ITシステムの導入などで利用される「プロジェクト計画書」ですが、どのような内容を書くべきか把握しきれていない方も多いことでしょう。そこで本記事では、プロジェクト計画書の概要や、プロジェクト計画書に掲載すべき項目について詳しく解説します。プロジェクト計画書の書き方について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト計画書とは
「プロジェクト計画書」とは、プロジェクトに関するさまざまな計画を記載したものを指し、プロジェクトマネージャーあるいはプロジェクトの責任者・管理者が作成します。
プロジェクトの種類や規模によって、記載される内容は異なりますが、大抵の場合は目的（目標）・作業内容・成果物・納期・スケジュール・予算・リスクが記載されます。プロジェクト開始時に計画書を作成しないまま作業を進めた場合、最終的な目標や成果物が不明瞭になったり、「今の作業ペースで納期に間に合うのかが」もわからなくなったりする恐れが生じるでしょう。その結果、プロジェクト自体が失敗に終わってしまうことも考えられます。
これに対し、プロジェクト計画書によって細かな計画を立てておけば、メンバー間での情報認識が一致し、作業が進む過程で進捗状況の確認を行いやすくなります。また、目的や目標が共有されることで、メンバーのモチベーション向上も期待できます。
計画書はプロジェクトを開始する前の段階で作成されますが、進行するに連れて作業内容やコスト、スケジュールが変わる可能性もあるでしょう。その場合は、必要に応じて計画書に修正・変更を加えながら、その都度メンバー間で共有します。
プロジェクト計画書に記載すべき項目
では実際に、プロジェクト計画書に記載すべき項目としては、一体どのようなものがあるのでしょうか。初めて作成される方は、以下を参考にしながら作成してみましょう。
プロジェクトの目的やゴール
まず、プロジェクトの目的・ゴールをしっかりと明記しましょう。ここを明確化しておくことで、メンバー間における認識の齟齬の発生を防ぎ、共通認識を持ちながらそれぞれの作業に取り組めます。
「目的」では、なぜそのプロジェクトを実行するのか、またそのプロジェクトの必要性や存在意義を定めます。そして「ゴール」では、文章ではなく可能な限り定量的なプロジェクトの達成目標を記載します。こうしておくことで、プロジェクト終了時に振り返った際、「目標を達成できたかどうか」を評価しやすくなるのです。
ゴールの設定にあたっては、「QCD」という指標を活用してみましょう。これは「Quality（品質）」「Cost（費用）」「Delivery（納期）」の頭文字をそれぞれ取った用語で、特定の業界・業種に関わらず、さまざまなビジネスシーンにおいて重要視される3要素を表しています。成果物の品質・費用・納期の目標を明確化しておけば、より具体性のあるゴールを設定できます。費用に関しては「原価率」や「利益率」を、納期に関しては「マイルストーン」や「ローンチ日」を用いて設定するとよいでしょう。
プロジェクトのスコープ
「プロジェクトスコープ」とは、プロジェクトの範囲を表します。計画段階で範囲を明確にしておくことで、その後の進行もスムーズ化されるでしょう。
「スコープ」は、主に「作業スコープ」と「成果物スコープ」の2つに分けて考えます。これらには、それぞれ「何を行うか」「何を作るか」という違いがあります。
作業スコープとは、必要となる作業範囲（何を行うか）を指します。これをあらかじめ明確に記載することで、目的・目標を達成するためにどのような作業が必要になるのかをはっきりと示せるのです。また、タスク漏れやタスク抜けを防ぐ効果もあります。重要なタスクに漏れが発生した場合には、納期に遅れたりプロジェクト自体が失敗に終わったりする恐れも生じるでしょう。そのため、計画段階で作業スコープをしっかりと定めておくことが大切です。
一方で成果物スコープとは、プロジェクトのゴールでもある、成果物の範囲（何を作るか）を指します。成果物となるプロダクトやサービスの特性・機能などを一覧に表示すると、わかりやすくまとめられます。
