プロジェクト管理ツール導入前にチェックしたい6項目

 2020.11.10  ワークマネジメント オンライン

チームでのプロジェクトを成功させるためには、やるべき作業を細かく分類して整理できる、管理ツールを使うのがおすすめです。当記事では、「プロジェクト管理ツール」の導入を検討している方に向けて、導入前にチェックしておきたい6つのポイントをご紹介します。ぜひ、プロジェクト管理ツールを選ぶ際の参考にしてください。

プロジェクト管理ツール導入前にチェックしたい6項目

プロジェクト管理ツールを導入する意味

「プロジェクト管理ツール」とは、スケジュールやタスクなどを「見える化」して、プロジェクトの進行具合をまとめて管理できる便利なツールです。パソコンやインターネットが普及していない時代では、紙ベースでの管理が一般的でした。しかし、IT技術の発達に伴い、紙ベースで管理するよりもずっと効率的なプロジェクト管理ツールが使われるようになりました。

プロジェクト管理ツールを導入することには、多くの利点があります。まずは、プロジェクト管理ツールを導入するメリットについて見てきましょう。

管理効率がアップする

プロジェクトを管理するうえで大きな役割を担うのが、進捗状況や今後の予定を可視化した、工程表やガントチャートです。こうした表や図を自分で初めから作成しようと思うと、多大な労力がかかります。

突発的な事態が生じて予定や作業内容などを変更したいときも、自動で変更できなければ、手動で逐一更新しなければなりません。こうした管理作業に時間を取られると、実際の作業状況と予定との間にタイムラグが生じてしまいます。そしてそのタイムラグの間は、管理や業務が滞ってしまうことになるでしょう。

一方、管理ツールを導入すれば、手作業での情報更新は最低限に抑えられます。各メンバーの作業状況もすぐに把握できるので、遅延や停滞があれば、早めに気づいて手を打つことも可能でしょう。

情報を共有しやすい

複数人で1つの物事を成し遂げる場合、円滑なコミュニケーションを取って、お互いに情報共有することが欠かせません。プロジェクト管理ツール上では、メンバーの状況が常にアップデートされていて、すべての人がお互いに作業状況を把握できます。誰が・何を・どこまでやっているという情報がつかみやすくなることで、困っている人のフォローに回りやすくなり、反対に自分もヘルプを求めやすくなります。

情報共有という観点でいえば、作業手順や注意点などを記載したマニュアルや商品情報ファイル、申請・承認のプロセスなどを、すべてプロジェクト管理ツールにまとめられることも、うれしいポイントです。プロジェクトに関する情報を1つにまとめることで、欲しい情報をすぐに見つけることができ、無駄な時間を省けます。

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プロジェクト管理ツール導入前にチェックしたい6項目

プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があるので、自社やチームに合わせて必要なものを選定することが大切です。具体的に確認しておきたい項目は、以下の6点です。

クラウド対応

プロジェクト管理ツールには、インストールするものとクラウドで使うものがあります。インストール型はセキュリティ性が高く、インターネット環境のない場所でも使えます。ただし、インストールや初期設定には時間がかかることもあるうえ、システムが複雑な場合は、専門的な知識を持った人で対応しなければなりません。

一方、クラウド型は、インターネット環境があればどのデバイスからでも利用可能です。導入コストは比較的低く、ツールの運用やメンテナンスは提供会社が行ってくれます。デメリットとしては、インターネット環境がないと利用できない点や、インストール型に比べてセキュリティに不安がある点などを、挙げられます。

インストール型・クラウド型のどちらにもメリットとデメリットがあります。とはいえ、働き方改革の推進により、テレワーク化が浸透しつつある昨今のニーズを考慮すると、クラウド対応したもののほうがよいでしょう。リモートワーク対応など次世代に向けたプロジェクト管理を目指すなら、どこからでもアクセスできるシステムのほうが便利です。アウトソーシングやフリーランスを併用する場合や、グローバル企業など地理的に分散したプロジェクトの管理が必要な場合も同様です。

言語

次にチェックしたいのは、そのシステムがどの言語で利用可能かということです。中には英語だけでしか使えないルールや、部分帝に英語しか対応していないツールもあるからです。日本語対応のものを選んでも、サポートは英語だけといったケースもあるので、事前に確認しておきましょう。

