プロジェクト管理にバーンダウンチャートを利用すれば、リアルタイムでのタスク進捗や課題などの発生を見える化できます。本コラムでは、プロジェクト管理ツールのひとつであるバーンダウンチャートとはどのようなものなのか、バーンダウンチャートの見方やそのメリットと注意点を交えながら、Excelを使ったバーンダウンチャートの作成方法までを解説します。
バーンダウンチャートはプロジェクト管理ツール
バーンダウンチャートは、プロジェクト管理に利用するツールのひとつです。
タスクの消化実績と時間をグラフ化して見える化することで、現在のタスク進捗を把握できます。バーンダウンチャートでわかるのは、タスクが計画通りに進んでいるのか、あるいは課題やトラブルが発生しているのかということです。
プロジェクト管理にバーンダウンチャートを使えば、タスクの進捗をひと目で理解できるので、タスクの遅れにも迅速に対応できるようになります。
バーンダウンチャートの見方
それでは、バーンダウンチャートの見方を確認していきましょう。
3つの線の意味
バーンダウンチャートには、基本的に3つの折れ線が使われます。それぞれ、タスクの開始から完了に至るまでの「理想線」「計画線」「実績線」を重ねて見ることで、進捗管理が可能です。
- 計画線：タスク開始から完了までの計画です。基本的には左上から左下に向かっての対角線になります。
- 理想線：各タスクの作業量を考慮して、平均的な作業時間を含めた目安です。作業量の多いタスクは上に膨らみ、作業量の少ないタスクは下に膨らみます。
- 実績線：時間経過にともなう残りのタスク量です。タスクの残量が多ければ上に膨らみ、タスクの残量が少なければ下に膨らみます。
各線の意味を念頭に、実績線からタスクの見方を確認していきましょう。
実績線が理想線に沿っている場合
実績線が理想線に沿っている場合は、タスクの作業量を考慮した目安通りに進捗していることを示します。プロジェクト開始時に予測した見積もりが間違いではなかったということです。
ただし、実績線と理想線が長期間重なって進捗している場合は不自然だと判断したほうがよいでしょう。タスクを担当しているメンバーが、バーンダウンチャートを完了させることに専念してしまっている可能性が考えられます。グラフに違和感がある場合には、メンバーに進捗を直接確認したり、バーンダウンチャートの目的を再度周知したりする必要があるでしょう。
実績線が右上に膨らんでいる場合
実績線が想定以上に右上に膨らんでいる場合は、タスクの進捗が停滞しているということです。つまり、課題やトラブルが起こっている可能性があると判断できます。このとき、PMやPLはメンバーへのヒアリングを行い、進捗停滞の原因を把握して対処方法を提示するとよいでしょう。
実績線が理想線を下回っている場合
実績線が理想線を下回っている場合は、タスク量と時間の平均よりも早くタスクが進捗しているということですので、プロジェクトが前倒しで進んでいると判断できます。今後、課題やトラブルで遅延してもリカバリしやすい状況が保たれています。
バーンダウンチャートのメリット
それでは、プロジェクト管理にバーンダウンチャートを利用するメリットをみていきましょう。
タスクの課題や停滞を早期発見できる
バーンダウンチャートを見るだけで、タスクの進捗がわかりますので、課題が発生していたり進捗が停滞していたりといった状況が早期に発見できます。
特に注目したいのは、実績線が右上に大きく膨らんでいるときです。これは経過した時間に対して進捗が停滞していることを示していますので、タスクの消化に時間がかかっていることがわかります。
チームメンバーのタスクへの取り組みがわかる
プロジェクト完了後にパーンダウンチャートを分析することで、メンバーのタスクに対する取り組みパターンや失敗パターンなどが分析できます。
バーンダウンチャートの分析には、例えば以下のようなパターンがあります。
早期学習パターン
実績線が早い段階で右上に膨らんでいる場合、早期学習パターンだと判断できます。メンバーはタスクやプロジェクトに対して、一つひとつの目的やタスク消化の効率化を早い段階で学習し、能動的にプロジェクトを進めようとしていることがわかります。
中間学習者パターン
実績線の膨らみがプロジェクトの中間にある場合は、プロジェクトの中期にかけて課題を発見し、比較的早く課題解決に取り組めたことがわかります。プロジェクトの中盤から成熟してくるチームだといえるでしょう。
中間～後期学習パターン
実績線がプロジェクトの中期から後期にかけて右上に膨らんでいる場合、プロジェクトの中盤から後半にかけてタスク消化に追い込みをかけていると判断できます。このチームは、プロジェクトへの姿勢が能動的とはいえない、と分析できるでしょう。
バーンダウンチャートの注意点
プロジェクト管理にも便利なバーンダウンチャートですが、その使い方についての注意点も把握しておきましょう。
バーンダウンチャートだけではプロジェクト管理はできない
バーンダウンチャートはあくまでも補足的なツールであり、それだけでプロジェクト管理はできません。
バーンダウンチャートは、EVMやWBS、ガントチャートと並行して利用するプロジェクト管理のツールであることを意識しておきましょう。
EVMについては「アーンドバリューマネジメントとは？EVMの指標やアーンドバリュー分析の流れを理解してプロジェクト管理を学ぼう！」
で詳しく解説しています。また、WBSについては「WBSとは？そのメリット・デメリットからWBSを使う手順までを理解してスケジュール作成・管理に役立てよう！」で詳しく解説していますので、合わせて参考にしてください。
バーンダウンチャートを完成させることを目的としない
バーンダウンチャートは、プロジェクトやタスクのリアルタイムな進捗を見える化する手法です。
バーンダウンチャートを完成させることが目的ではなく、現状を知ることが目的ですので「バーンダウンチャートの完成」が目的にならないように注意しましょう。
バーンダウンチャートを個人の評価につなげない
バーンダウンチャートのグラフを個人の評価につなげると、上述のように「バーンダウンチャートの完成」が目的となってしまいます。ですので、バーンダウンチャートを個人の評価につなげないこと、またその事実をチームのメンバーに周知しておくなどの配慮を怠らないようにしましょう。
バーンダウンチャートをExcelで作成する手順
それでは、バーンダウンチャートをExcelで作成する手順をみていきましょう。
１．「時間」「理想」「計画」「実績」の列を作成する
２．「時間」の列に、プロジェクト全体が完了する時間を入力する
３．「理想」の列に、グラフがまっすぐ右肩下がりになる数値を入力する
４．「計画」の列に、タスクごとの所要時間見積もりを入力する
５．「実績」の列は空欄の表とする
※プロジェクトを進行しながら、各メンバーが「実績」の列に実際の所要時間を記入していく
６．縦軸に「タスク残量」、横軸に「時間」を配置した折れ線グラフを作成する
プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能と導入のポイント
まとめ
バーンダウンチャートをプロジェクト管理のツールとして利用すれば、タスクの進捗が見える化されてタスク残量を把握しやすくなります。計画線と実績線の乖離を把握することで、タスクがどのように進んでいるのか、あるいは進捗が停滞しているのかを判断できますし、どの時点で課題解決に時間を要しているのかがわかります。バーンダウンチャートを上手に使って、プロジェクトチーム全体における課題やトラブルの早期発見に役立てましょう。
