メンバーが常時チェックできるのです。また、予定が変更になったときも、管理画面から変更の手続きを行えば、スピーディーに情報が反映されます。
リマインド機能を利用できるのも、メリットといえるでしょう。ツールによってはリマインド機能が備わっており、予定の前日や数時間前など、設定したタイミングで通知が届きます。そのため、メンバーが予定を忘れていても、通知によって思い出すことができ、予定に穴をあける心配がありません。
スケジュール管理失敗を回避するポイントは？
スケジュールを組んだものの、現場の従業員がきちんと把握できていない、といったケースは少なくありません。また、予定が重複しダブルブッキングになってしまう、そもそも無理のあるスケジュールを組んでしまう、といったケースもよく見受けられます。このようなよくある失敗を回避するには、以下のポイントを押さえておくとよいでしょう。
使用ツールを1つに固定する
スケジュール管理の失敗を回避するコツのひとつめは、使用ツールを1つに固定することです。複数のツールを用いると、一元的な管理ができず、メンバーの予定を正確に把握できなくなるおそれがあります。2つ以上のツールを用いるのなら、連携して管理できるタイプを選ぶとよいでしょう。
ツールを用いて、ビジネスにおけるスケジュール管理をするのなら、他のビジネス機能が充実している製品がおすすめです。タスク管理や資料作成機能、ワークフロー作成、コミュニケーション機能なども実装されていれば、適切な予定管理を行えるだけでなく、業務効率化や生産性向上も実現できます。
また、スケジュール管理機能が充実しているかどうかも、重要なポイントです。カレンダーで予定を確認できる、タイムラインで次にこなすべき業務を把握できる、といった機能が実装されていれば、容易にスケジュール管理を行えます。
締め切り日から逆算し、優先順位を付ける
いつまでに完成させるか、完了させるかを決めれば、人員の割り振りやスケジュール立てをスムーズに行えます。まずは締め切り日を確定させ、逆算しつつ現在からの予定を組み立てましょう。
やるべきことを洗い出し、優先順位を決めるのも大切です。優先順位を決めていないと、早めに終わらせるべき業務を後回しにしてしまう、優先度の低い仕事にリソースを割いてしまう、といったことが起こりえます。
絶対にやるべきこと、なるべくやること、余裕があれば取り組むことなど、優先的に取りかかる順番を決め、そのうえで日程を組んでいきましょう。
各メンバーに均等にタスクを割り振る
プロジェクトリーダーとしてスケジュール管理を行うのなら、チームメンバーにできるだけ均等にタスクを割り振ることが大切です。仕事が速いから、スキルが高いからと、特定の従業員にタスクを集中させてしまうと、大きな負担をかけてしまいます。結果的に、無理のあるスケジュールになってしまうおそれがあるため、注意が必要です。
仕事の速さやスキルを重視するのは大切ですが、特定の人物に負担が集中しないよう心がけましょう。メンバー個々のスキルを把握し、どの業務にどの程度の時間がかかりそうなのか、を把握することが大切です。
稼働率100％のような、常にギリギリの状態で業務に取り組むのはおすすめしません。これでは、イレギュラーな事態が発生したときに対応できないからです。常に余裕をもたせておくことを心がけてください。
進行状況を常に振り返る
プロジェクトが当初の予定通り進めばよいのですが、さまざまな理由によりズレが生じるケースは珍しくありません。小さなズレが大きな遅延に発展し、取り返しがつかなくなる、といったことも考えられます。
このような事態を避けるべく、進行状況は常に振り返りましょう。当初組み立てた予定通りに進んでいるのか、現状との誤差がどれくらいあるのか、といったことを把握しておく必要があります。
できることなら、1日の業務が終了したタイミングで、メンバーに進捗状況と生じているズレを報告してもらいましょう。現状の報告を受ければ、今後の軌道修正をスムーズに行えます。
スケジュール管理機能を持つビジネス向けツール
ビジネス向けツールの中には、高度なスケジュール管理機能が実装された製品もあります。これらのツールを導入すれば、効率的にスケジュールを管理でき、業務効率化にも役立ちます。ここでは、特におすすめのツールを2つピックアップして紹介しましょう。
Asana
Asanaは、プロジェクトやタスクを一元的に管理できる、ワークマネジメントツールです。視認性のよいプラットフォームで仕事の管理ができ、タスクやスケジュールを可視化して情報共有できます。
Asanaには、さまざまな機能が実装されており、スケジュール管理をサポートしてくれるカレンダー機能も備わっています。カレンダービューには、リスト化された個々のタスクやプロジェクトが表示されており、ひと目で状況を確認できます。
カレンダービューに表示されているタスクの、期日などを変更したいときの操作も簡単です。対象のタスクにポインタを合わせ、ドラッグ＆ドロップすれば、簡単に変更を行えます。予定表の作り方が簡単なのは、大きなメリットといえるでしょう。
また、Asanaはさまざまなツールと連携できるのも特徴です。DropboxやSlack、GoogleDriveなどのほか、GoogleカレンダーやExcelなどのスプレッドシート、Zoom、office365など、200を超える外部ツールとの連携が可能です。コミュニケーション機能もあるためメンバー間での情報共有がしやすく、現状を正確に把握しつつプロジェクトを進められます。
無料トライアルはこちら
https://www.work-management.jp/trial
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが提供している無料アプリです。世界的な企業であるGoogleが提供しているツールなので、信頼性は抜群といえるでしょう。
Googleカレンダーは、Googleアカウントさえあれば利用できます。ひとつのデバイスで予定を設定すれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末など、あらゆるデバイスから編集、確認が可能です。
共有カレンダーとしても利用できるため、チームメンバーのスケジュール管理に役立ちます。個々に割り振ったタスクの設定や管理もツール上ででき、無料とは思えないほど機能が充実しています。
無料で利用できるため、とりあえずコストをかけずにツールを用いてスケジュール管理をしてみたい、といったシーンにおすすめです。実際に使用し、物足りなさを感じたのであれば、先述したAsanaの導入も検討してみましょう。
まとめ
効率的かつ効果的なスケジュール管理は、ツールの導入で実現できます。各自の予定をクラウドで確認でき、情報の変更もスピーディーに反映されるため、常時スケジュールを意識しつつ業務に取り組めるでしょう。
本記事では、スケジュール管理でよく起こりえる失敗と、対処法についても解説しました。現状で、スケジュール管理がうまくいかないと悩んでいるのなら、本記事の内容を踏まえ、見直しと改善を図ってみてはいかがでしょうか。
