プロジェクトを成功に収めるためには、適切な進捗管理がカギを握ります。実作業の進捗を正しく管理し、計画との齟齬を速やかに把握・修正することで、滞りなくプロジェクトが進行します。本記事では、プロジェクトにおける進捗管理の重要性やポイントについて解説します。進捗管理への理解を深め、プロジェクトを成功に導きましょう。
そもそも進捗管理とは
「進捗管理」とは、計画に対する実際の作業状況を把握して、タスク管理・ズレの修正などを行うことをいいます。
プロジェクトを効率的に進行するためには、定期的に作業進捗を把握する必要があり、作業計画と実際の作業状況にズレが生じている場合、その都度ズレを修正していかなければなりません。
進捗管理の具体的な内容は、業界・業種によって異なります。例えば、製造業界やIT業界では、品質管理の一環として実施されることが多くあります。品質管理を怠ると、大規模なリコールやシステム障害を引き起こす可能性があるため、適切に行うことが重要です。
プロジェクトにおける進捗管理の重要性
進捗管理が重要とされる最たる理由は、「優先度の確認」「スケジュールの把握」「問題の発見」を内包している点にあります。これらはプロジェクトの進行を左右する特に重要な作業であり、決して疎かにはできません。ここでは、それぞれの詳細について解説します。
優先度の確認
プロジェクトを滞りなく進行するためには、作業ごとの優先度を決定し、優先度の高い作業から実施していかなければなりません。そのため、計画段階であらかじめ、どの作業を優先して行うべきか明確にしておく必要があります。優先度を明確にした上で、必要となる人材の選定や作業の割り当てなど、適切な計画を組むことが大切です。
プロジェクトの規模は企業や業界、業種、事業内容によって様々であるため、1つの作業が完了しなければ次の作業に移れない、ということも起こる可能性があります。このような事態にならないためにも、計画段階での作業の明確化や優先度の決定などが非常に重要となるのです。
その点、進捗管理では、計画に従って優先度の確認を実施します。これにより、作業を効率的に進めることができるだけでなく、優先度の高い作業の漏れ防止にも繋がります。
スケジュールの把握
進捗管理では、計画段階で立てたスケジュールと実際の作業進捗を照合するため、作業の遅延確認や調整などに役立ちます。スケジュールを把握しておけば残りの作業量も把握できるため、それに必要な時間を予測し、計画を完遂するまでのおおよその時間も割り出せるでしょう。
また、全体のスケジュール確認とともに、一人ひとりの進捗状況を把握することも可能です。それぞれの作業量や作業状況、遅延状況を把握することで、作業量が特定の者に偏っている場合には割り当ての変更を行ったり、遅れがちな人がいる場合には別の人で作業を補ったりと、メンバーに対するフォローも行いやすくなります。
問題の発見
進捗管理を行うことによって、早い段階で問題点や課題点を発見できるようになります。定期的なコミュニケーションを図ることで、内部に潜んでいる問題点が浮上しやすくなるためです。
早期に問題点を発見できれば、最適な対策を取ることができます。問題の発見が遅れると、対策を取りにくくなったり、対策法が限られてしまったり、余計なコストが発生したりする可能性があるため、できる限り早い段階で問題を発見する必要があります。
例えば「作業計画と実際の作業進捗に大きなズレが生じている」という問題があった際、早期に気付ければ軌道修正や人員の変更など柔軟に対応できますが、気付くのが遅い場合は手遅れとなり、納期に間に合わなくなる可能性もあります。
作業を円滑に進めるためには、定期的な状況報告、問題点や課題点の洗い出し、解決するための対策を早期に練ることが大切です。
プロジェクトの進捗管理を成功に導くポイント
次に、プロジェクトの進捗管理を成功に導くためのポイントについて解説していきます。
ルールの確認
1つ目のポイントとして、「ルールの確認」が挙げられます。進捗管理を行う上でのルールがメンバー間で異なると、個々の認識にズレが生じてしまいます。そうなれば作業に支障をきたす恐れもあるため、ルールは必ず統一し、全員で共有しなければなりません。
特に進捗率などは、認識のズレが生じやすいものの典型です。「進捗率」とは、作業の進捗状況を一目で判断できるよう数値化したものです。実際の現場では、メンバー個人や各グループリーダーの感覚で判断されることが多く、進捗状況を視覚的に判断できない場合は特にその傾向が高いです。この場合、判断基準がそれぞれ異なるため、進捗率が個人間やグループ間で変わってしまいます。そのため、進捗率については段階的に設定するなどの方法で明確なルールを設け、メンバー内で統一・共有すべきでしょう。
また、進捗状況を視覚的に判断できる場合は、その成果物を判断基準としてルールに設定するとわかりやすくなります。例えば、100個の成果物を作る計画であれば、10個完成したら10%、50個で50%、80個で80%という進捗率になります。
このようにルールを明確化し全体で共有することで、メンバー間の認識のズレを生まず、判断の遅れやトラブルを未然に防止できます。