グローバル化が進む昨今、利用するメンバーや社内の事情などによっては、多言語対応は必須といえます。本社が日本でも、海外に拠点を有している場合は、多言語に対応しているほうが効率的かもしれません。特に有料のツールを契約する場合には、言語を理由に使いこなせない機能がないか、あらかじめチェックしておくことが大切です。

利用できる機能

導入するツールでどんなことをしたいのか、あらかじめ想定しておき、その機能が含まれているかどうかもチェックしましょう。プロジェクト管理ツールの主な機能としては、以下のようなものがあります。

  • タスク内でのやりとりや通知、サブタクスなどの機能
  • 作業の優先順位を把握できる機能
  • ガントチャート
  • テンプレート機能
  • ポートフォリオ
  • ルーティーンタスクの自動化
  • 校正(フィードバック)
  • メンバーの作業状況や負荷の確認

「テンプレート」とは、ルーティーンになっているワークフローを記憶し、簡単にセットアップする機能です。オリジナルでテンプレートをカスタマイズできるものなら、より簡単かつスピーディーに設定可能です。

複数のプロジェクトを一括して管理したい場合、ポートフォリオ機能があると便利です。すべてのプロジェクトの進捗状況を俯瞰できるので、整理や追跡、点検をスムーズに行えます。また、校正機能を使ったフィードバックは、改善の必要がある作業を早い段階で軌道修正したり、よかった点を評価したりするために使えます。早い段階でスピーディーなフィードバックを行えば、メンバーのモチベーション維持やプロジェクトの完成度アップにも寄与することでしょう。

セキュリティ・権限管理に関する情報

大切なデータや社外秘の情報などを扱うプロジェクト管理では、セキュリティも見過ごせません。セキュリティポリシーも含めて、セキュリティ面の強さはぜひチェックしておきましょう。

具体的には「データをやり取りする際の通信は暗号化されているか」「外部からの不正アクセスをブロックするシステムがあるか」などを重視します。大切なデータを保護するために、情報のバックアップ体制も重要なポイントです。万一の事態が生じたときには、バックアップデータを活用すれば、情報の紛失を防げるでしょう。

アクセスを制限する権限管理機能についても、チェックが必要です。権限管理機能があれば、非公開プロジェクトを設定して、そこにアクセス可能なメンバーを限定できます。チャートの閲覧や編集、グループ機能などは、それぞれ権限が与えられたメンバーのみ利用可能、と設定しましょう。

各種連携

どんなプロジェクト管理ツールにも、基礎的なものとして、メッセージ機能や情報共有機能が付いています。しかし他社サービスとの連携機能を強化したツールを選べば、より活用の可能性が広がります。ツール選択時には、普段使っているEメールやチャットツール、クラウドストレージなどと連携ができるかどうか、よく確認してみましょう。

外部サービスとの連携機能は、業務効率化・抜け漏れ対策・コラボレーション・ファイル保管などの観点から重要です。連携機能を上手に使えば、ツール上のタスク通知を使い慣れたチャットツールで受け取ったり、ファイルを使いやすいアプリで開いたりできます。

料金体系・コスト

プロジェクト管理ツールは、無料で利用できるものから数十万円するものまであります。使いたい機能や利用人数などを考慮し、バランスの取れた料金のものを選ぶことが大切です。契約してから「予想よりも高かった」ということがないように、料金体系の明確さも判断基準に入れましょう。

まとめ

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、導入形態・言語・機能・セキュリティ性・連携性・価格の基本6点をまず押さえつつ、用途や自社の規模などとも照らし合わせるなど、総合的な観点から考えることが大切です。これらを見誤ると、かえってプロジェクト管理の非効率化を招く恐れもあるため、慎重に検討しなくてはなりません。

初めてプロジェクト管理ツールを導入する場合は、クラウド対応かつ多機能な「Asana」をおすすめします。「Asana」なら、セキュリティ対策には十分力が入れられており、各種外部サービスとの連携も可能です。無料版と、3種の有料版から、使いたい機能に合わせてプランを選ぶことができ、料金体系もわかりやすいので安心です。プロジェクト管理ツールの決定版ツール「Asana」を導入し、各プロジェクトを上手にマネジメントして成功させましょう。

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