仕事のタスク管理についてポイント・方法・手段を紹介

 2021.03.22  ワークマネジメント オンライン

仕事の優先度を可視化し、進捗の管理を行うことを「タスク管理」と呼びます。タスク管理をすることで、社員が行うべき業務や優先度が明確になり、対応漏れのようなトラブルも回避できるでしょう。本記事では、タスク管理を行ううえでの大切なポイントや方法について解説します。

仕事のタスク管理についてポイント・方法・手段を紹介

仕事のタスク管理におけるポイント

タスク管理を行うこと自体はそれほど難しくありません。しかし、漠然とタスク管理の手法を導入しても、思った以上に効果を得られない可能性があります。タスク管理を行うには大切なポイントがいくつかあるため、まずはそれを理解しておくことが重要です。以下では、3つの大切なポイントを具体的に紹介します。

明確化

まずは、取り組むべき業務を明確にしなければなりません。取り組むべき業務が曖昧では、社員が何から手をつけてよいのかわからず、ムダな時間が増えてしまいます。「誰がその業務を担当するのか」「いつまでに完了させないといけないのか」「どれくらいの仕事量があるのか」といったことを洗い出しましょう。

タスクの洗い出しや細分化ができたら、可視化することも忘れないようにしましょう。特に、取り組むべき業務の量が多いケースにおいては、可視化しないと漏れやミスが増えてしまう恐れがあります。タスクをきちんと可視化することにより、作業漏れがないか、今どの程度作業は進んでいるのか、といったことを把握しやすくなるのです。

可視化の方法として、もっとも手軽なのは付箋を使う方法です。付箋にやるべきことを記入し、パソコンのモニターなどに貼り付けてタスクを確認します。そのほか、エクセルやGoogleスプレッドシートを使ってタスク管理表を作成するのもよいでしょう。

整理

やるべきことを洗い出したら、次は取り掛かるべき業務の順序を整理します。きちんと整理できていないと、後回しでも問題のない業務から先に手をつけてしまい、期日の迫っている作業が後回しになってしまう、といったことが起こりかねません。

このプロセスで重要なのは、業務の優先順位を決めることです。期日や他部署との関係性なども考慮し、優先的に取り組むべき業務の順番を決めていくとよいでしょう。優先的に取り組む業務を整理しておけば、対応漏れや期限切れのリスクも回避できます。

進捗管理

業務の洗い出しや優先順位の決定を行っても、きちんと進捗確認ができていないと遅延や対応漏れを招いてしまいます。このようなことが起きないよう、進捗状況をこまめに確認しなければなりません。

また、業務の進捗状況は自身だけでなく、チームで情報共有することも大切です。進捗状況を共有できていないと、誰がどこまで作業を進めているのか、誰が対応に遅れているのか、といったことが共有・把握し得ません。

逆にきちんと情報共有されていれば、「Aさんの作業が遅れているから自分の業務が終わったら手伝おう」「この進捗では間に合わないから人員を増やしてもらおう」といった判断がスムーズに下せるでしょう。そのためには、チームで進捗状況を共有できる仕組みづくりが必要です。

仕事のタスク管理方法

タスク管理の方法はいくつもあります。代表的なものを挙げると、ToDoリストやタスク管理表、カンバン方式、WBSガントチャート、GTDなどがあります。それぞれに特徴があるため、把握したうえでどれを取り入れるか判断してみてください。

ToDoリスト

ToDoリストは、やることリストとも呼ばれます。やるべき業務をリストアップすることで、自分が取り組むべき業務が明確になり、作業漏れなどを防止できます。優先して取り組むべき業務の確認、仕事の進捗状況チェックにも活用可能な方法です。

ToDoリストは、紙とペンさえあれば作れるため、タスク管理初心者にもおすすめです。取り組むべき業務を漏れなくリストアップして記入し、優先順位を決めるだけでOKです。あとは、業務が完了したときにチェックを入れましょう。タスクのボリュームが大きいときは、なるべく細分化すると管理しやすくなります。

紙とペンさえあればToDoリストは作成できます。しかしデジタルToDoリスト作成向けにソフト・アプリも多数リリースされています。より手軽なタスク管理を実現するために、そういったツールの利用も検討してみましょう。

タスク管理表

タスク管理表は企業だけでなく、個人のタスク管理に用いられることも少なくありません。管理方法としては、やるべき業務の内容や開始日、終了日、重要度、進捗状況などを表にしてまとめます。

一目で業務の進捗状況を確認できることが大きな特徴で、業務の重要度をレベル訳しておけば「どの業務から取り組むべきか」も、各自明確に判断可能です。

ToDoリストと同様に、紙とペンさえあればタスク管理表は作成できます。ただ、手描きで表を作成するとなれば時間がかかるため、ExcelやGoogleスプレッドシートの利用をおすすめします。

タスク管理用に作られたExcelテンプレートも、インターネット上に少なからず存在します。そうしたものも活用し、デジタルのタスク管理表をスムーズに導入・運用していきましょう。

カンバン方式

プロジェクト管理やタスク管理の方法としてよく名前の挙がる「カンバン方式」は、業務の進捗状況をすばやく可視化できる方法として知られています。作業前や作業進行中、作業完了などといったステータス状況をボードに表示し、進捗を管理する方法です。

