プロジェクト管理において、進捗とコストを把握することは大切です。そこで利用したいプロジェクト管理手法の一つがEVM。EVMとは、"Earned value management"の略で、プロジェクト管理を予算やコストで進捗管理する方法です。EVMツールを自作しようと思うと時間と手間がかかってしまいます。本コラムでは、EVMツールの概要やEVMツールが便利な理由を交えながら、おすすめのEVMツールを3つ紹介します。
EVMツールとは
EVMツールとは、プロジェクト管理においてEVMが利用できる機能を備えたツールのことです。
EVMツールには、Excelで作り込まれたものやクラウドサービス上で利用できるツールがあります。これらツールは、EVMだけを目的としたものではなく、プロジェクト管理機能のひとつとして提供されていることがほとんどです。
Excelやクラウドで提供されているツールを利用すれば、タスクや進捗、コストといった数値を入力するだけでグラフ化されるため、EVMの深い知識がなくてもコストを意識したプロジェクト管理を容易に行えるメリットがあります。
プロジェクト管理には欠かせないコスト管理を、進捗管理とともに可視化できるEVMツールは、マネジメントの効率化を図れるツールだといえます。
EVMを行う方法
EVMを行う方法には、上述した通りExcelで機能を自作する方法や、EVMも利用できるプロジェクト管理ツールを使う方法があります。今後のプロジェクト管理にEVMを導入しようと思ったとき、選択する基準を明確にしたい管理者も多いのではないでしょうか。ここでは、ExcelとEVMツールのそれぞれのメリットとデメリットを紹介しますので、EVMの手段を選択する一つの目安にしてください。
Excelで機能を自作する場合
まずは、ExcelでEVM機能を自作して利用する場合です。
メリット
Excelを使うメリットは、Excel自体の操作に慣れている人が多いことが挙げられます。全く新しいツールを導入すると、プロジェクトメンバー全員がツールに慣れるための時間が必要です。しかし、Excelならば日常業務にも利用しているため苦手意識も少なくスムーズに導入できるでしょう。
また、業務に使っているパソコンにはExcelがすでにインストールされていると思いますので、新たなソフトウェアを購入したりインストールしたりする必要がないこともメリットの一つだといえます。
- 操作に慣れている人が多い
- 新しいツール導入にコストがかからない
- ツールの学習コストがかからない
- 導入がスムーズ
デメリット
Excelを使うデメリットには、EVMに必要な機能をExcelで作るのに手間がかかることが挙げられます。
EVMでどのような指標を使うにしても、AC・EV・PVなどの数値を入力するためのシートや、その数値を反映してグラフにする機能、日次や月次などの集計機能を作るだけでも工数がかかるものです。また、プロジェクトには複数のメンバーがいますので、Excelを共有して同時編集できるように設定し、ファイルサーバーなどに格納しておかなければなりません。万が一ファイルが起動しなくなったり消えてしまったりしたときに備えたバックアップも必要です。
これらすべての管理をしなければならないため、管理工数が増えてしまうというデメリットがあるのです。
- EVM機能を作り込むのに手間がかかる
- ファイルの共有設定が必要
- バックアップ管理が欠かせない
EVMツールを使う場合
それでは、EVMツールを使った場合のメリットとデメリットも見ていきましょう。ここでは、クラウドサービスとして提供されているプロジェクト管理ツールの利用をイメージしています。
メリット
EVMの機能が使えるツールの多くは、プロジェクト管理に必要なタスク管理やガントチャートなどの機能を搭載しているサービスがほとんどです。各機能を連携してEVMを利用できるため、Excelのように「EVMに特化した機能を自作する」手間がかかりません。
また、クラウドベースならばブラウザで複数のメンバーが共有できますし、データのバックアップなども提供事業者に任せられるのもメリットだといえます。すぐに使い始められますので、比較的容易にEVMを導入できます。
- 機能を自作する手間がかからない
- EVM機能だけではなく、プロジェクト管理に必要な機能が備わっており連携できる
- データのバックアップなどのメンテナンス工数が削減できる
デメリット
クラウドサービスなどのEVMツールを利用する場合、初期コストとランニングコストを把握しておく必要があります。もちろん、ExcelでEVM機能を作り込む工数や人件費を考慮すると、どちらにしても初期コストはかかってしまいます。しかし、クラウドサービスの場合は月額／年額利用料金、利用メンバーの人数による料金の違いなどもありますので、ツールを導入するためのコスト管理を考えておかねばなりません。
また、Excelのように通常業務で使い慣れたツールではなく、新たなツールの学習コストもかかります。
- 導入コストがかかる
- ランニングコストがかかる
- 学習コストがかかる
なぜEVMツールが便利なのか
