企業では多くのプロジェクトが同時並行的に実施されるため、効率的なプロジェクト管理が求められます。これを適切に実施するには、プロジェクト管理ツールの導入が有効です。そこで本記事では、プロジェクト管理ツールの導入方法やポイントについて詳しく解説します。
プロジェクト管理ツールとは
「プロジェクト管理ツール」とはタスク情報や進捗情報など、複数の情報をチーム内で共有・管理するためのシステムです。プロジェクトの実現に向けて、時間・担当者・コストなどの限りあるリソースを効率よく配分・管理できます。これにより、プロジェクトの計画立案から実現まで、リアルタイムの進捗状況が可視化され、タスクや担当者個々の情報共有を可能にします。
また、リモートワーク中など顔を合わせられない場合にも、チームメンバーがお互いのタスク内容や進捗状況を確認でき、コミュニケーションを取れるメリットもあります。プロジェクト管理ツールの導入により、限られたリソースを有効活用できるようになるため、効率よく業務を進められます。
プロジェクト管理ツールの導入方法
プロジェクト管理ツールを導入する際は、現状の問題点を把握したうえで、それらを解決できる機能を備えたツールの選定が大切です。導入後もフィードバックを利用するなど、最適なツール環境を目指して改善を行います。以下では、プロジェクト管理ツールの導入方法について詳しく見ていきましょう。
現状の問題点洗い出し
プロジェクト管理ツールを導入するときには、現在どのような問題が発生しているのかを把握する必要があります。まず、業務上で考えられる問題点を洗い出して列挙し、その改善方法をまとめましょう。洗い出しの際は、以下の5項目における課題を明確化するよう意識するのがコツです。
- プロジェクトマネージャーやリーダーなどを中心とした「管理体制」
- チームメンバーを決める「組織構成」
- タスク管理やプロセス管理、工数管理といった業務の「管理方法」
- プロジェクトの立ち上げから終結まで一連の「作業手順」
- チームメンバーや関係者が取る「コミュニケーション方法」
機能要件定義
次に、明確化した課題に対して、管理ツールで必要な機能を定義します。プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があり、製品によって利用できる機能は異なります。
そのため、「自社のプロジェクトに必要な機能を備えているか」「機能性や使いやすさに問題がないか」などを考慮しつつ、よく比較しましょう。上記5項目における機能定義のポイントは以下の通りです。
管理体制・組織構成
「管理体制」「組織構成」においては、主にプロジェクトマネージャーがチームメンバー個々のキャリアやスキルを把握し、組織構成を行うことが大切です。担当者情報を確認しながら適材適所な組織構成ができるかどうかなど、希望する機能の有無を確認しつつ選ぶのがおすすめです。
管理方法
「管理方法」に関しては、業界やプロジェクトのタイプなどにより、適不適が分かれる場合があります。WBSやガントチャート、PERTなど、自社のプロジェクトに適した管理方法を選んで活用すれば、より効率よく管理できるでしょう理方法」に関しては、業界やプロジェクトのタイプなどにより、適不適が分かれる場合があります。WBSやガントチャート、PERTなど、自社のプロジェクトに適した管理方法を選んで活用すれば、より効率よく管理できるでしょう。
作業手順
仕事をスムーズに完了させる効率的な「作業手順」には、クリティカルパスが使用されるケースが多くあります。作業全体の納期に影響する、重要なタスクを中心に進捗状況の確認ができれば、スケジュール管理に役立ちます。
コミュニケーション
メンバー同士や社外の外注業者などとの「コミュニケーション」が不足していると、お互いの業務状況を報告し合うことができず、情報不足からミスにつながる場合があります。プロジェクトの変更・修正が生じた際、作業担当者まで情報が伝わりにくいようでは、対応の遅れにつながりかねません。
チャットやデータベースなどで適切に情報共有し得れば、全体のスケジュールと各担当者の進捗状況を把握できます。作業の遅れを迅速に察知できるほか、問題発生時に速やかな対応を取るうえでも役立つでしょう。また、タスクのどこかに問題が発生した際、スケジュールに余裕がある担当者を割り当てることも容易となります。
なお、さまざまな機能が搭載されたシステムは便利ですが、不要な機能までいろいろと盛り込んでしまうと、ツールが複雑になり、かえって使いにくくなる恐れがあります。使いやすさを損ねないよう、実装する機能は最低限にとどめておくことをおすすめします。
製品選定
