WBSツールとは?選ぶときのポイントや製品例を紹介

 2021.04.08  ワークマネジメント オンライン

WBSツールを導入検討している企業や、詳しい情報を知りたいと考えているプロジェクト管理者も多いことでしょう。本記事ではそのような方々に向けて、そもそもWBSとは何かという基本情報をはじめ、WBSツールの概要や選ぶときのポイント、そして具体的なおすすめ製品を取り上げて紹介します。

WBSツールとは?選ぶときのポイントや製品例を紹介

そもそもWBSとは

そもそもWBSとは、「Work Breakdown Structure」を略した用語で、「作業分解構成図」とも呼ばれます。システム開発を行う際に利用されることが多く、作業を分解・構造化する手法とも言えるでしょう。

具体的には、まずプロジェクトに必要な作業を大きく分けて列挙したあと、それぞれのタスクをさらに分解します。遂行順序や作業の所要時間、担当者なども洗い出し、作業をツリー構造でまとめます。

このように、1つのプロジェクトに対して必要な作業を段階的に細かくすることで、プロジェクトの全体像や関係性の把握につながります。加えて、作業完了までに必要なタスクの抜けや漏れが起こりにくくなるほか、正確なスケジュールの把握にもつながります。

もし上記のような作業を行わなかった場合、必要な作業の抜け漏れが発生し、スケジュールが大幅に遅れてしまうなど、プロジェクト進行に悪影響が出てしまう恐れが強まります。

見積もりの精度についても、小さな案件であればこれまでの経験を踏まえて適切な作業工数や金額を算出できるでしょう。しかし大きなプロジェクトの場合は、WBSを作成してから算出するほうが、より正確な数値を出せます。具体的な根拠を説明できれば、クライアントからの信頼度にもつながります。そのほかにも、作業が可視化できることで管理や運用もスムーズに進められるため、作業効率の向上も大いに期待されるでしょう。

WBSツールとは

WBSツールは、上記で説明したWBSの作成をする際に活用できる、便利なソフトやアプリケーションツールを指します。なお、こうしたツールは基本的に、WBSも含め、プロジェクトやタスク管理全体に関しての利用を想定して作られています。

実際今日では、WBSで細分化されたプロジェクトはガントチャートを活用して管理されることが多くなっています。ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールや進捗などを表形式で管理する手法。このガントチャートとWBSとを活用することで、作業担当者や必要工数をグラフ化し、プロジェクト完了までの流れをより可視化できるようになるのです。

WBSツールを選ぶときのポイント

一口にWBSツールといっても、その種類は豊富にあります。ここからは自社に最適なツールを選ぶための、導入時に確認すべき点について紹介します。

利用の目的

プロジェクトやタスク管理が容易になるガントチャート機能、スケジュール管理機能など、さまざまな機能を搭載したツールがあります。その中から、自社に適切なツールを選ぶために、まずツールを利用する目的を明確にしましょう。

「シンプルにWBS作成をメインに使うのか・ほかの機能も必要なのか」、自社のニーズを客観的に振り返ることが重要です。WBS作成だけでよい場合は、作業を分解し構造化するためのツールを選べば十分かもしれません。

自社の課題を解決するために必要な機能が備わっているツールをきちんと選べば、作業効率の向上も見込めるでしょう。事前にツールの効果をどのレベルまで求めるのかについても、併せて検討しておくとよいでしょう。

利用者の数

個人で使うのか、チームで使うのであれば何人利用するかなど、利用者数を事前に想定します。個人利用であればパソコンにインストールするタイプがおすすめです。

複数人のチームで利用するのであれば、クラウドタイプのツールも有効でしょう。特に、複数人で離れた場所にいるメンバーとも共有して利用する際は、クラウドタイプのツールが必須です。逆に、同じフロアにいるメンバーとだけの共有であれば、ファイルサーバーにExcelファイルを入れるという方法もあります。利用者数やどのような環境のメンバーと共有するのかによって、最適なものが変わってきます。

無料か有料か

ツールには無料と有料な場合があります。基本的に豊富な機能がそろっているプランは、有料です。無料のプランを選ぶのであれば、使用可能な機能を事前によく確認し、自社にニーズを満たせるかを検討しましょう。

一方、有料版を利用する場合は、導入予算も考慮して選ぶことが大切です。製品は機能性が異なるだけでなく、価格にも差があります。自社の課題を解決できる機能が備わっているかどうか、ツールにいくら予算がかけられるかなどを、きちんと確認しましょう。

なお、有料版を利用する場合も製品によっては無料トライアル期間を設けているものもあります。有料版の導入を悩んでいる場合は、まずはそうした無料期間を試してみるのもよいでしょう。

WBSツールの製品例

ここからはWBSツールの製品例として、いくつかの製品をその特徴を含めて紹介します。ツールには数多くの種類がありますが、搭載している機能や価格はさまざまです。そのため、導入する前に製品ごとの特徴を把握し、より自社の課題解決に最適なものを選びましょう。

Excel

WBSツールとして、Excelを利用する企業も多くあります。すでに企業のパソコンにインストールしてあることも多いため、気軽に活用できるのがメリットです。Excelでの管理は安価で手軽な一方で、スケジュール変更があった際や、人数変更した場合、表修正に時間がかかってしまうデメリットもあります。

なお、Excelは単体で使うこともできますが、Excelをベースとしたテンプレートやツールもあります。テンプレートはインターネット上にあるため、それを活用して自社に適するようカスタマイズするのもよいでしょう。

