個人のタスク・ワークフロー管理手法のひとつにGTDがあります。本記事では、GTDの意味や実施方法など基本事項を紹介します。GTDを活用したタスク管理を成功させるポイントは、継続にあるといっても過言ではありません。あわせて、実施するときの注意点についてもお伝えします。
GTDの意味
今日は、午後に大切なプレゼンをしなくてはならない日だとします。「配布資料は忘れていないだろうか、会議室の椅子の数は足りただろうかなどとつい考えてしまい、午前中の仕事に全く集中できなかった。」
このような経験は、ビジネスパーソンなら誰しも身に覚えがあるのではないでしょうか。
気になる事柄があるために、今やるべきことに集中できないのは、個人の生産性を阻害する要因となってしまいます。阻害要因を取り除き、実行するタスクを選択して、今やるべきことに集中するためのタスク・ワークフロー管理手法のひとつがGTD（Getting Things Done(物事を成し遂げる))です。自分自身の脳をいかにクリエイティブな活動に使うかに焦点を当てており、タスクが効率的に完了するように支援してくれます。
GTDを通して実現することは以下のとおりです。
- 気になっていることを可視化して頭の外に置く
気になること・やらなければならないことを頭の外に置くために、すべて書き出して可視化します。 - それぞれのタスクのゴールイメージを描く
各タスクの実行段階ではなく、発生段階で具体的な行動とゴールイメージを描きます。 - タスクの発生から完了までのしくみを整える
メール・ToDo・メモ帳などを個別のツールとして捉えるのではなく、新たなタスクを一時的に保管し、整理して実行する一連の流れの中で、ツール同士を連携できるようにします。
GTDの実施に必要なもの
目的はタスクの管理であるため、実施にあたり特別な道具は必要ありません。GTDが考案された2002年頃は紙とペンが用いられていました。デジタル化が浸透した現代においては、この他にパソコンやスマホ上でメモを取ったり、アプリを活用したりしても構いません。
GTDで一番重要なのは、次項で説明する「さまざまなやるべきことや情報をすべて書き出して収集・把握する」最初の手順です。すべてを可視化することが重要なので、そのために使用する道具は何でも構いません。
GTDにおける5つの手順
GTDは5つの手順に沿って行います。手順の実行途中に逆戻りすることなく、ひとつの手順を完了してから次に移るようにするのが効果的です。
収集と把握
タスクに関する様々な情報を収集して把握します。頭の中にある事項だけではなく、書類・メール・メモ書きなども見ながら、気になっている仕事やすべきこと、事柄をすべて書き出します。この収集・把握の手順では、すべての情報を可視化することが最も重要です。タスクの大小や公私の区別なく、やるべきこと・やりかけのこと・完了したことについてもすべて書き出します。
見極め
気になっていることをすべて書き出したら、行動が必要か不要かを見極める手順に移行します。まず、行動が不要なことは「行動不要」なものとして分類します。行動が必要と判断したタスクは、まず「2分かからずにできるか」を基準に分類します。2分以内にできることであれば、その場で実行します。2分以上かかることは、人に依頼するか自分で行うかを判断します。
整理
見極めの手順において、自分で行うと決めたことは「次にとるべき行動」としてカテゴライズします。さらに、次にとるべき行動の中でも、2つ以上のタスクが関連する場合は「プロジェクト」リストへ、プライベートに関する行動であれば「プライベート」リストへといったように分類します。他の人に任せたことは「連絡待ち」リストに分類します。後で述べるとおり、この分類のリストは追加したり変更したりして構いません。
レビューと更新
作成したリストは一度作ったら終わりではなく、定期的に振り返り、更新して最新の状態にします。また、実行の優先度も決定します。時間がかかる割に成果が見込めないものは優先順位を下げます。なお、レビューと更新の作業は、日ごと週ごとなど作業時間を決めておくようにします。
選択
次に取るべき行動のリストから選択し、実行していきます。レビューで決めた優先順位を加味しながら、今使える時間がどれくらいか、何ができるかなど、そのときの状況に応じ、行動を選択して実行します。
GTDで管理できるのは、実行すべきことに集中できる状況を作り出すところまでです。その後のタスクの実行は自分次第です。
実行が停滞してしまう場合は、タスクの整理の段階で大部分を「行動不要」リストに分類してしまうことです。「次にとるべき行動」の内容が軽くなれば軽くなるほど、実行しやすくなります。
GTDの実施にあたってのポイント
成功させるためには、継続することがなにより重要です。そのために守るべきポイントを紹介します。
収集・把握段階と処理段階の分割
最初のステップである情報収集・把握と、行動の要不要を見極める次の手順は同時に行わずに、分割して実施します。情報収集・把握の段階で急ぎのタスクなどに気がついて、ついその場でやってしまいがちですが、それではいつまでたっても情報収集が終わりません。
また、見極めをしているうちに、情報収集・把握の段階で書き出すべきタスクを思い出すこともありますが、それは情報収集・把握が不十分だった証拠です。情報収集や把握は、十分に時間をかけて行いましょう。
レビューの定型・ルーティン化
レビュー・更新作業を行うタイミングは特に決まっていませんが、毎週月曜日の朝などと決めてルーティン化します。ルーティンに組み込んでおかないと、GTDが本当に必要な多忙な時期にレビューをせずに放置してしまいがちです。
また、レビューのやり方も決めておくことです。例えば、毎日夜に日次レビューをすると決めていたとして、そのとき行うのは「プロジェクト」リストのみとするなどルールを決めておきます。
集中力や注意力の発揮
GTDに取り組んでいると情報収集・把握の段階で、行動の要不要を判断してしまったり、見極めや整理の段階で、情報把握段階で書き出すべきだったタスクを思い出したりすることもあるでしょう。
GTDでは、5つの手順を明確に切り分け、順序立てて行うことが重要です。そのためには、今いるステップの作業に集中して取り組みます。集中力や注意力が発揮できない時は、一旦その場を離れて、頭をリフレッシュすることでまた集中して取り組めるようになります。
柔軟性の確保
書き出したタスクの整理を行い、分類するときのルールはひとつではありません。よく利用されている分類項目は、次のようなものです。
- インボックス：未整理のタスク
- 次にとるべき行動：行動に移すべきタスク
- 連絡待ち：他の人のアクションや連絡待ちにより行動を保留しているタスク
- プロジェクト：複数の行動が関連しているタスク
- いつかやる：今ではないがいつか行うタスク
これらのカテゴライズのルールに縛られる必要はなく、「次にとるべき行動」を仕事とプライベートとに細分化したり、オフィスと外出先のように場所で細分化したりしても構いません。また、「いつかやる」というカテゴリーは設けずに、今行わないならやる必要はないと判断して「行動不要」なものとして分類しても構いません。選択のステップで実行するタスクを選ぶときも、現在の状況を加味して実行可能なものを選択するようにします。
まとめ
個人のタスク・ワークフロー管理手法のひとつであるGTDの意味や実施方法など、GTDの基本について紹介してきました。GTDによるタスク管理を成功させるポイントは、継続することに尽きるといっても過言ではありません。
そのためには、自分自身が無理のないルールを決めて、スケジュールに沿って行うことが大切です。
