プロジェクト成功に必要不可欠なRACIチャートとは?

 2022.01.07  ワークマネジメント オンライン

プロジェクト成功に向けて活用されるのがRACIチャートです。RACIチャートは、プロジェクト内のタスクで役割を明確にできるため、プロジェクト管理に役立ちます。この記事では、RACIチャートとは何か、その特徴や作り方メリットまで解説しています。

プロジェクト成功に必要不可欠なRACIチャートとは?

RACI(レイシー)チャートとは

RACIチャートは、プロジェクト内の各タスクにおける役割や責任をメンバーに振り分けた表のことです。RACIの読み方は「レイシ―」といい、「Responsible」「Accountable」「Consulted」「Informed」の英語から頭文字をとって名づけられています。

「R」「A」「C」「I」の4種類に分けた役割は、それぞれ日本語で「R:実行責任」「A:説明責任」「C:協議先」「I:報告先」の意味をしています。RACIチャートは、個々のタスクで実行責任者、説明責任者などを視覚化できる方法として便利に活用可能です。

RACIチャートはなぜ必要?

プロジェクト中には、タスクの遅延や修正といったトラブル・変更が生じる場合があります。トラブルが発生してもRACIチャートで責任の範囲を明確にしていると、定められていた役割によって迅速な対処が可能です。

実際の業務では責任の所在がはっきりしていないケースもあり、問題発生時に対応できる人がすぐ見つからないこともあります。そのためトラブルなどに備えるには、あらかじめ責任者を決めておく必要があります。

役割はメンバーにはじめから伝えておく必要もあるので、RACIチャートを使用して効率よく責任の範囲を伝えることが大切です。

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RACIチャートにおける4つの役割

RACIチャートには、「Responsible(実行責任者)」「Accountable(説明責任者)」「Consulted(協議先)」「Informed(報告先)」の4種類の役割があります。RACIチャートの作り方は、それぞれに適したメンバーを選出する方法で行います。ここでは4つの役割について詳しく解説します。

Responsible(実行責任者)

Rが示す実行責任者は、タスクの実行や成果物に責任を持つ役割です。実際に作業や成果物の作成も行い、計画どおりにタスクを完了させるための働きをします。実行責任者が2人以上になると責任の所在が曖昧になるため、1人での遂行が難しい場合、支援者を立てます。

Accountable(説明責任者)

Aが示す説明責任者とは、タスクの完了を統括し、経営陣や取引先などのプロジェクトの関係者に対して進捗や結果などを説明する役割です。プロジェクトマネージャーを兼任している場合や、タスクの完了を承認する管理職が務める場合があります。実行責任者から進行状況について連絡を受けたら、報告先への情報提供を行います。基本的に複数ではなく1人を選定します。

Consulted(協議先)

Cの協議先とは、作業や成果物についてメンバーから相談を受け、サポートを行う役割です。協議先には作業等の遂行に必要な専門知識や経験がある人を選出する必要があります。タスクの実行や関係者への説明について責任は持たず、知識を活かして実行内容の支援を行います。

Informed(報告先)

Iに該当する報告先とは、作業や成果物の結果に対して報告を受ける役割です。協議先との兼任や、データを管理している管理部門、総務部門、経理部門などから担当者が選ばれるケースが一般的です。

基本的には実行責任者から報告を受けるだけの役割ですが、受けつけた内容に問題をみつけたときには説明責任者へ連絡を行います。

RACIチャートの作り方 

RACIチャートは、表に各タスクとメンバーを書き出してからメンバーに役割を割り振りして、チーム内で公開します。個人の知識や能力などから、適した役割に選定することが重要です。

タスクとメンバーを書き出す

RACIチャートを作る際には、最初にタスクとメンバーを全て書き出す必要があります。プロジェクト内のタスクを全て書き出したら、作成している表の一番左の列(縦軸)に各タスク名を全て記入していきます。それから一番上の行(横軸)にチームメンバーの名前を記入していくと、チャートの枠作りは完了です。

RACIを振り分ける

RACIをメンバーにタスクごとに分類して割り振ります。チームメンバーが横軸に書き出されていますが、RACIに全員を割り振りする必要はないため、選ばれなかった人の欄は空欄のままです。全体を統括する説明責任者を先に選出し、残りのメンバーを決めるとよいでしょう。

メンバーに共有する

メンバーに役を振ったあとは、その完成したRACIチャートを公開して各々の役割を理解してもらいます。チャートはオフィス内に貼りだしたり、プロジェクト管理ツール内で共有したりして、常に誰でも確認できる状態を維持することが大切です。

チームメンバーのなかに、これらの役割をできないと主張する人がいた場合は、ほかの人にその役割を引き受けてもらう必要があります。またはサポートを行ってくれる協議先の数を増やすなどの対策を行い、プロジェクトを進行させます。

RACIチャートのメリット

RACIチャートの大きなメリットは、タスクごとの責任と役割について所在をはっきりさせられるところです。責任者・担当者が決まっているため、トラブルが生じる前やトラブル発生後すぐに時間をかけずに素早い対処が可能です。

とくに関係者の多い複雑なプロジェクトになるほど、責任の所在が分かりやすいRACIチャートの使用が適しています。そのほかにもRACIチャートをプロジェクト外のメンバーとも共有することで、スケジュールを明確化し、人員を確保することにもつながります。

RACIチャートのデメリット

RACIチャートでは各タスクで分担を振り分けるため、タスクごとの管理に役立ちます。ただしRACIの4つの役割を定めることしかできず、タスクの詳細を記載することまではできません。業務範囲を別途決めておかないと、ひとりに過大な責任がかかることも考えられます。

またプロジェクトの要件定義の段階で作成するRACIチャートは、あとから変更があった場合に変更後のタスクとずれが生じてしまいます。実際の作業内容などとの違いから、リアルタイムでの対応ができなくなるといった点がデメリットでもあります。

RACI以外の役割を記載するチャートもある

RACIチャートには管理できる範囲が限定的になるなどのデメリットもありますが、その不足している機能を補うために作られた派生形のチャートも存在します。

RASIC

RASICはRACIにS(サポート)の役割を追加したものです。サポートとは、実行責任者の下で実際にタスクを行ったり、業務上必要な資材を準備したりするサポート業務を行う役割です。

RACI-VS

RACI-VSは、RACIにV(検証者)とS(承認者)を加えたものです。検証者は、プロジェクトの成果物が定めていた基準に達していることをチェックする役割です。承認者が、検証者の検証結果を見て判断したのちに成果や結果を次のタスクにまわします。

CAIRO

RACIにO(部外者)を追加したものがCAIROです。部外者とはタスクには関係のないリソースのことです。部外者は会議への参加をなくすなど明確に区別することで業務を効率化することができる場合もあります。

まとめ

RACIチャートとは、プロジェクト内のそれぞれのタスクに役割を振り分けた表のことです。「Responsible(実行責任者)」など「R」「A」「C」「I」の4種類の役割に、担当者を選出します。各タスクでの責任の所在ををあらかじめ決めておくことで、トラブルの回避やトラブル発生時の迅速な対処が可能になります。

しかしRACIチャートはひとつのタスク管理には有用でも、プロジェクト全体を把握するには不十分なため、プロジェクト管理ツールとの併用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールのAsanaは個々のタスク管理はもちろん、タイムラインやリストビュー機能でメンバーと連携をとりながら効率よくプロジェクトを進行できます。
RACIチャート運用に合わせて、Asanaの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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