また、Excelをベースとした「ProjectExceller日本語版」といったプロジェクト管理ソフトもあります。これはプロジェクト管理の初心者から熟練者まで、幅広いユーザーの利用が想定されたツールで、導入すれば進捗管理がスムーズに行えます。90日間は全機能を無料で試すことができ、その後はフリー機能であれば無料のまま使えます。

Redmine

ブラウザでプロジェクト管理ができる、無料のソフトウェアです。自社でサーバーを用意し、インストールすればすぐに利用可能です。ガントチャートやカレンダーを活用して必要な作業を管理する機能をはじめ、メンバーへのお知らせを掲載したり、共同でメモを作成したりといった機能が備わっています。

作業計画や進捗状況の管理はもちろん、クライアントとのやり取りを記録しておき、メンバー間で共有できるほか、ブラウザ利用のため複数人でも同時に接続可能で、離れた場所にいてもやり取りを進められます。

自社でサーバーを用意しなくてはいけませんが、インストールすればすべての機能を無料で利用できるのがメリットです。また、カスタマイズも可能なため、使いやすいよう機能を追加してもよいでしょう。

Planio

上記で解説した「Redmine」を高機能に改良したクラウドサービスです。自社にサーバーを用意しなくても手軽に利用できるのが特徴で、デザインの改良やチャット、ファイルストレージといった機能も備わっています。

プロジェクト数やユーザー数に応じてさまざまなプランが用意されており、月額2,500円~月額39,000円まで幅広い料金体系のプランがあります。30日間は無料トライアルが可能、気になった場合は試してみるのもおすすめです。

無料期間が終了しても自動で有料版に移行することはないので、その点も安心でしょう。なお、1プロジェクト2ユーザー、1GBまでなら無料のまま利用していけるので、少人数で使いたい場合には低コストで導入可能でしょう。

SI Object Browser PM

統合型プロジェクト管理ツールで、作業タスクの作成をスムーズに行えます。また、組織がプロセスをより適切に管理できるようになることを目的とし、遵守するべき指針を体系化した「能力成熟度モデル統合」のレベル3を達成することをサポートするツールでもあります。日本で唯一、プロジェクト管理に関する知識を体系的にまとめたPMBOKに準拠している点も特筆すべきでしょう。

このツールを活用すれば、WBSの作成からガントチャートへの落とし込み、工数見積もりに至るまでを効率よく進められます。インターフェースと操作性がシンプルで使いやすいため、プロジェクトの可視化も容易になるでしょう。

登録ユーザー数によって月額が異なるため、事業規模に応じて適したプランを選ぶことが大切です。別途、追加で月額費用を支払えば、スマートフォンやモバイル端末からの利用や会計システムとの連携も可能です。

Time Krei

オンラインでグループウェアとプロジェクト管理の一元管理を可能にしたツールです。WBSを利用したスケジュール管理ができ、同時に可視化されることで、予定より作業進捗が遅れている案件も一目瞭然です。また、作業進捗だけでなく、メンバーそれぞれの業務時間や業務量を可視化してくれるため、特定の社員へ負荷がかかることも抑制できます。

プランはトライアル版、クラウド版、シングルテナント版の3種類があり、トライアル版では1ユーザー1ヶ月間は無料で体験可能です。クラウド版は最小ユーザー数が10ユーザーで、自社にサーバーを用意しなくても利用できます。他方、シングルテナント版は最小ユーザー数が50ユーザーで、利用するためにはサーバーが必要ですが、カスタマイズ可能なため、自社に合わせた活用ができるでしょう。

MA-EYES

このツールはプロジェクト型企業向けと広告業界向けの2つのパッケージが用意されています。前者は特にプロジェクト管理に必要な機能が網羅されており、作業実績の管理や分析レポート出力といった基本的な機能をはじめ、WBSによる進捗管理ができ、企業課題を解決するための機能がしっかり備わっていると言えるでしょう。

必要に応じた機能拡張ができるセミオーダー型の統合型基幹業務パッケージであるため、独自の業務フローに適した機能の追加も可能。30日間の無料トライアル期間が設けられているため、導入効果を確認するためにも事前に試してみるとよいでしょう。

最後に、タスク管理に関連したツールとして、プロジェクトの目標達成や生産性向上に有用な「Asana」を紹介します。このツールでは、タスクを未着手と完了の2種類で管理する「リスト形式」、もしくはステータスごとに管理する「カンバン形式」でワークマネージメントを実現。それにより、やるべき業務を適切に可視化します。

使いやすい操作性でスケジュール調整も容易に可能なほか、メンバーの稼働量を可視化したり、外部ツールと連携したりもできます。こうしたさまざまな面から、作業効率の向上へ大いに寄与します。

まとめ

WBSツールを導入することで、WBSの作成をスムーズにしたり、プロジェクトやタスク管理を容易にしたりする効果が期待できます。ツールには多くの種類があるため、本記事で紹介したポイントを踏まえつつ、自社に適したものを選ぶことが大切です。

それぞれ特徴が異なるため、課題解決に効果的な製品を取り入れるとよいでしょう。有料版でも無料トライアル期間が設けられている製品もあるため、使いやすさを試してから本格的な導入をするのがおすすめです。

なお、本記事で最後に紹介した「Asana」はタスクの担当割り振りをはじめ、進捗管理や情報共有機能など、業務の生産性を上げるためのさまざまな機能が備わっています。使いやすいUIも魅力です。こちらも無料トライアルがあるため、気になった方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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