プロジェクト計画は、プロジェクトの目標達成のために行うべき施策であり、計画書に記しておくことで、メンバー間やステークホルダーとの共通認識が持てます。本記事では、プロジェクト計画の概要や必要性、計画書を作成する際のポイント、作成の手順などについて解説します。
プロジェクト計画とは
「プロジェクト計画」とは、プロジェクト開始から完了までのプロセスを示すものです。目標達成に向けて行うべき業務だけでなく、必要な資源やタスクの優先順位など、ポイントとなる要素や情報も含まれます。
プロジェクト計画を立てていないと、プロジェクトに携わるメンバーは、何が・いつの時点で・どのように行われるかなどを正しく把握できません。計画を立てることで、プロジェクトメンバー全員が同じ目標に向かって業務を遂行できます。
一方で、似た意味に捉えられている用語に「プロジェクト憲章」というものがあります。プロジェクト憲章は、主にステークホルダーに向けたプロジェクトの認知および承認を目的としている企画書のようなものであり、プロジェクト計画書ほど詳細な内容は必要ありません。
プロジェクト計画を立てる必要性
プロジェクト計画を立てることは、プロジェクトを成功させるために必要な施策です。無計画のままプロジェクトを開始してしまうと、タスクの抜けが途中で判明したり、メンバーの業務内容が重複したりするなどのトラブルも起こり得ます。そうした事態を防ぐためには、必要なタスクや担当メンバーの割り振りなどを明確に示しておくことが重要です。それらが明確に示されていることで、急きょ必要なタスクが増えたり、期日が変更されたりした場合にも対応策を考えやすくなります。
また、計画を立てておくことで、チームメンバーだけでなく経営陣や他部署との情報共有も可能です。共通認識を持てることで、プロジェクトをスムーズに進行できます。
そのほか、新メンバーが途中で加わる場合も、プロジェクト計画があることですぐに業務を始められます。
プロジェクト計画書を作成するにあたってのポイント
プロジェクト計画書は、いくつかのポイントを押さえて作成することが重要です。ここでは、作成にあたってのポイントを3つに分けて解説します。
フォーマットを決める
プロジェクト計画は、のちに何らかの事情により変更となる可能性もあります。実際は予定通りに行かないことも多々あるため、その都度修正しなければなりません。修正を行う場合、フォーマットがないと大きな手間がかかります。
フォーマットは、プロジェクト計画書の作成段階から決めておくことがおすすめです。計画を修正するメンバーは、作成メンバーと異なることもあります。フォーマットが決められていないことで、混乱を招く事態にもなりかねません。そのようなことが起こらないよう、事前にフォーマットを決めておきましょう。
記載項目を押さえる
プロジェクト計画書には、「目的」「背景」「ゴール」の要件定義のほかにも、プロジェクトの範囲を示す「スコープ」、項目ごとの「コスト」、全体のフローがわかる「スケジュール」、参加する部署などを示した「運営体制」を記載します。加えて、成果物の品質基準を明らかにした「品質管理」や、議事録作成やメールに関するルールを示した「コミュニケーション」、想定されるリスクとその対応策を示した「リスクと対策」なども必要です。
プロジェクトによって多少異なる場合もありますが、後述する手順に沿って作成すれば、おのずと記載すべき項目が洗い出されます。
図やグラフを用いる
プロジェクト計画書は、複数の関係者と認識を共有することも目的のひとつであるため、誰でも視覚的にわかりやすい形で作成する必要があります。この場合、図やグラフを活用して定量的に記載するとよいでしょう。
また、図やグラフの作成過程で洗い出されるデータは、プロジェクト計画書の確実性をさらに押し上げます。確実なデータが図やグラフで示されることで、誰が見ても説得力のある計画書になるでしょう。
プロジェクト計画書を作成する手順
最後に、プロジェクト計画書の大まかな作成手順について解説します。工程ごとに大切なポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
スコープの定義
スコープの定義で行うのは、プロジェクトの目的とゴールを明確にすることです。プロジェクトを行う目的や必要となる条件、QCD（品質・費用・納期）のゴールを示します。これらを明確にしておかないと、プロジェクト完了後に「想定と違う」という事態になりかねません。目的は箇条書きにし、QCDはできるだけ数値でわかりやすくしておきましょう。
次に、明確化した目的に必要な作業の洗い出しを行います。その際、規模の大きいタスクから洗い出し、細分化していくことがおすすめです。リスト化することでタスク漏れを防止できます。
人的リソースの割り出し
次は、人的リソースの見積もりです。スコープが明らかになることで、作業内容や作業量が判明し、必要な人数や人材が浮かび上がります。そのため、ここではタスクごとに必要な人数や割り当てるメンバー、外注が必要かどうかなどを検討します。
また、プロジェクト計画書を誰が見てもわかりやすくするために、組織図および役割表などを用いるのがおすすめです。どちらも作成することで、組織体制と役割が一目で把握できます。
スケジュールの設定
続いては、スケジュールの設定です。全体の工期や着手する時期、マイルストーン、ローンチ日などのスケジュールの大枠を設定します。プロジェクト計画書では、この大まかなスケジュールのみの記載です。なぜなら、経営層には詳細スケジュールが必要なく、またメンバーも全体日程を共有したほうがイメージを掴みやすいからです。わかりやすく全体日程を記載し、共有しやすいようにしましょう。
なお、詳細日程はWBS（作業分解展開図）スケジュールとして、別途で資料を作成しておくと便利です。
コストの計算
コストの計算は、必要なリソースやスケジュールに大きく関わっているため、リソースの割り出しやスケジュール設定後に行います。具体的には、設計や開発にかかるソフトウェア費用、機器や部品にかかるハードウェア費用、内部・外部人材も含めた人件費、その他インフラ費用や保守費用、備品費などを記載します。さらに詳細なコストは添付資料として作成しましょう。コストの計算により、資金繰りの実施も可能になります。
リスクの確認
リスクの確認は、チームメンバーやその他の関係者全員で共有しておくべき重要項目です。プロジェクトの工程で起こり得るリスクを洗い出し、その対策方法を記載します。具体的には、リスクの内容や発生する確率、影響度、優先度、対応戦略などです。
もし、想定したリスクの影響があまりに大きい場合、プロジェクト計画の見直しを余儀なくされるかもしれません。トラブルが発生しても柔軟に対応できるよう、しっかり想定し対策案を出しておきましょう。
まとめ
プロジェクト計画書は、プロジェクトを計画通りに進めるほか、関係者全員で共通認識を持つためにも必要な資料です。計画書の作成は、目的やゴールを明確にして、目標達成に必要なタスクやリソースを洗い出すことから始めます。さらにリスクの確認をすることで、プロジェクト中のトラブルにも対応できるようにします。
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