スムーズに業務を進めるには、「やらなければならないこと」を管理するTODOリストを活用するのも有効な方法です。ここでは、TODOリストの特徴、使うことのメリット、リスト作成手順などを解説しています。TODO管理におすすめの専用ツール・アプリも紹介しているので、タスク管理を効率的に行いたいという方はぜひ参考にしてみてください。
TODOリストで「やるべきこと」を一元管理する
メインの業務がルーティーンワークであったり、タスク数が少なかったりする場合は、脳内だけでやるべきことを管理できるでしょう。しかし、膨大な業務に追われていると、何をしなければならないか全て覚えておくのは困難です。そこで、TODOリストを作ることで、やらなければならないことを明確に把握しやすくなります。
「TODO」は「するべきこと」「しなければならないこと」を意味し、「TODOリスト」とはそれらをまとめて管理する表です。TODOは似たような意味の「タスク」としばしば混用されがちですが、厳密には異なります。
タスクは期限が設定されたやるべきことですが、TODOは特にリミットが設けられていないものを指します。緊急性はそこまで高くないものの、いつかはやり終えなければならないこと、というのがTODOと言えます。
「やるべきこと」を一元管理することでミス・モレを防ぐ
タスクとTODOにはリミットの有無という違いはありますが、TODOリストにはTODOもタスクも盛り込み、一括で管理するのが効率的です。リストがばらけると情報の検索に手間がかかり、やるべきことが一目でわかりにくくなってしまいます。
また、TODOリストを使うと、「いつかやらなければならない」と思いつつ業務を放置してしまうような、モレやミスを防げるというメリットがあります。リスト化することで個々のTODOやタスクの優先順位もつけやすくなるため、仕事をよりスムーズに進められるでしょう。
TODOリストは主に4ステップで作成する
具体的なTODOリストの作り方を解説します。基本的にはタスクの洗い出し、リミット設定、優先順位設定、ジャンル分け、という流れで作成していきます。
ステップ①：タスクの洗い出し
まず最初に、やるべき作業を全てリストアップします。何をするのかが一目で理解できるよう、可能な限り具体的に作業内容を書くのがおすすめです。たとえば「資料作成」といった漠然とした書き方ではなく、「○○のプレゼン資料作成」のように、取るべき行動がすぐにわかるような表現にします。
ここで、TODOリストに入れる仕事と入れない仕事を振り分ける作業も行いましょう。日々発生し続ける業務を入れてしまうと、TODOリスト上で管理するタスクが残り続けてしまいます。これではいつまでもタスクが完了せずにいる状態に見えるうえ、リストが煩雑になる恐れがあります。そのため、すぐに終わる仕事は即座に片付けて、TODOリストに含めない、といった取捨選択も必要です。
ステップ②：期限設定
確実に業務をこなしていくため、完了させる期限を設定しましょう。明確なリミットがない場合は、仮にでも良いため、いつまでに終わらせるべきか定めておきます。長時間かかるタスクや期限設定が難しい場合は、業務内容を細分化するのがおすすめです。
たとえば、「○○へ△△を納品する」ではなく、「□月□日までに△△のサンプル作成」「●月●日までに上司にサンプル提出」などと工程を分割します。そうすることで、設定する期限の目安がつけられ、後に続く業務も把握しやすくなります。
また、複数人で行う業務の場合、誰がどのタスクを担当するか決めておきましょう。誰かがやるだろうと後回しにしてしまい、結局手つかずのまま残ってしまう事態を防げます。
ステップ③：優先順位づけ
タスクの優先順位をつける作業も欠かせません。緊急度の高い仕事を放置してしまわないよう、簡易的なランク分けでも良いので優先度を設定しておきましょう。
優先順位を決める際、重要度と緊急度を意識することで適切に設定しやすくなります。タスクを「1)重要度、緊急度ともに高い」「2)重要度は高いが、緊急度は低い」「3)重要度は低いが、緊急度は高い」「4)重要度、緊急度ともに低い」の4つに分類しましょう。
最優先すべきが1)のタスク、優先順位が最も低いのは4)です。2)と3)は場合によって優先度が変わるため、進捗や業務内容などを考慮して、どちらを先に終わらせるべきか決めます。
TODOリストを活用していても、突発的な業務が発生するなど、不測の事態により予定通り進行しない場合があり得ます。優先順位を設定しておけば、とにかくやらなければならない仕事と、後回しにできる仕事の判断がつきやすくなり安心です。
