テレワークの導入には就業規則の変更が必要?関係する事項についても解説

 2021.04.19  ワークマネジメント オンライン編集部

多様な働き方の実現や新型コロナウィルス感染症への対応策として、在宅勤務などのテレワークを導入する企業が増加しています。テレワークを導入する際に必要となるのが、就業規則の変更です。本記事では、テレワーク導入に伴う就業規則変更の必要性や、労働時間・給与・服務規律などの変更が必要な事項について解説します。

テレワークの導入には就業規則の変更が必要?関係する事項についても解説

テレワークの導入には就業規則の変更が必要なのか

「就業規則」とは、従業員の労働時間や給与などの労働条件、従業員が遵守するべき社内ルールなどをまとめた規則です。賃金規程や退職金規程、旅費規程など就業規則に付随する諸規程を別途作成している企業も多いですが、それらの規程を含めたものの総称が、就業規則となります。

テレワークを導入した場合、賃金や勤怠管理、安全衛生管理、セキュリティ対策、人事評価制度や研修など、さまざまな面で従来のオフィス勤務とは違った対応が求められます。そのため就業規則を変更し、テレワークに適した労働条件やルールを設定する必要があるのです。

対応方法としては、「既存の就業規則の条項を変更または付加する」「新たに在宅勤務規程などの別規程を作成する」「テレワークの対象従業員と個別に新たな労働条件の雇用契約を締結する」という3つの方法が考えられます。テレワークを定着させたい場合や、テレワークのルールや手続きを詳細に定めて、従業員に理解させたい場合、新たに別規程を定める方法が一番わかりやすいでしょう。

また、テレワークの就業形態は、働く場所によって「在宅勤務」「モバイルワーク」「施設利用型(コアワーキングスペースなど)」に分類されますが、複数の就業形態のテレワークを導入する場合には、就業形態ごとに別規程を定めることをおすすめします。

就業規則においてテレワークに関係する事項

以下では、テレワークの導入にあたり、就業規則または別規程で定めるべき基本的な事項について解説します。

テレワークの制度について

まず、導入するテレワークの就業形態について定義しましょう。例えば在宅勤務の場合、「在宅勤務とは、自宅または会社が認めた場所において、パソコンやタブレット端末などのICT機器を利用して行う業務である」と定義します。

次に、テレワークの対象となる従業員について、どのような従業員が対象となるか、明確に条件を定めます。条件の定め方は各企業の事情により異なるでしょう。

しかし代表的な条件設定のパターンには、「全従業員を対象とする」「希望する従業員のみ対象とする」「育児や介護、傷病などの理由により、通常のオフィス勤務が困難な従業員のみ対象とする」「部門を限定する」「勤務年数などの制限を設ける」などが挙げられます。

また、新型コロナウィルス感染症の防止対策や災害発生時の緊急措置など、会社が従業員に対し在宅勤務を命じる事態の発生も想定した条項を付加しておくとよいでしょう。

テレワークは、テレワーク前提の雇用契約を締結した場合や、会社の業務命令によるものなどを除き、許可制となっているのが一般的です。したがって、利用申請の方法や申請期限などについても定めておくことが必要です。

労働時間について

テレワーク化に際して原則的には、通常のオフィス勤務と同じ労働時間管理(始業・終業など)を適用できるのであれば、就業規則に定める労働時間の規定を変更する必要はありません。この場合は、始業・終業・休憩の時間や休日、時間外・休日労働など、就業規則の規定がそのまま適用されます。

しかし、フレックスタイムやみなし労働時間制など、就業規則に規定が設けられていない労働時間管理制度を適用する場合には、規定を変更する必要があります。特に、在宅勤務にみなし労働時間制を適用する場合は、「事業外みなし労働時間制」となります。事業外みなし労働時間制が認められるには、就業場所やICT機器の接続状況、会社(上司)からの業務上の指示状況など、一定の要件を満たす必要があるため注意してください。

また、どのようにして勤怠管理報告を行うのかについても定めなければなりません。電話やメールで報告するのか、チャットや勤怠管理ツールを活用するのかなど、自社に合わせた方法を検討しましょう。

給与や手当について

在宅勤務になったからといって、基本給を減額することは認められません。ただし、育児・介護などを理由とする短時間勤務制度を利用する場合など、合理的な理由で労働時間が短くなった場合には、労働時間に相応する基本給とすることは可能です。また、役職手当や資格手当などの諸手当も、在宅勤務を理由に減額することは認められません。

