「分散型ワーク」は、ニューノーマルにおける新たな働き方として注目されています。新型コロナウイルスの影響により、人々の働き方は大きく変化しました。今のタイミングで業務プロセス改革を推進すれば、組織力のさらなる向上が見込めるでしょう。そこで本記事では、分散型ワークの概要やリモートワークとの違い、分散型ワーク導入のメリットについて解説します。
分散型ワークとは
「分散型ワーク」とは、企業が本社とは別に戦略的なワークスペースを用意し、そこに人事やオフィスなどの実務的な機能を持たせることです。
例えば「WordPress.com」を所有・運営するAutomatticでは、早くから分散型ワークを実践しており、2017年には本社を完全閉鎖するまでに至っています。そして現在、世界75ヵ国以上1,800名を超える従業員全員の完全分散型ワークを達成しているのです。
分散型ワークを実践するには、企業の構造にリモートワークを組み込み、ITツール導入による業務のデジタル化やセキュリティ対策が必要です。「出社の有無」と「企業の業績や貢献度」は切り離して考えられるため、従業員はどこで働いてもよいのです。それにより、企業は本社スペースの削減や、従業員の働き方改革を実現できます。
リモートワークとの違い
分散型ワークは主に企業側の取り組みであるのに対し、リモートワークは個人がどう働くかを表す傾向にあります。従業員が自宅やレンタルオフィスなど、物理的に異なる場所からITツールなどを用いてプロジェクトを進めていく状態です。
先ほども述べましたが、分散型ワークはリモートワークを前提としています。従来のような従業員が一ヵ所に集まるスタイルは、業務効率化が容易で、アイデアが生まれやすいなどのメリットがあります。しかし、社会情勢や個人の働き方に柔軟に対応することは難しいでしょう。
分散型ワークの導入メリット
単にリモートワークを1つの働き方として認めているだけでは、個人がチームの一員になるのは難しいかもしれません。しかし、全員がリモートで働くのであれば、日常業務やコミュニケーションで得られるものは大きいでしょう。以下では、企業が分散型ワークを導入したとき、どのようなメリットが得られるのかを具体的に解説します。
場所にとらわれず優秀な人材を確保できる
優秀な人材は、どこに住んでいようが優秀です。分散型ワークを導入している企業が求めるのは、あくまで個人の持つスキルであり、住んでいる場所は関係ありません。リモート環境を整備すれば、地方からも優秀な人材が獲得できるようになるでしょう。
分散型ワークで従業員が企業の生産性に貢献できないとしたら、従業員のモチベーションやスキルが一定のレベルに達していないと考えられます。リモートでの仕事には、自主的にタスクをこなせるスキルとモラルが求められるため、その点を重視して採用を進めるべきです。また管理職採用では、離れた場所にいる従業員とも信頼関係を構築できる、高いコミュニケーション能力を重視します。
モチベーション向上につながる
その日によって働く環境を選べるという自由度は、従業員のモチベーションをアップさせます。子育てや介護などにより、働ける時間に制限がある場合、状況に応じて自宅かサテライトオフィスかを選べれば、ストレスは感じにくくなるでしょう。
もちろん、最初は互いに直接顔が見えないことで、不安を感じるかもしれません。しかし、ITツールを活用すれば、今までと同じスピード感で仕事ができます。個々のタスクを可視化すれば、オフィスに近い環境は整えられるはずです。
それは結果的に、離職率の低下や企業イメージの向上につながります。労働人口の減少が予測される日本において、従業員の満足度を高める施策は今後、重要度を増していくでしょう。
企業コスト削減につながる
不要なコストは削減し、必要なコストに積極投下すれば、事業の成長や収益性の確保につながります。具体的な削減項目は以下の通りです。
オフィスコスト
分散化ワークによりオフィスを手放せば、家賃や光熱費はもちろん、従業員のデスク、会議室、応接間、カフェスペースに必要な備品類を一度に削減できます。スペースが必要な組織のみ賃料の安い郊外や地方に移すことも現実的になり、加えてフリーアドレス制にすれば、さらに無駄なスペースを削減できます。
