WBSとは?そのメリット・デメリットからWBSを使う手順までを理解してスケジュール作成・管理に役立てよう!

 2021.06.16  ワークマネジメント オンライン

WBSを使えば、プロジェクトのスケジュールを組みやすくなります。とはいえ、WBSを聞いたことはあっても実際にはどのように使えばいいかわからないという人も多いのではないでしょうか。そこで本コラムでは、WBSとは何なのか、そのメリット・デメリットからWBSを使う手順までを紹介しますSを使えば、プロジェクトのスケジュールを組みやすくなります。とはいえ、WBSを聞いたことはあっても実際にはどのように使えばいいかわからないという人も多いのではないでしょうか。そこで本コラムでは、WBSとは何なのか、そのメリット・デメリットからWBSを使う手順までを紹介します。

WBSとは?そのメリット・デメリットからWBSを使う手順までを理解してスケジュール作成・管理に役立てよう!

WBSとは

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称です。日本語では「作業分解構成図」と呼ばれます。

WBSは、プロジェクトを完了させるために必要な作業を分解して管理しやすくするもので、プロジェクトのスケジュール管理で利用できる考え方(ツール)です。WBSの考え方を利用することで、プロジェクトをどのように進めるか、どのように管理するかを単純化できます。

必要な項目を細分化して明確にすれば、どの作業をいつまでに完了させるのか、だれが担当するのかを決めやすくなり、スケジューリングしやすくなりますし、プロジェクト管理も効率化できます。これがWBSなのです。

WBSを使うメリット

ここでは、WBSを使うメリットを細かくみていきましょう。

作業の明確化ができる

WBSを利用することで、プロジェクトに必要な作業を明確化できます。WBSは作業分解からはじまります。つまり、作業の洗い出しです。どのようなプロジェクトでもはじめに取り掛かるべき作業であり、作業が明確化できていなければプロジェクトは進みません。

作業の抜け漏れを防止できる

作業を分解して細分化していくことで、作業の抜け漏れを防止できます。まずは大枠となる作業をカテゴリに分け、さらに各カテゴリに必要な作業を明確にしていけば、途中で「重大な作業の抜けがあった」などという失敗がなくなります。

作業の依存関係を把握しやすくなる

洗い出した作業を一覧にすると、「作業Aが終わらなければ、作業Bに着手できない」といった依存関係も明確になります。依存関係が明確になると、おのずと作業の優先順位も把握しやすくなるので、効率的にプロジェクトを進めるためのスケジューリングができるようになります。

各作業の所要時間などを把握しやすい

一覧にした作業は、それぞれ工数に違いがあるはずです。重たい作業には多くの時間が必要ですし、軽い作業ならば短時間で完了できるでしょう。それぞれの作業におおよその工数と時間を見積もっておけば、作業単体はもちろん、全体的なスケジュールの所要時間も把握しやすくなります。

作業を分担しやすい

作業を細分化すれば、作業を分担しやすくなります。関連する作業や依存性の高い作業をまとめておくことで、さらに効率的な作業分担ができるでしょう。また、プロジェクトメンバーそれぞれの得手不得手を考慮した作業分担を心がけることで、作業進捗はスムーズになります。

スケジュール作成がしやすい

ここまでのメリットをみても分かるように、WBSで作業を分解することでプロジェクト全体の作業工数や流れ、役割分担までが行えるためスケジュール作成がしやすくなります。

進捗が可視化されていて管理しやすい

WBSを利用してスケジュール作成をすると、作業の細かな工数や担当者も明確になりますので進捗管理が容易になります。例えば、一つひとつの作業をガントチャートで可視化すれば、進捗が遅れそう、あるいは遅れている作業の把握もできます。つまり、WBSを基礎としてスケジューリングすれば、プロジェクト管理が効率的になるということなのです。

WBSを使うデメリット

WBSには多くのメリットがある一方、デメリットも意識しておく必要があります。

WBS最大のデメリットは、情報不足によって生じるスケジュールのズレです。WBSは基本的に、プロジェクトのスケジューリングをする前段階で利用します。ですので、洗い出せる作業は、プロジェクトのスタート前に予測できる範囲だけなのです。

プロジェクトが進んでいくと、追加せざるを得ない作業や予期せぬトラブルなどが発生します。このとき、プロジェクトスタート時のWBSにズレが出てしまい、スケジュールにも大きな影響を及ぼします。これがWBSを使うデメリットです。このデメリットを回避するためにも、WBSは段階的に見直さなければなりません。