他方、通勤手当をはじめとする出勤日数によって変動する手当については、この限りではありません。例えば「週に3日以上、在宅勤務となる場合には、出勤した日数分の往復の交通費を支給する」といった具合に、週や月の出勤日数に応じて、定期代分ではなく実費支給に切り替えるなどの対応が可能です。

勤務環境の構築について

在宅勤務をする場合、通信回線使用料や水道光熱費などを従業員が負担することとなります。そこで、従業員が負担する費用について定めるとともに、会社が補填する費用や限度額、支払方法などを同時に定めることが必要です。

通信回線使用料や電話料金、水道光熱費など、公私で使用した分を判別することが事実上困難な費用については、在宅勤務手当として毎月数千円を支給するケースが多いです。封筒や用紙といった業務に必要な事務用品費や郵便料金、コピー代など、会社が認めた費用については会社負担とし、その他費用については従業員負担となります。

在宅勤務では大抵、パソコンなどのICT機器を使用した業務となります。そこで、在宅勤務で使用するICT機器を会社から貸与する場合は、「会社が認めないソフトウェアのインストールを禁止する」など、貸与に関連する事項も定めなければなりません。

従業員の安全や健康について

企業は、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて、従業員の安全と健康を確保する義務があります。主にICT機器にて業務を行うテレワークでは、たとえオフィス以外の場所であっても、厚生労働省が定める衛生基準や、労働安全衛生規則に則った作業環境となるよう努めなければなりません。

厚生労働省が策定した「情報機器作業における労働衛生管理のガイドライン」では、照明・採光などの作業環境や業務継続時間、定期健康診断などの健康管理について基準を設けています。企業はこれらを留意しつつ、テレワーク規程の中にも安全衛生の確保や、労働災害防止に関する事項を定めることが必要です。

セキュリティについて

既存の就業規則においても、秘密保持や情報漏えいなどに関する服務規律が定められています。しかし、テレワーク導入にあたっては、新たに資料・データ・パスワードの取り扱いルールや、自宅以外での業務の禁止など、情報漏えいを防止するための細かい規定を設ける必要があります。

また、民間のクラウドサービスなどを利用することが多いテレワークでは、より詳細なセキュリティに関するガイドラインの策定が推奨されます。総務省が提示する「テレワークセキュリティガイドライン」などを参考に、データの保存方法や送信方法などについて検討してみましょう。

教育や研修について

在宅勤務をはじめとするテレワークではOJT(On-The-Job Training)、すなわち職場内訓練の機会の減少が想定されます。テレワークの対象者に対して研修・教育を行う場合は、セキュリティに関する研修の実施や、Web会議システムを利用した定期的な勉強会の開催など、研修・教育に関する特別な規定を加えてもよいでしょう。

就業規則を変更するにあたって気をつけるべきこと

労働基準法第89条の規定により、10人以上の従業員を常時雇用する企業には、就業規則を作成し、管轄の労働基準監督署に届け出ることが義務づけられています。これは就業規則を変更する際も同様です。

また、変更および新たに作成した規則に関しては、従業員に周知徹底することも併せて義務づけられています。オフィスの見やすい場所に掲示したり、書面で従業員に交付したりするほか、電子データ化して保存し、いつでも従業員がパソコンから閲覧できるようにしておくとよいでしょう。

もう1つ気をつけておきたいのが、労災を想定しておくことです。通常のオフィス勤務と同様、「業務に付随する行為によって災害が生じたこと(業務起因性)」「被災労働者が労働契約のもと、事業主の支配下にあること(業務遂行性)」の両方が認められれば、在宅勤務においても労災は適用されます。例えば「業務による長時間のPC作業がたたり、腰痛を患った」などでは、労災認定が下りる可能性が高いでしょう。

しかし、「業務時間中に突然雨が降ってきたので、慌てて洗濯物を取り込もうとしたところ転倒し、ケガを負った」などの場合は私的な理由とみなされ、労災適用外となる恐れがあります。このような線引きを含め、テレワーク時の労災についても従業員に周知しておくことが大切です。

まとめ

今回は、テレワーク導入に伴う就業規則変更の必要性や、労働時間など変更が必要な事項について解説しました。各社の事情によって、対象となる従業員や業務、業務の遂行方法など、テレワークの勤務状態はさまざまです。労働基準法などの労働関連法令を遵守したうえで、会社独自の就業規則や付随する規程を作成する必要があります。

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