Excelを自作するにしても、EVMツールを利用するにしても、双方にデメリットはありますが、なぜEVMツールのほうが便利なのでしょうか。
それは、EVMツールはEVM機能を使うためにUIが作り込まれていたり、タスク管理を含めたプロジェクト管理全体を連携したりできるからです。また、EVMツールのメリットでも述べましたが、データのバックアップなどのインフラ管理・運用をサービス提供事業者にある程度任せられるので、PLやPMの作業効率向上にもつながります。
もちろん、クラウドサービスだけではなく、Excelで提供されているツールもあります。コストや作業環境などの業務上の都合でExcelを使いたい場合には、Excelベースでプロジェクト管理ができ、EVMも利用できる製品の利用も選択肢に入れるとよいでしょう。
EVMを利用できるツール
それでは、EVMを利用できるツールの中でも、クラウドサービスとして提供されているおすすめのツールを紹介します。
Time Krei
Time Kreiは、管理職や従業員、経営者の3つの視点から情報管理・分析ができるプロジェクト管理ツールです。タスクや工数、予定や実績が可視化され、EVMの機能も利用できます。また、プランには1ヶ月間のトライアルもあります。
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ツール名 |
Time Krei（タイムクレイ） |
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機能 |
・プロジェクト管理 ・ 予定・実績管理 ・ 分析 ・グループウェア ・ワークフロー など |
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料金 |
・トライアル（1ヶ月間）：無料 ・クラウド：29,800円／10ユーザー（2,980円／1ユーザーごと） ・シングルテナント：お問い合わせ |
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ツールで、REDMINE（レッドマイン）の拡張プラグインとして提供されています。プロジェクト管理に必要なガントチャートやリソースマネジメント、EVMやCCPMといった多彩な機能が利用できます。
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ツール名 |
Lychee Redmine（ライチレッドマイン） |
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機能 |
・ガントチャート ・カンバン ・タイムマネジメント ・リソースマネジメント ・プロジェクトレポート ・コスト ・EVM（出来高管理） ・CCPM ・カスタムフィールド ・チケット関連図 ・SAML認証 ・機械管理 など |
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料金 |
・フリープラン：0円 ・スタンダード：800円／月（1ユーザー） ・プレミアム：1,200円／月（1ユーザー） ・エンタープライズ：お見積もり |
Clarizen
Clarizenは、プロジェクトをリアルタイムに管理できるSaaS型のプロジェクト管理サービスです。リソースやコスト、課題などをオールインワンで管理できます。
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ツール名 |
Clarizen（クラリゼン） |
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機能 |
・スケジュール・進捗 ・タイムシート ・レポート出力 ・コスト管理 ・カスタマイズ ・システム連携 ・ソーシャル ・リソース管理 ・課題管理 ・TODO ・アプリストア など |
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料金 |
・Enterprise版（単位：ユーザー／月） ・Full：6,600円 ・Team Member：5,400円 ・Time &Expense：2,640円 ・Social：600円 ・Email User：無料 ・Unlimited版（単位：ユーザー／月） ・Full：9,600円 ・Team Member：7,560円 ・Time &Expense：3,360円 ・Social：600円 ・Email User：無料 |
プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能と導入のポイント
まとめ
プロジェクト管理にEVMを導入することは、コストを意識した進捗管理を行えるということです。EVM機能を利用できるツールを使うことでExcelでEVM機能を自作するよりも導入の手間が省けますし、システム管理面のコスト削減にもつながります。Excelを利用するのかクラウドサービスを利用するのかはプロジェクトの環境にもよりますが、適したEVMツールを導入して、プロジェクト管理を効率化しましょう。