規模の大きいプロジェクトの場合だと、計画書とは別に、スコープについて詳細を明記した「スコープ定義書」を作成することもあります。もっとも、規模がそこまで大きくない場合は、計画書に直接組み込んでしまってもよいでしょう。
プロジェクトのコスト
プロジェクト実行にかかる費用の総額と、その内訳の詳細を明記しましょう。具体的には、人件費・備品費・外注費・ソフトウェア費用・ハードウェア費用・ネットワーク費用などについてそれぞれ示します。
プロジェクトを決められた予算内で達成することは非常に重要です。成果物を納期までに納品できたとしても、予算を超える費用がかかってしまっては、成功とは言えません。
なお、プロジェクトを予算通りに遂行するために行われる費用管理を「コスト管理」と呼びます。このコスト管理は、予算の見積もりと予算設定の段階から始まります。無理な予算設定は避けて現実的な予算設定を心がけ、適切な予算を組みましょう。
プロジェクトのスケジュール
厳密なスケジュール計画を立てたうえで、その後の管理を行うことは、進捗状況を明確化したり、共同作業を円滑化したりするほか、作業の効率化にもつながります。
計画書は経営者や役員、ステークホルダーなども閲覧する可能性があります。これらの層にとって、タスクごとの詳しいスケジュールや担当者に関しては細かすぎる内容となってしまうため、ここに記載する必要はありません。ここには、プロジェクト全体の大まかなスケジュール計画やクリティカルパス、マスタスケジュールを示してください。
適切なスケジュール計画・管理のためには、ガントチャートの活用が有効です。「ガントチャート」とはタスクを縦軸に、日付を横軸に表した表のことで、タスクごとの予定や進捗が一覧で表示されます。そのため各タスクの関係性や、現時点での進捗状況の把握が簡単に行えます。スケジュールを計画する際は、併せてガントチャートも作成しておくとなおよいでしょう。
プロジェクトの品質管理
成果物であるプロダクトやサービスで達成すべき品質について、詳しく明記しましょう。大規模なプロジェクトの場合、品質について記載する内容が非常に多くなってしまうため、計画書とは別に「サービスレベル定義書」として作成されることもあります。この場合は、特に重要な品質項目のみを計画書に示してください。
品質管理には、「QC7つ道具」が活用されることが多くあります。これは、品質管理のためのデータ分析に役立つ手法を指します。具体的には、「親和図」「PDPC法」「相関図」「ツリー・ダイアグラム」「優先順位マトリックス」「アロー・ダイアグラム法」「マトリックス・ダイアグラム」の7手法のことです。これらの手法を用いて分析を行い、品質管理・品質改善に努めます。
プロジェクトのリスク
プロジェクトを実行するにあたって、さまざまなリスクの発生が考えられます。そこで、起こり得るリスクについてあらかじめ予測し、事前に防げるものはできるだけ防ぐよう努めることが大切です。
計画書には、予測されるリスクの内容や要因、発生確率、影響度、対策などを記載します。起こり得るリスクを可能な限り洗い出し、それに対しての対策を明記しましょう。そうすることで、いざ問題やトラブルが発生した際もすばやく対応でき、余計な時間や費用がかからずに済みます。
また、リスクといえばマイナスのイメージがありますが、中にはプラスとなるリスクもあります。マイナス影響のあるリスクを未然に予防することはもちろん、プラス影響のあるリスクについては積極的に活用するよう心がけましょう。
まとめ
プロジェクト計画書を活用することで、プロジェクトの達成確率は格段に高まります。計画書作成の際は、目的をしっかりと理解したうえで、計画書の基本を押さえつつ、記事中で紹介した事項について最低限組み入れるよう意識し作成してみましょう。
また、プロジェクトを進めるうえでは、プロジェクト管理ツールの選択も非常に重要です。「Asana」は、チーム全体でオープンに仕事の連携をとれるツールゆえ、効率的なプロジェクトマネージメントに有効です。プロジェクト計画書や管理ツールを上手に活用して、プロジェクトを成功に導きましょう。
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