工程の細分化
2つ目のポイントとして、「作業工程の細分化」が挙げられます。
プロジェクトは基本、複数の工程が集まって1つの目的に帰結しますが、工程ごとの進捗管理だと、その工程の序盤か終盤かによって作業量や時間も異なってくるため、正確な管理がほぼ不可能となります。
そこで、計画段階で工程・作業を細分化し、細分化された工程・作業ごとに管理していくのがよいでしょう。そうすることで、残りの作業量・作業時間も把握しやすくなります。
信頼関係の構築
3つ目のポイントとして、「信頼関係の構築」が挙げられます。
プロジェクトを進めていく上で、チームの人間関係は非常に大切です。良好な信頼関係を築き上げ、雰囲気のよいチームを作り上げることが、成果を出すためにも重要となります。信頼関係が築けていないチームだと、例えば作業工程で不明点が発生した際や、ミスを犯してしまった際に報告しにくくなってしまいます。結果、それらの発見が遅れ、取り返しのつかない事態に発展することもあります。
コミュニケーションを密に取り、ミスを犯してしまったらすぐに報告し、なぜそのミスが起こったのか、今後同じミスを起こさないためにはどう対策すればよいかなど、チーム全体で考えましょう。
チームメンバーに関する理解
4つ目のポイントとして、「チームメンバーに関する理解」が挙げられます。
作業効率や仕事の進め方、得手不得手などは人によって異なります。そのことをメンバー全員が理解し、共有することが大切です。そして計画段階では、メンバーの能力や性格などの違いを考慮した上で、作業の割り当てを行わなければなりません。
また、ときにはプライベートを考慮することも必要でしょう。例えば子育てや介護、病気などの理由により、作業できる時間が限られている人もいるかもしれません。そうした事情を持つメンバーに対して、負担のかかる作業を割り当てたり、早朝・夜間での作業を強いたりすると、オーバーワークとなり作業の遅滞を招くのみならず、モチベーションの低下にも繋がりかねません。
メンバー一人ひとりの特性や事情をきちんと理解し、適切なかたちでタスクを割り当てるよう心がけましょう。
定例会議の実施
5つ目のポイントとして、「定例会議の実施」が挙げられます。定期的に進捗状況を報告する場として、定例会議を実施しましょう。
現時点でどこまで進んでいて、残りの作業にどれくらい時間がかかるのか、問題点は何か、解決策はあるかなどをチーム全体で共有することで、仕事のミスや作業漏れを防ぎ、より効率的に計画を進めることができます。その際、作業工程表などを活用して、お互いの進捗率を可視化し共有できるとなお有効です。
もちろん、全員で定例会議を実施することが難しい場合もありますので、メンバーの負担にならないよう配慮することも大切です。テレワークの普及により広まった「Zoom会議」などを利用してみるのもよいでしょう。
適切な評価
6つ目のポイントとして、「適切な評価」が挙げられます。
進捗管理では、進捗や作業内容に対して評価を行いますが、このとき広い視野で客観性のある評価を行うことがポイントです。
判断基準が主観的では、正しい評価はできません。数値や指標などを用いた上で客観的に評価し、問題があれば表層的な部分ではなく根本的な原因から正しく理解して、解決に導くよう努めましょう。
ツールの導入
7つ目のポイントとして、「ツールの導入」が挙げられます。
進捗管理においては、しばしばExcelを活用することがあります。Excelは誰でも手軽に利用できる一方で、誰でもデータを変更できたり、コピーファイルを作ると最新版のファイルが把握できなくなったりするなどのデメリットもあります。
そこでおすすめなのが、進捗を管理できるツールの導入です。専門的な進捗管理ツールを導入すれば、メンバーの状況を把握しやすくなり、生産性の向上にも大きく寄与します。特にクラウド版の場合、インターネット環境さえあれば外出先でも利用できるため、利便性にも優れています。
こうしたツールは有料のものもあれば無料のものもあり、機能性も様々です。無料のものであれば、あまり予算を捻出できない場合でも導入しやすいので、ぜひ自社に合ったツールを検討してみましょう。
まとめ
適切な進捗管理を行うことは、プロジェクト進行の妨げとなる作業漏れや認識ミス、スケジュールの遅れなどのトラブルを未然に防ぎ、作業の効率化や生産性向上に繋がります。
進捗管理を行うためには様々な方法が挙げられますが、やはり進捗管理に特化したツールを導入するのが最も有効といえます。管理ツールを活用することで、複雑化しやすい管理業務を簡易化し、効率的な進捗管理を実現できるでしょう。
中でも「Asana」は、豊富な機能とシンプルな操作性から高い人気を誇ります。作業の割り当てやスケジュールなどを簡単に管理・共有できるため、大企業だけでなく中小企業などでも導入されるケースが増えてきています。
進捗管理をより効率的に行うために、こうした管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