通勤コスト
通勤総合研究所が2017年に首都圏の通勤者を対象に行った調査によると、従業員の通勤手当は1人当たり月1万5,000円、通勤時間は片道約60分がそれぞれ平均値です。企業にとって通勤手当の負担は重く、従業員の長距離通勤が増えれば双方に負担が生じます。通勤がなくなれば、企業はコストを削減でき、従業員は朝晩の満員電車や交通渋滞から解放されます。通勤によるストレスが減れば、仕事やプライベートの満足度がアップするでしょう。
採用コスト
新卒採用のように企業説明会や集団面接が必要な場合、一部をリモートで実施すれば、会場費や時間を大幅に削減できます。また、分散型ワークにより従業員が定着すれば、結果的に欠員を補充する必要がなくなるため、採用に関わるすべてのコストを抑えられます。
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分散型ワーク導入のポイント
分散型ワークを実現するには、同じ空間で得られていたものを、リモートでどのように獲得するかが重要です。そのためには、具体的にどのようなプロセスが必要なのでしょうか。以下では、分散型ワークの導入に際し、企業全体で取り組むべきポイントを解説します。
業務ツールの実装が必要
既存のツールで対応できる業務もあれば、新たな業務ツールの導入が必要なケースもあります。従業員がどのような業務に携わっているのかは、個人の日報やチャットツール（Slackやチャットワークなど）、カレンダーの書き込み状況からおおよそ把握できます。
進捗管理に対して問題なくフィードバックを共有できる仕組みがあるなら、無理に業務管理に力を入れる必要はないでしょう。しかし、KPIや従業員の状況をもっと把握したいと考えるのであれば、業務ツールの導入は必須です。
具体的には、業務が可視化される「タスク管理ツール」「ナレッジ共有ツール」や、コミュニケーションを円滑にする「ビデオ会議ツール」「バーチャルオフィスツール」、従業員の状況を把握する「勤怠管理ツール」「チャットツール」などが挙げられます。
新たな社会に対応する契約
企業と従業員が互いに信頼し合い、安心して仕事ができる環境を構築するには、新たな契約が必要です。雇用契約書や業務委託契約書の中に、分散型ワークに関連する労働条件や雇用条件を盛り込むことで、参加意欲を引き出せます。従業員が適切な評価と報酬を得られていると実感できれば、人材開発の活性や生産性の向上が見込めるでしょう。
機敏性の高い組織が必要
分散型ワークで持続的な成果を生み出すには、組織の機敏性（アジリティ）向上が不可欠です。機敏性のある企業は柔軟な組織変革が可能であり、今後起こりうる変化にも創発的に適応できます。
逆に、保守的な組織のままでは、変化の激しい時代を乗り越えられないかもしれません。従業員一人ひとりの意識や組織風土を改革し、細部まで業務フローやシステムの見直しを図りましょう。
まとめ
企業の持続的な成長のために、分散型ワークの導入は急務と言えます。従来の本社集中型でも、効率や生産性は追求してきました。しかし今は、単なる効率化では括れない「ケイパビリティ（才能や能力）」も、生産性の1つとして評価されつつあります。今こそ古い固定概念を捨て、業務フローを見直すべきでしょう。
分散型ワークによる業務効率化と生産性向上を追求するなら、プロジェクト管理ツール「Asana」の活用がおすすめです。小さなタスクやチームの進捗管理はもちろん、プロジェクトの全体像が一目で把握できます。具体的には、タスクごとに担当者と実施期間を設定可能なため、「いつ・誰が・どこで・どんな作業を・どのくらい行っているか」が明確になります。
また、リアルタイムでステータスが更新されるため、従業員がタスクの優先順位を意識しながら、スケジュール通りに業務を遂行できるようになります。ほかにも多様な側面から、Asanaは分散型ワークを強力にサポートします。まずは、ぜひ一度お試しください。
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