必要な機能が定まったら、次は製品を選定します。このとき、製品の特徴をよく確認する必要があります。機能性などはもちろんですが、実際に自社でツールを使用する状況を考えて、メンバーが使いやすい製品を選ぶことが大切です。製品選定における主な注意点は以下の通りです。
クラウド対応
プロジェクト管理ツールは「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類に大別されます。クラウド型の場合、オンプレミス型のように1台の端末だけではなく、複数の端末で使用できます。
ERPとの連携
「ERP」とは、会計管理・販売管理・在庫購買管理・生産管理・人事給与管理といった企業内の各システムを統合し、情報を一元管理できる基幹システムのことです。これと連携することで、幅広い活用方法が実現します。
セキュリティ・アクセスコントロールの有無
社内外問わず多くの人がかかわるプロジェクトでは、万全なセキュリティ対策を講じる必要があります。外部からの侵入を防ぐだけでなく、内部メンバーに対してもアクセス制限や閲覧制限などの設定を行えると、安心して共同作業ができるでしょう。
PMBOKに対応
「PMBOK」は、プロジェクトを「品質」「原価」などの10項目と、5つのプロセスに分けて管理する方法です。これに対応していると、より効率的な管理が可能となりますMBOK」は、プロジェクトを「品質」「原価」などの10項目と、5つのプロセスに分けて管理する方法です。これに対応していると、より効率的な管理が可能となります。
操作性の高さ・画面の見やすさ
プロジェクト管理ツールはチームメンバー全員が使用するため、誰でも簡単に操作可能なものがおすすめです。また、プロジェクトの状況を把握しやすいビューが用意されていると、容易に進捗状況などを確認できます。
導入作業
導入する製品が決まったら、いよいよツールの導入作業に移ります。ツールはベンダーから購入し、スケジュールを調整したうえで導入を進めます。導入日が決定したら、取引先など関係者へ事前に伝えておきましょう。
基本的にツールの導入・設定はベンダー依頼となります。ただし、すべてを丸投げするのはよくないため、自社でも導入担当者を置き、ベンダーとの協力体制のもとで導入を進めていくことが望ましいでしょう。運用に必要な設定について、業者と相談しながら進めることが大切です。
振り返り
ツールを導入したら、最初のうちは必要最低限の機能だけを設定した状態で試用します。そして運用の成否にかかわらず、その結果をKPTの観点から振り返り分析することが大切です。この「KPT」とは、「Keep（よかったこと・今後も続けるもの）」「Problem（問題点）」「Try（次にやること）」の頭文字を取ったビジネスフレームワークのことです。
管理ツールの設定については、操作方法の習得も兼ねて、工数入力などの基本的な操作から始めます。その後、ガントチャートの作成なども行えるように機能を見直し、少しずつ利用する機能を増やしていきましょう。
プロジェクト管理ツール導入時に意識すべきポイント
プロジェクト管理ツールを導入する際は、マネージャーやリーダーなどプロジェクトの導入チームだけで詳細を決定しないことが大切です。プロジェクト管理ツールは、実際に作業を行う担当者側にとっても、活用しやすいものである必要があります。ツールを導入する前に機能や操作性などを確認し、実際に利用する社内の関係部門担当者と情報共有したうえで、希望や意見をできるかぎり取り入れて選びましょう。
また、ツールの導入によりどのような効果を得たいかなど、望ましい目標を設定しておくことも重要です。目標を設定しておけば、先述のKPTに基づく分析・評価が詰めやすくなり、より効率的に目標達成へと近づけます。
まとめ
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの作業内容を明確化して、作業計画・整理・管理を順調に進めるうえで役立ちます。中でも「Asana」は、チームメンバーや関係者とのコミュニケーションが円滑に行える、コラボレーションツールとしてもおすすめです。フィードバックやステータスなどの更新をリアルタイムで共有できるため、チームメンバーのタスクや仕事全体の進捗が可視化されます。
さらに、修正・遅延などの問題が発生した際は、対処のためのリソースをいち早く見つけて、最適な方法で対応できるのもポイントです。ツール選びでお悩みの際は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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