また、適切に優先度の設定が行えているか、期限とあわせて、定期的に見直しをするようにしてください。修正を加えていくことで、TODOリストがより使いやすく改善されていき、業務の効率化につながります。
ステップ④：ジャンル分け
やるべきことを一元管理する表がTODOリストではありますが、全業務をひとつのリストにまとめてしまうと、かえって見づらくなってしまいます。プロジェクトやクライアントなどによってタスクをジャンル分けし、何のための仕事なのか、すぐにわかるようにしておきましょう。
分類は、理解しやすさを意識して行います。プロジェクト別、チーム別など、ぱっと見てわかりやすいと思える形でまとめてください。実際仕事を進める中で、一括管理した方が良い、あるいはさらに分割した方が良いなどと改善点が見つかれば、適宜修正していくことをおすすめします。
TODOリストは専用ツール・アプリでの作成がおすすめ
TODOリストはノートに手書きしたり、エクセルを使ったりして作ることもできます。個人的なTODOなど、最低限の情報管理であればそれでも十分でしょう。しかし、業務で使用するTODOリストを作成するには、専用ツールやアプリを使うのがおすすめです。
専用ツールやアプリを利用すると、TODOリストを複数人で簡単に共有できます。しかも、直感的に理解できるリストを作りやすく、情報を検索しやすいというメリットもあります。便利なTODOリスト作成ツール・アプリを紹介していきます。
おすすめ①：Asana
Asanaは、Facebookのエンジニアリングチームのリーダーを務めていた2人により創業されました。情報収集やメールのやり取りといった、仕事のための仕事に追われる状況を改善すべく、開発されたのが同名のツールです。
業種や部署、立場を問わず誰でも活用しやすいのが魅力で、使い方も簡単に覚えられます。TODOの優先順位は見ただけで容易に理解しやすく、メンバーで情報共有する際も便利に使えます。
様々なジャンル分けもできるため、プロジェクト別、チーム別など、業務に応じて最適なスタイルでのタスク管理が可能です。作業を進めていくなかでタスクを新たに関連づけるといった、リストの修正も素早く行えます。
さらに、GmailやGoogleドライブ、Teams、Slackなど、100以上のアプリと連携できるのも特徴です。普段から使用しているアプリをまとめて管理できます。
無料トライアルはこちら
https://www.work-management.jp/trial
おすすめ②：jooto
jootoは、京セラ社、PASONA社、sansan社など1600社以上で導入されているタスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルなデザインで、直感的に情報がわかりやすく操作もしやすいというメリットがあります。
タスクをガントチャートで管理できるため、リミット設定などのスケジュール調整に加え、進捗チェックがしやすいのが特徴です。加えて、複数のプロジェクトのタスクを一括で管理できるほか、コミュニケーション機能も搭載しており、情報共有をスムーズに行えます。
このツールは、付箋のような見た目でタスクを閲覧できるカンバン方式を採用しており、ちょっとしたメモとしても活用できます。個人的なTODOリストを作成したい場合にも便利です。
おすすめ③：Google ToDo
Googleアプリをメインで使用している場合、無料で利用できるGoogle ToDoもおすすめです。GoogleカレンダーやGmailなど、他のGoogleサービスと連携しやすく、機能的にシンプルで簡単にTODOリストを作成できます。
ただし、このツールではTODOリストの共有やリミットの設定ができません。Google Workspaceというサービスを利用して情報共有する、Googleカレンダーを併用して期限を設定するといった工夫が必要です。
まとめ
TODO管理をするには、優先順位や期限の設定、カテゴリー分けなどの分類のほか、情報の共有も必要です。また、様々なアプリを使用して業務にあたっていると、情報の検索が難しくなるため、一括で管理できる専用ツールを導入すると良いでしょう。
Asanaは外部アプリとの連携が可能で、リストの編集・修正も簡単にできるうえ、情報が一目で直感的にわかりやすいのが魅力です。メールのやり取りなど細々とした作業を極力省いて、効率的に仕事を進めていくため、Asanaの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