WBSに使えるツール

ここでは、WBSに使えるツールをみていきましょう。WBSには、関連性を意識して作業を洗い出すツールと、作業工数を意識してスケジューリングできる2つのツールを使うと効率的です。

マインドマップ

マインドマップとは、考えを放物線状に関連付けして書き出して可視化する方法です。

紙とペン、あるいは専用ツールを使っていつでも実行できる手軽な方法ですので、プロジェクトに関連する作業をすぐに可視化できます。プロジェクトの進行を頭の中で考えているとき、関連性のある作業が次々とイメージされるはずです。これをマインドマップとしてアウトプットすることで、作業と作業の関連性を保ちながら洗い出せます。

マインドマップの利用には多少の慣れが必要ですが、使いこなせるようになると非常に便利な方法です。

ガントチャート

ガントチャートとは、縦軸に作業、横軸に時間を配置した工程管理表です。

作業の「開始日」と「終了日」を書き込んでいけば、横向きの棒グラフのような見た目になります。「作業Aが終わって作業Bが始まる」などの依存関係も見やすく、プロジェクト全体が可視化されて把握しやすいため、プロジェクト管理には欠かせないツールです。

WBSを使う手順

ここでは「新しいパソコンを購入するプロジェクト」を例に手順をみていきます。

手順1.作業の洗い出し

まずは、作業の洗い出しです。

プロジェクトに必要な作業を大まかなまとまりとして書き出します。その後、それぞれの作業を完了させるために必要な細かな作業を洗い出しましょう。

まず、必要な作業を大まかに分解すると、以下のようになります。

  • 仕事に必要なパソコンスペックの調査
  • 購入するメーカーの選定
  • パソコンの購入
  • パソコンの設定

これら作業をさらに細分化すると、以下のような作業が必要です。

  • 仕事に必要なパソコンスペックの調査
     ・どのような仕事の用途に使うのかを調査する
     ・使用するソフトウェアを調査する
    ・使用するソフトウェアの推奨スペックを調査する
  • 購入するパソコンの選定
     ・購入するメーカーを決定する
    ・必要スペックを満たすパソコンを決定する
  • パソコンの購入
    ・決済方法を決定する(クレジットカードor現金)
    ・パソコンの受取日を決定する
  • パソコンの設定
     ・購入したパソコンを開封する
     ・インターネット接続設定などを行う
     ・OSを最新バージョンにアップデートする
    ・必要なソフトウェアをインストールする

このように、大まかな作業内容からブレークダウンしながら細かな作業までを洗い出します。作業の洗い出しには、上述したマインドマップを利用すると効率的です。

手順2.作業の依存関係の整理

細かな作業までを洗い出したら、それぞれの依存関係を整理しましょう。「手順1.」で洗い出した作業からは、以下のような依存関係がわかります。

  • 必要なパソコンスペック調査が終わらなければパソコンの選定ができない
  • パソコンを決定しなければ購入はできない
  • パソコン購入の決済方法は、パソコンスペック調査と同時に進行できる など

このような依存関係がわかることで、作業の優先順位も明確にできます。また、依存関係に加えそれぞれの作業工数を把握することでクリティカルパスを導き出すことも可能です。

【関連リンク:クリティカルパスとは? プロジェクト管理におけるメリットを解説

手順3.スケジュールを可視化

作業の優先順位や工数などを確認したら、カテゴリ別に作業を一覧化して、それぞれの作業の「開始日」や「終了日」、担当者などを決定していきましょう。

このとき、先述のツール「ガントチャート」を利用することで、プロジェクト全体のスケジュールが可視化できます。

個々で紹介したWBSの手順は大まかなものですので、実際のプロジェクトはさらに詳細な作業の洗い出しや依存関係の把握が必要になるでしょう。しかし、WBSを利用すればプロジェクトを把握しやすくなり、プロジェクト管理が効率化されるでしょう。

まとめ

WBSを利用することで、プロジェクトのスケジューリングを効率化できます。なぜなら、WBSで行った作業の細分化で、プロジェクトに必要な作業を細かく整理できるからです。WBSをもとにスケジュールを立てることで、プロジェクトの初期段階では抜け漏れのない作業計画が立てられます。ただし、プロジェクトが進行していく上で発生する「予期せぬ作業」や「トラブル」を予測することはできません。WBSは最初だけに使うのではなく、定期的に見直すことが大切です。

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