ボードを用意し、作業前、作業中、完了の3領域に区分し、それぞれのタスクを配置します。作業を開始した際は、作業前に配置していたタスクを作業中に移動させる、といった具合です。

ボードにタスクの状況を表示するため、チームメンバーで共有しやすい点がメリットです。チーム内でのコミュニケーションもとりやすくなり、それによって業務の効率化を図れます。ホワイトボードや付箋を使ったカンバン方式を用いている企業もありますが、視認性や作業性を気にするのなら専用ツールの導入がおすすめです。

WBS

Work Breakdown Structureの頭文字をとり、略してWBSと呼びます。これは、作業の分解と構造化を意味し、やるべき業務を細分化して構造化する手法です。

1つの作業を細かく分割し、順序決めや階層化を行います。そうすることで、取り組むべき作業が明確になり、チーム内での役割分担が容易になるというメリットまで生まれます。タスク間の関係性も一目で把握できるため、業務の円滑化にもつながるでしょう。

また、WBSで取り組むべき作業をピックアップできれば、後述するガントチャートへ反映させ、効率のよい作業プロセスの構築が可能です。そのため、WBSとガントチャートをセットで活用している企業も少なくありません。

ガントチャート

工程管理でよく活用されている表で、業務の進捗や期日などを管理する手法です。表の縦軸にはタスクをリストアップし、横軸には日付や時間を設定します。各タスクの横から棒グラフを展開し、作業開始日や終了日、担当者などを管理します。

ガントチャートも、進捗状況の可視化に効果的です。チーム全体での進捗を一目で把握でき、情報共有もできるためコミュニケーションの円滑化が期待されます。なお、ガントチャートの縦軸に展開するタスクは、WBSを用いて事前に細分化されることがほとんどです。
Excelでもガントチャートは作成可能ではありますが、現在では専用のツールもリリースされています。効率や視認性のよさまでを求めるのなら、専用ツール導入がおすすめです。

GTD

GTDは、アメリカで誕生したタスク管理の手法です。「収集・処理・整理・見直し・実行」といった流れで行われ、頭の中にあるタスクの可視化ができます。
「やるべきこと・やろうとしていたこと」を収集しリストアップ、その後「いつやるか」の処理を行います。整理のステップでは作業の優先順位づけを行い、見直しのステップではフローを一度俯瞰でチェックします。頭の中にあったタスクを顕在化させ、整理や処理ができたらあとは実行するのみです。

GTDが誕生したのは2002年のことですが、現在でも多くの企業が導入しています。日本でも多くの大企業が利用していることからも、効果的なタスク管理の手法だと考えられています。

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仕事のタスク管理手段

タスク管理を行うには、紙やホワイトボードへ手書きする方法のほか、PCの一般的なツール、タスク管理専用ツールの利用が挙げられます。まずは取り組みやすい方法や、気になる手法から始めてみてはいかがでしょうか。

紙やホワイトボートに手書き

ここまで紹介してきたToDoリストやタスク管理表、WBS、ガントチャートなどはどれも手書きで行えます。ノートや手帳、ホワイトボード、ペンさえあれば作成でき、ホワイトボードと付箋を使えば、職場の壁などに設置してチーム内で共有可能です。

紙やホワイトボード、ペンがあれば手軽に始められるため、思い立ったその日に作成できるのが魅力です。ただ、手書きはどうしても手間や時間がかかってしまうため、視認性が悪くなるといったデメリットもゼロではありません。

PCの一般的なツールを活用

普段から使用している、PCの一般的なツールをタスク管理に活用できます。例えば、Excelやスプレッドシート、メールなどが代表的な例です。Excelやスプレッドシートはタスク管理表やWBSなどに利用でき、メールは個人のタスク管理に有用です。

メールでタスク管理を行う場合、事前にタスク完了のフォルダを作成しておきましょう。タスクを記載したメールを自分のアドレスへ送り、完了した時点で完了フォルダへ移動させます。
また、PCの付箋ツールを使えば、やるべきことをメモしてデスクトップに表示できます。紙の付箋をモニターへたくさん貼り付けるよりもスマートでしょう。

タスク管理ツールを利用

現在では、タスク管理に使えるさまざまなツールがリリースされています。「ToDoリストで管理できるもの」「ガントチャート作成ができるもの」「カンバン方式で管理できるもの」など、実に必要に応じたさまざまなツールがあります。

こうした専用ツールを使えば、効率よくタスク管理を行えます。機能や費用はツールにより異なるため、確認と比較を行ったうえで自社に最適なツールの導入を検討しましょう。

また、数あるタスク管理ツールの中でも特におすすめなものの1つは「Asana」です。リストビューやタイムライン、ボードをはじめとしたさまざまな機能が備わっており、業務進捗の可視化がしっかりと行えます。ツール上で活発にやり取りできるので、チーム内のコミュニケーションも大いに円滑化される点も、メリットと言えるでしょう。

https://asana.com/ja

まとめ

業務におけるミスをなくし、効率化を図るためにもタスク管理は非常に重要です。ここで紹介したポイントを踏まえたうえで、自社にマッチしたタスク管理の手法を取り入れてみましょう。
また、最後に紹介したAsanaは、タスク管理以外にもさまざまな機能を有するツールです。100を超える外部サービスとの連携もでき、業務効率化や生産性の向上に役立ちます。この機会に導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。


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